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Ist weniger wirklich mehr? Überdenken von Managed Print Services

Veröffentlicht am 9. April 2015 – Sharon Apollo 

Strategien zur Reduzierung des Druckvolumens wandeln sich von revolutionär zu evolutionär, da Unternehmen nach neuen Wegen zur Verwaltung von Informationen suchen. 

In den Zeiten, als Papierdokumente vorherrschten, waren Managed Print Services (MPS) eine revolutionäre Lösung. Heutzutage ist es zur Routine geworden, möglichst wenig zu drucken. Den Benutzern ist bewusst, dass unnötiges Drucken eine Verschwendung von Papier, Verbrauchsmaterialien, Geld und Zeit ist, der Umwelt schadet und Sicherheitsrisiken birgt. Bedeutet dies, dass die Blütezeit von MPS vorbei ist?

„Viele Unternehmen haben bereits die Effizienzen maximiert, indem sie die verfügbare Anzahl von Druckern und deren Standorte optimiert haben”, sagt Kyle Farmer, Vice President von Lexmark MPS Sales and Marketing. „Jetzt wollen sie wissen, welche Möglichkeiten diese Geräte, die auch Dokumente scannen und Informationen erfassen können, noch bieten.”

MPS sind weiterhin im Kommen und entwickeln sich mit der Technologie und dem Business weiter 

Viele Unternehmen schätzen ab, inwieweit sich mit MPS in der veränderten Form ein Anstieg der Rendite erzielen lässt. Heute herrscht eine Vision vor, die über die Verwaltung von Druckern zum Optimieren und Rationalisieren von Workflows und Geschäftsprozessen über die Druckinfrastruktur hinausgeht.

„Die Unternehmen haben die Möglichkeit, Kosten zu reduzieren, die Produktivität zu steigern, die Sicherheit und Compliance zu verbessern und Risiken zu mindern, indem sie neue Kompetenzen im Hinblick auf gedruckte und elektronische Workflows entwickeln, erwerben und entsprechende Partnerschaften eingehen”, sagt Holly Muscolino, Research VP, Document Solutions beim Markforschungsinstitut IDC.

Intelligente Managed Print Services kommen ins Spiel. MPS sind dank zunehmender Funktionen, Anwendungen und Analysen intelligenter als je zuvor und unterstützen die Benutzer nicht nur beim Optimieren und Verwalten der Infrastruktur, sondern auch beim Rationalisieren wichtiger Geschäftsprozesse in vielen Branchen.

Multifunktionsprodukte zur Unterstützung der MPS-Strategie

Multifunktionsprodukte (MFPs) eröffnen einen digitalen Zugang zum Anstoßen verschiedener branchenspezifischer Geschäftsprozesse. Unternehmen in den Bereichen Einzelhandel, Fertigung, Versicherung, Behörden, Gesundheitswesen und Finanzen stellen intelligente Managed Print Services auf innovative und nutzbringende Weise bereit. Bankfilialen können zum Beispiel nicht nur in der Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung von MFPs profitieren, sondern auch bei der Vergabe von Darlehen und dem Eröffnen von Konten.

Das in Green Bay, Wisconsin, USA, ansässige Finanzinstitut Associated Bank setzt Lexmark MPS und MFPs ein, um seine Abläufe zum Eröffnen von Konten zu optimieren. „Associated Bank legt jeden Monat Tausende von Konten an”, sagte Paul Ho-Sing-Loy, Senior Vice President und Business Solutions Director. „Im Depotbereich unserer Bank gibt es über 100 Formulare zum Eröffnen eines Kontos. Bei der Bearbeitung der Formulare liegt eine nicht akzeptable Fehlerquote vor, die zu Ineffizienzen und Rückständen führt. Dank der Technologie von Lexmark konnten wir sowohl unseren Kundenservice verbessern als auch die Betriebsabläufe in den Filialen optimieren.”

Associated Bank plant, diese Technologie zum Automatisieren von Prozessen in anderen Bereichen, wie im Depositengeschäft und in der Vermögensverwaltung, einzusetzen.

Sie brauchen Struktur? 

