Air Liquide

KURZE ZUSAMMENFASSUNG

Das richtige Gerät am richtigen Platz
Customer Information Reports zeigen Sparpotenziale - Air Liquide führt erfolgreiche MPS-Lösung fort.

Erkennen Sie: Herausforderung | Lösung | Ergebnis

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AIR LIQUIDE

Das Unternehmen

Air Liquide ist Weltmarktführer bei Gasen für Industrie, Medizin und Umweltschutz. Zum zweiten Mal in Folge entschied sich die deutsche Landesgesellschaft des Konzerns, die AIR LIQUIDE Deutschland GmbH, für eine Managed Print Services Lösung (MPS) von Lexmark.

Branche

Fertigung

Produkt

Managed Print Services (MPS)

Mitarbeiter

4.000

Umsatz

2 Mrd. EUR

Anzahl Lexmark Drucker

430

Druckvolumen/Monat

ca 1 Mio. Seiten

Anteil Farbdruck

über 20%

Im ersten Projekt halbierte das Unternehmen die Outputkosten durch die Einführung und konsequente Umsetzung des Full-MPS-Konzeptes von Lexmark. Konsolidierung, Asset Management, proaktive Verbrauchsmaterialversorung und die nachhaltige Optimierung der Systemlandschaft haben diese beeindruckende Kostenreduzierung bei gleichzeitiger Erhöhung der Transparenz und des Servicelevels möglich gemacht. Jetzt – nach Durchlaufen der ersten 36 Monate unter MPS – stellte sich die Aufgabe, die Druckerlandschaft nochmals zu optimieren. Im Mittelpunkt stand die Frage: „Steht das richtige Gerät am richtigen Platz?“ Die Antworten lieferte Lexmark mit den sogenannten Customer Information Reports. Sie sind Bestandteil jeder Lexmark MPS-Lösung und wurden von Air Liquide konsequent genutzt. Mit den daraus resultierenden Veränderungen konnte das Unternehmen die Druckkosten nochmals um ein Viertel verringern.

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Wir haben das von Lexmark aufgearbeitete Informationsmaterial genutzt und nochmals über 20 Prozent einsparen können.

Dieter Heming Leiter Einkauf und IT-Koordination AIR LIQUIDE Deutschland GmbH

Die dreizehnstellige Ziffer auf dem Chart führt zu einem Lexmark Drucker im vierten Stock der Düsseldorfer Air Liquide Zentrale. Ein blau-rotes Säulendiagramm über dieser Drucker-ID zeigt: Kaum hundert Seiten hat dieses Gerät in Farbe gedruckt, hingegen Tausende Seiten in Schwarz-Weiß. 

Dieter Heming sieht das Sparpotenzial sofort, sind doch Schwarz-Weiß-Drucke auf Farbgeräten naturgemäß teurer als auf Monochromgeräten. Er wird das Gerät schon bald gegen einen Monochrom-Laserdrucker ersetzen, zumal wenige Meter entfernt bereits ein Farbdrucker steht. 

Heming ist Leiter Einkauf und IT-Koordination bei der AIR LIQUIDE Deutschland GmbH. Vierteljährlich erhält er von Lexmark die sogenannten Customer Information Reports. Diese Informationen sind für ihn bares Geld. Sie vergleichen Druckvolumen, Formate und Schwarz-Weiß oder Farbdruck und visualisieren Abweichungen vom Idealzustand. Ist ein Druckermodell überlastet, steigt seine Störanfälligkeit. Im umgekehrten Fall wären Hochleistungsgeräte für eine Handvoll Ausdrucke unnötig teuer.

Die Herausforderung

Drei Jahre zuvor hatte Air Liquide erstmals Lösungen und Geräte von Lexmark eingesetzt. Das Unternehmen verschlankte seine Outputflotte von 1.400 auf rund 500 Geräte. Durch den Einsatz der Lexmark MPS-Lösung konnten die Outputkosten seinerzeit halbiert werden.

DB Schenker

Nun, 36 Monate später, ist es Zeit für den zweiten Meilenstein. Jetzt geht es um Feintuning. „Wo sind Kostentreiber? Wo setzen wir den Hebel für weitere Einsparungen an? Die Transparenz der MPS-Lösung wollten wir nutzen“, sagt Robert Elsner, Lead Buyer Indirect Procurement der AIR LIQUIDE Deutschland GmbH, „und dem Anwender zugleich mehr Optionen geben, also ein Upgrade mit wirtschaftlicher und qualitativer Komponente.

“Ein Beispiel für die qualitative Komponente ist der Farbdruck. Etwa 20 Prozent der Ausdrucke sind in Farbe. Dazu gehören Angebotsmappen, Handouts, Kommunikations- oder Planungsunterlagen. Möglichst viele Mitarbeiter sollen bei Bedarf in Farbe drucken können. 

