Managed Print Services: Bewertung für den Fortschritt

Veröffentlicht am 21. November 2016 – Tyler Martin

Wenn Sie ein Ziel erreichen möchten, brauchen Sie einen klaren Ausgangspunkt. Dieser Ausgangspunkt ist manchmal leicht festzulegen, z. B. wenn Sie sich auf die Waage stellen, bevor Sie eine neue Diät beginnen. Natürlich können sich die Umstände und Ziele ändern und mittendrin einen Neuanfang erforderlich machen. Das Körpergewicht ist ein perfektes Beispiel, da es aus den unterschiedlichsten Gründen schwanken kann. Es ist nicht statisch.

Dasselbe gilt für Ihr Unternehmen und Ihre Managed Print Services. Ist alles noch so wie im Vorjahr? Wahrscheinlich nicht. Der Personalbestand hat sich wahrscheinlich geändert. Möglicherweise wurden neue Standorte eröffnet oder bestehende geschlossen. Vielleicht setzen Sie neue Geschäftsabläufe oder Technologien ein. 

Wandel bei Arbeitskräften und -plätzen

Außerdem ist an Folgendes zu denken: Arbeitet ein größerer Teil Ihrer Mitarbeiter zumindest einige Tage in der Woche oder sogar grundsätzlich von zu Hause aus? Viele Unternehmen schaffen flexible Arbeitsumgebungen, in denen den Mitarbeitern keine Großraumbüroplätze oder Büros mehr zugewiesen werden. In diese flexible Umgebungen werden auch Zeitarbeitskräfte integriert, für die Schreibtischplätze nach Bedarf reserviert werden können. Diese Optionen erfreuen sich bei den heutigen Arbeitskräften zunehmender Beliebtheit. GlobalWorkplaceAnalytics.com stellte Folgendes fest:

  • 50 % der Arbeitskräfte in den USA üben eine Tätigkeit aus, die zumindest teilweise mit Telearbeit kompatibel ist, und rund 20–25 % der Arbeitskräfte sind regelmäßig in Heimarbeit beschäftigt.
  • 80–90 % der Arbeitskräfte in den USA möchten zumindest Teilzeit mobil arbeiten. Zwei bis drei Tage pro Woche scheint das Optimum zu sein, das eine Balance zwischen konzentrierter Arbeit (zu Hause) und gemeinsamer Arbeit (im Büro) ermöglicht.
  • Fortune 1000-Unternehmen weltweit gestalten ihre Arbeitsräume neu, um der Tatsache gerecht zu werden, dass die Mitarbeiter bereits mobil sind. Studien haben wiederholt gezeigt, dass die Mitarbeiter 50–60 % ihrer Arbeitszeit nicht an ihrem Schreibtisch verbringen.

Umstieg auf mobiles Arbeiten

„Mobile Geräte transformieren die Unternehmensproduktivität. Für viele Unternehmen ist der Arbeitsplatz nicht mehr durch das traditionelle Büro definiert. Die Mitarbeiter greifen inzwischen jeden Tag von verschiedenen Geräten und Standorten aus auf Unternehmensanwendungen, -daten und -dienste zu”, so Louella Fernandes, Associate Director für Print Services and Solutions bei Quocirca. „Mit äußerst mobilem Personal müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Mitarbeiter mobil denselben Zugriff auf Unternehmensanwendungen haben wie von ihrem Desktop aus, während der Schutz sensibler Daten gewahrt bleibt. Ein Bereich, der einer besseren Kontrolle bedarf und noch mit der Desktopumgebung gleichziehen muss, ist das Drucken.”[1]

Daher müssen Unternehmen Druckmanagementlösungen bereitstellen, die anwenderfreundliches Mobile Printing an allen Standorten ermöglichen.

Alle diese – und weitere – Faktoren wirken sich auf Ihre täglichen Abläufe aus, einschließlich Zahl und Typ der vorhandenen Drucker und Multifunktionsgeräte (MFPs) gegenüber dem, was Ihren aktuellen Unternehmensanforderungen tatsächlich entspricht. Wenn Ihre Mitarbeiter zunehmend remote arbeiten, muss Ihre Büroumgebung nicht neu konfiguriert werden, und Ihre optimierte Flotte unterscheidet sich von der eines Unternehmens, das mehr standortbasierte Mitarbeiter beschäftigt.

Das bedeutet, auch wenn Sie bereits eine Bewertung für Managed Print Services durchgeführt haben und davon ausgehen, dass Ihre Flotte optimiert ist, könnte es Sie dennoch überraschen, was eine Bewertung ergeben würde und wie Sie von diesen Ergebnissen profitieren könnten. Überlegen Sie sich, ob Sie wirklich alles über Ihre Flotte und die Veränderungen in Ihrem Unternehmen seit der letzten Bewertung wissen.

