-- Geschäftliche Anforderungen und menschliche Gewohnheiten sorgen für steigenden Papierbedarf im Büroalltag --

Dietzenbach, 07/01/2003 --

Das "papierlose Büro" wird seit vielen Jahren beschworen, dennoch steigt die Menge an bedrucktem Papier Jahr für Jahr kräftig an. Schätzungen gehen sogar von einem jährlichen Zuwachs des Druckvolumens um bis zu 20 % aus.

Die neue Studie mit dem Titel "In Paper wie Trust" wurde von Lexmark gemeinsam mit der European School Of Management, Paris, und der psychologischen Fakultät der Universität der Stadt Hull (Großbritannien) erstellt. Sie zeigt nicht nur, dass es das papierlose Büro nicht geben wird, sie belegt im Gegenteil, dass die zunehmende Verbreitung digitaler Dokumente zu einer Steigerung des Druckvolumens führt.

Drei Hauptfaktoren lassen den Papierbedarf weiter steigen

Die Studie zeigt auf, warum ein so konventionelles, unhandliches und empfindliches Medium wie Papier auch weiterhin unverzichtbar bleiben wird. Die Gründe hierfür lassen sich in den folgenden drei Kategorien zusammenfassen:

Geschäftliche Anforderungen

Viele Unternehmen sind von der Idee des papierlosen Büros begeistert, können dies aber aufgrund eingespielter Geschäftsabläufe und gesetzlicher Bestimmungen nicht realisieren.Dies gilt besonders für die USA und Europa, in denen aufgrund von Produkthaftungsgesetzen und sehr hohen rechtlichen Anforderungen an Unternehmen die langfristige Archivierung und Dokumentation aller geschäftlichen Vorgänge besonders wichtig ist. Ein weiterer Grund ist, dass in vielen Unternehmen die Führungsebene bekannte und bewährte Arbeitsabläufe nur ungern verändert.

Die "menschliche" Komponente

Fast jeder Mensch liest Dokumente lieber auf Papier als am Bildschirm: Papier kann man anfassen und begreifen - digitale Dokumente dagegen sind virtuell. Sie werden natürlich am Bildschirm genauso verstanden, aber fast alle Menschen ziehen das gedruckte Papier weiterhin der Monitordarstellung vor. Papier ist materiell, es ist real vorhanden und dauerhaft. Bei elektronischen Dokumenten dagegen herrscht häufig die Angst vor einem Datenverlust und damit dem Verlust des Dokumentes. Dazu kommt, dass auch der moderne Mensch mit Papier als Medium aufwächst: Schon in der Schule ist Papier das wichtigste Medium zur Vermittlung und Überprüfung von Wissen. Auch haben die meisten Menschen sicher schon den totalen Verlust eines elektronischen Dokumentes erlebt, wohingegen ein Blatt Papier zwar im Moment unauffindbar sein kann, aber immer noch existiert; das heißt, es gibt eine Chance, es wiederzufinden!

Verfügbarkeit

Allen Fortschritten zum Trotz gibt es bislang keine Alternative zum Papier als Informationsmedium. Kein anderes Medium weist ähnliche Eigenschaften wie sehr hohe Haltbarkeit, völlige Unabhängigkeit von Energie und Technik sowie sehr niedrige Kosten auf. Papier ist universell - es ist seit mehr als tausend Jahren das dominierende Medium zur Informationsvermittlung und -speicherung. Nahezu jeder Mensch auf dieser Erde weiß, wie er mit Papier umgehen muss, aber nur eine kleine Minderheit der Menschheit hat bisher gelernt, mit elektronischen Geräten umzugehen. Es zeigt sich im Übrigen, dass viele neue Technologien den Papierverbrauch nicht reduzieren, sondern ihn sogar steigern. Eine Untersuchung von Price Waterhouse Cooper etwa belegt, dass sich der Papierverbrauch in Unternehmen, die E-Mail-Systeme einführen, um ca. 40 % erhöht, weil zahlreiche Mitarbeiter ihre E-Mails zum Lesen ausdrucken.

Der Markt für Geräte, die im Büroumfeld Dokumente zu Papier bringen, wird deshalb aus heutiger Sicht nicht an Bedeutung verlieren. Schließlich gibt es bisher keine Alternative, die dieselben geschäftskritischen, psychologischen und technischen Vorteile bietet und daher Papier ablösen könnte.

Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass es trotz des steigenden Papierbedarfes Möglichkeiten gibt, die Papierflut im Büro zu reduzieren, und zwar mit elektronischen Dokumenten-Management-Lösungen wie beispielsweise dem Lexmark Document Distributor. EDMS (Elektronische Dokumenten-Management-Systeme) fördern den intelligenten Umgang mit Dokumenten, weil sie einen anderen Ansatz zur Erstellung einer Drucksache propagieren: Dokumente werden so lange wie irgend möglich als digitales Dokument gespeichert. Bei herkömmlicher Distribution von Dokumenten werden diese erst gedruckt und dann dem Empfänger zugestellt. Elektronische Dokumenten-Management-Systeme erlauben dem Unternehmen, Dokumente elektronisch zu verteilen und sie erst bei Bedarf auszudrucken. Das reduziert die Distributionskosten und auch die Druckkosten, denn viele, eigentlich unnötige Kopien werden so nicht gedruckt.

Die Studie von Lexmark "In Paper We Trust" zeigt die wahren Gründe dafür auf, warum Papier im Geschäftsleben weiter unverzichtbar bleiben wird. Während alle Anzeichen für eine weitere Zunahme des Papier- und Druckvolumens sprechen, möchte Lexmark Unternehmen davon überzeugen, mithilfe von Dokumenten-Management-Systemen intelligenter zu drucken, also Kosten und Zeit zu sparen und die Umwelt durch geringeren Papierverbrauch zu schonen.

PDF-Download der Studie (700 KB): hier klicken

Über Lexmark
Lexmark International, Inc. ist ein weltweit tätiges Unternehmen, das Drucker und Drucklösungen entwickelt, produziert und vertreibt: Laser-, Tintenstrahl- und Matrixdrucker sowie das entsprechende Zubehör für Geschäfts- und Privatkunden in mehr als 150 Ländern. Gegründet in 1991, erreichte Lexmark im Jahr 2001 einen Umsatz von 4,1 Milliarden US-Dollar.