Zweite Herausforderung ist die Sicherheit, denn Drucken ist für Air Liquide an vielen Stellen betriebswichtig. „Ohne Papiere mit dem richtigen Liefercode kann ein Tankfahrzeug nicht vom Gelände“, führt Robert Elsner als Beispiel an. „Wir haben keine eigene IT vor Ort, die sich um die Drucker kümmert. Die Zuverlässigkeit des Druckpartners hat für uns deshalb höchste Priorität. In seinen Händen liegen Service und Support, Eskalation und Administration, Verbrauchsmaterial – kurz: der gesamte Betrieb.“

Die Lösung

Die neue Lexmark Lösung knüpft an das erfolgreiche erste Projekt an. Gemeinsam mit den bundesweiten Air Liquide Standorten konnte jetzt noch einmal eine Reduzierung der Gerätezahl um 16 Prozent erzielt werden. Was Lexmark als „Ongoing Optimization“ bezeichnet, setzt Air Liquide konsequent um.

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Kostentreiber identifizieren und handeln. Dazu nutzen wir die Reports.

Dieter Heming AIR LIQUIDE Deutschland GmbH

Heute kann jeder Mitarbeiter auf jedem Gerät drucken und alle Optionen vom Farbdruck über die DIN-A3-Kopie bis zum Scan-to-E-Mail nutzen. Das Lexmark Motto „Weniger drucken, mehr sparen“ passt zur Air Liquide Philosophie: 

„Verantwortliches Handeln und der Schutz von Mensch und Umwelt sind wesentliche Säulen unserer Konzernstrategie“, erklärt Andrea Feige und stellt fest: „Unsere Druckerlösung ist doch ein lebendes Beispiel, dass sich Effizienzverbesserungen und das Engagement für mehr Nachhaltigkeit nicht ausschließen.“

Die Liste der Effizienzmöglichkeiten ließe sich noch weiter fortsetzen. So ist der Monochrom-Laserdruck heute unternehmensweit Standardeinstellung, für Farbdrucke bedarf es eines zusätzlichen Tastenklicks. Durch die Scan-to-E-Mail-Funktion werden viele Kopien gespart. Schon jetzt nutzt Air Liquide eine Reihe elektronischer Workflows, beispielsweise für die Reisekostenabrechnung. „Ich bin sicher, dass wir da weiter vorangehen“, sagt Andrea Feige. „Mit den Lexmark Geräten sind wir für alles bestens gerüstet.“

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Robert Elsner ergänzt: „Wenn wir über Einsparungen sprechen, müssen wir auch die indirekten Kosten berücksichtigen, zum Beispiel Zeitaufwände. Es gibt durchaus realistische Berechnungsmodelle, welche die Gesamtkosten eines Toner-Bestellvorgangs mit allen Einzelschritten auf mehr als 100 Euro beziffern.“ Hier fällt der Vergleich mit der heutigen Lösung besonders leicht: Tonerbestellungen werden vollautomatisch generiert, die Lieferung erfolgt direkt zum richtigen Drucker.

Warum hat sich Air Liquide erneut für Lexmark entschieden?
„Wir erhalten mit den Reports eine sehr gute Datenbasis, können die Gesamtkosten bis auf das einzelne Gerät deklinieren und den Hebel an der richtigen Stelle ansetzen“, resümiert Dieter Heming. „Der Informationsfluss ist gut, die Zusammenarbeit konstruktiv. Wir legen großen Wert auf diese enge Kommunikation.“

Elsner ergänzt: „Single Sourcing ist unsere Strategie, die wir europaweit mit gutem Erfolg umsetzen. Lexmark verfügt über weitreichende Kompetenz – Drucken aus SAP ist ein Beispiel – und ist ein verlässlicher Partner. Ein weiterer Punkt aus Einkaufssicht ist die Kalkulations- und Planungssicherheit. Fazit: Was man gut begonnen hat, führt man gerne weiter. “

Das Ergebnis

Über 20 Prozent der Druckkosten reduziert 
Allein durch diese fortlaufende Optimierung erzielt Air Liquide erneut sechsstellige Einsparungen. Dieter Heming rechnet mit über 20 Prozent niedrigeren Druckkosten. Die wichtigsten Hebel dabei sind:

1. Idealbesetzung durch lückenloses Lexmark Geräteportfolio.
Lexmark hat seine ohnehin umfangreiche Modellpalette nochmals erweitert. War früher ein Gerät stark ausgelastet oder „eine Nummer zu groß“, so wurden nun durch neue Modelle die Lücken gefüllt.

2. Das richtige Gerät am richtigen Platz.
Die Erkenntnisse aus den Reports machen sich bezahlt. Keine DIN-A3-Drucker mehr, wenn diese nur DIN A4 drucken. Und keine Farbgeräte, wenn sie zu 99 Prozent Schwarz-Weiß-Seiten produzieren. Einzige Bedingung: Ein Alternativgerät für gelegentliche Drucke in DIN A3 oder Farbe muss in der Nähe sein.

Hier wirft Pressesprecherin Andrea Feige ein: „Es geht darum, effizient und auf neuestem Stand der Technik zu arbeiten.“

3. Mehr Kostenbewusstsein der Mitarbeiter durch fundierte Information.
„Eine gute und rechtzeitige Kommunikation über den Sinn, den Ablauf und die Folgen für die Mitarbeiter auch hinsichtlich der Büroausstattung sind für uns das A und O. Kostenbewusstes Handeln beginnt nun einmal im Kopf“, sagt Andrea Feige.