Unerlässlichkeit der Bewertung

Sie investieren möglicherweise nicht viel Zeit darin, eine Bewertung zu erwägen, doch diese sollte eine wesentlicher Bestandteil jedes laufenden MPS-Projekts sein. Eine optimale MPS-Strategie beinhaltet eine umfassende Bewertung Ihrer aktuellen Druckanforderungen, damit eine solide Grundlage für schnellere, unkompliziertere Geschäftsprozesse geschaffen werden kann, die die Kosten in Ihrer gesamten Druck- und Dokumentumgebung senken. Die Optimierung Ihrer Druckumgebung, einschließlich der optimalen Platzierung der Multifunktionsgeräte (MFPs), ist ein entscheidender Schritt sowohl zur Reduzierung des Papierverbrauchs als auch zur Verbesserung der Geschäftsabläufe. Dennoch können Sie versucht sein, den Bewertungsschritt zu überspringen, wenn Sie meinen, dass er zu viel Zeit in Anspruch nimmt, oder annehmen, dass Sie über die vorhandenen Assets in Ihrer Druckumgebung bereits gut informiert sind. Denken Sie noch einmal darüber nach.

„Nach unserer Erfahrung unterschätzen Unternehmen die Größe ihrer Druckerflotte um sage und schreibe 45 %”, so John Salsman, Director of North America Professional Services bei Lexmark. „Diese Zahl ist je nach Branche unterschiedlich und wird sicher auch davon beeinflusst, ob die Umgebung bereits durch einen MPS-Anbieter verwaltet wird. Wir stoßen jedoch selten auf ein Unternehmen, das ein vollständiges und genaues Bild seiner Flotte hat.”

Dieser Mangel an Transparenz entspricht potenziell unnötigen Kosten und nicht erforderlichem Aufwand. Eine professionelle Bewertung bringt den Kunden und den Anbieter in Einklang miteinander. Im Prinzip erzwingt der Prozess Entscheidungen und legt Prioritäten für das übergeordnete Projekt fest.

Außerdem stellt er den schnellsten Weg zur Implementierung sicher. Wenn Sie Ihre Implementierungspläne aufgrund von Annahmen über Ihre Flotte aufstellen, um dann später festzustellen, dass die angenommenen Zahlen nicht korrekt sind, gehen Sie das Risiko einer holprigen und langsamen Implementierung ein.  Das kostet natürlich nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Geld.

Erfragen der Bewertungskompetenz von MPS-Anbietern

Zur Optimierung von Managed Print Services vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter über solide Bewertungskompetenzen verfügt. Sie können die Anbieter vergleichen, indem Sie u. a. folgende Fragen stellen:

  1. Wer führt die Bewertung durch? Handelt es sich dabei um Experten in Ihrer Branche?
  2. Wie viele Bewertungen hat der Anbieter bereits vorgenommen (insgesamt und in Ihrer Branche)?
  3. Sind die Bewertungsergebnisse auf Ihr Unternehmen zugeschnitten und reflektieren sie Brancheneinblicke und -trends? 
  4. Wie gründlich ist die Bewertung? 
  5. Wie ermittelt der Bewertungsprozess die eindeutigen Anforderungen jedes Bereichs Ihrer Organisation?
  6. Wie unterstützt der Anbieter moderne Arbeitsplatzumgebungen und mobile Mitarbeiter?
  7. Welche Art von Datenerhebungstools und Datenbanken setzt der Anbieter ein?
  8. Wie weist der Anbieter Ihrer Organisation Berater zu? Stellt der Anbieter echte Fachkenntnisse bereit?
  9. Kann der Anbieter schnell skalieren, um das Projekt in Ihrem Unternehmen unabhängig von Größe und Komplexität zu übernehmen?

[1] Quocirca, The Mobile Print Enterprise, 2015, von Louella Fernandes und Rob Bamforth

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Tyler Martin
Director of Global MPS Marketing, 
Lexmark, Intl.

Tyler ist verantwortlich für Vertriebsunterstützung und Kommunikation für Managed Print Services, indem er das Lexmark Werteversprechen über das Portfolio an Hardware, Software und Services hinweg bereitstellt. Er begann 2005 bei Lexmark und hatte verschiedene Funktionen inne, darunter Global Industry Manager für Banking, Direktor für Content Management-Vorgänge, Enterprise Solution Specialist und Berater in der Einzelhandelsbranche. 

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