Rechnungsabwicklung für den Einzelhandel

Effiziente Workflows für Eingangsrechnungen

Der Rechnungsprozess im Einzenhandel wird heute oft elektronisch und voll-automatisch über EDI realisiert. Dieses gilt vor allem für Rechnungen für Handelsware. Die Menge nicht automatisch verarbeiteter Rechnungen bindet jedoch eine große Anzahl von Ressourcen zur manuellen Eingabe und Verifikation von Bestellungen und Wareneingängen. Ausserdem ist die manuelle Verarbeitung von Rechnungen fehleranfällig und zeitaufwändig und führt ggf. zu Mahnverfahren wegen überschrittener Zahlungsziele.

Mit der Lösung von Lexmark werden die in der Zentrale oder den Filialen eingehenden papierbasierten Rechnungen (meist Kostenrechnungen) gescannt und mithilfe unserer intelligenten Erfassungstechnologie "powered by Brainware", eingelesen. Anschließend werden sie von der Software automatisch nach Inhalt sortiert und “klassifiziert”. Dabei werden die Informationen kontextabhängig nach Datenfeldern und Einzelposten extrahiert.

Die Daten gehen dann sofort in das jeweilige Buchhaltungssystem über. Zahlungsanweisungen und Rechnungen mit Bestellauftrag werden automatisch mit einschlägigen Datenquellen abgeglichen und in den meisten Fällen ohne menschliches Zutun verbucht. Ungeklärte Rechnungen werden im Workflow an den zuständigen Bearbeiter geschickt, während die übrigen zur Zahlungsfreigabe an die Abteilungsleitung gehen.

Vorteile der Rechnungsabwicklung für den Einzelhandel

  • Generierung von Zinsvorteilen durch längere Zahlungsziele
  • Verringerung der Durchlaufzeit und somit Reduzierung der Rechnungen, die ohne Kontrolle beglichen werden müssen
  • Ermöglicht sofortige Einblicke in Beschaffungsprozesse, um über dem Budget liegende Ausgaben und nicht richtlinienkonforme Transaktionen zu vermeiden
  • Auch manuelle Rechnungen können artikelgenau erfasst werden - dadurch ist eine genauere Rechnungsprüfung und Erkennung von Fehlern möglich