Mit dem Aufkommen von Tablets und Smartphones wird standardmäßig weniger gedruckt. Es ist daher eine natürliche Entwicklung, dass MPS die Unternehmen bei der Verwaltung anderer Inhalte unterstützt. Dokumente sind nicht nur in Papierform, sondern letztendlich in vielen anderen Formaten vorhanden.

Auch wenn sich die intelligenten MPS wandeln, um die sich ändernden Anforderungen der Unternehmen in vielen verschiedenen Branchen zu erfüllen, stellen papierbasierte Prozesse und unstrukturierte Inhalte die Unternehmen nach wie vor täglich vor Herausforderungen. Obwohl die Unternehmen das Druckvolumen weiter reduzieren, gaben die Teilnehmer einer von IDC Ende 2013 durchgeführten Marktforschungsumfrage an, dass 55 % aller Dokumente in ihrem Unternehmen, die täglich verwendet werden, nicht im elektronischen, sondern im papierbasierten Format vorlägen.

Muscolino von IDC sagt dazu: „Die ausgereiftesten Unternehmen richten ihre Druck- und Dokument-Workflows neu an den Geschäftszielen aus und schaffen neue Geschäftsmodelle, Unternehmenswandel und bessere Geschäftsergebnisse.”

Für Unternehmen, die ihre Workflows bereits automatisieren, wird das Verwalten von Geräten umso wichtiger, da diese Geräte wesentliche Komponenten der Workflows darstellen. Demzufolge benötigen die Unternehmen die von MPS bereitgestellte Flottentransparenz sowie das beruhigende Gefühl, einen Partner an der Seite zu haben, der die größtmögliche Verfügbarkeit der Geräte sicherstellt.

Big Data-Analysen steigern die MPS-Rendite

Der explosionsartige Anstieg von Big Data-Analysen unterstützt Unternehmen außerdem dabei, den größtmöglichen Nutzen aus ihren MPS-Investitionen zu erzielen. Mit den fortschreitenden Analysetrends können Hersteller mehr Daten erfassen und die Kunden besser kennenlernen, was sie in die Lage versetzt, Möglichkeiten zur Optimierung des Workflows besser zu identifizieren.

Für Kyle Farmer von Lexmark ist ein interessanter Aspekt der Entwicklung von Managed Print Services „unseren Kunden dabei zur Seite zu stehen, mehr Geschäftsabschlüsse mit ihren Kunden zu erzielen, anstatt sie nur beim Reduzieren der Kosten und Aufbauen von Effizienzen zu unterstützen. Wenn dies gelingt, werden Bindung und Synergien zwischen unseren Unternehmen gefördert.”

Partnervermittlung – auf der Suche nach dem besten Managed Print Services-Partner

Laut IDC besteht eine Möglichkeit für Unternehmen, einen höheren Reifegrad in der Druck- und Dokumentenverwaltung zu erlangen, in einer Partnerschaft mit einem Anbieter von Managed Print and Document Services. Das Outsourcing von PDM-Initiativen zeigt eine steigende Tendenz. IDC prognostiziert ein Wachstum des gesamten US-amerikanischen Markts für Managed Print and Document Services von 5,7 Milliarden $ 2013 auf 7,7 Milliarden $ bis 2018.

Wenn Ihre Organisation ihre Managed Print Services-Infrastruktur maximiert hat, betrachten Sie die zusätzlichen Vorteile, die der nächste Schritt mit sich bringt. Mit einem MPS-Partner, der auf Ihre Bedürfnisse eingeht, die Technologie branchenspezifisch anwendet und einen geplanten und mehrstufigen Implementierungsansatzes verwendet, können sich Ihre PDM-Initiativen in erstaunliche Richtungen entwickeln. 

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Sharon Apollo 
Marketing Business Writer, Lexmark, Intl.

Sharon Apollo schreibt Marketingartikel für Unternehmen mit Fokus auf Managed Print Services. Im Laufe ihres beruflichen Werdegangs arbeitete sie als Werbetexterin für eine Werbeagentur im Automobilbereich, ein Softwareunternehmen und ein großes Einzelhandelsunternehmen. Außerdem konnte sie Erfahrungen als Autorin und Lehrerin im Hochschulbereich sammeln.

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