Warsteiner Brauerei Deutschland

KURZE ZUSAMMENFASSUNG

Standardisierter, günstiger, innovativer – drei Gründe, warum die Warsteiner Brauerei vor einem Dreivierteljahr auf eine Gesamtlösung  von Lexmark umstieg. Der Einsatz von Multifunktionsgeräten ließ die Geräteanzahl auf 60 Prozent zusammenschmelzen – und die Kosten auch.Umgestellt wurden zunächst die Brauereien und die Welcome Hotel Gruppe, weitere Standorte der Gruppe sollen folgen.

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Warsteiner Brauerei Deutschland

Das Unternehmen

Die Warsteiner Brauerei ist eine der größten Privatbrauereien Deutschlands, WARSTEINER Premium Verum zählt deutschlandweit zu den beliebtesten Biermarken. Die Warsteiner Gruppe, zu der auch die Herforder Brauerei, die Paderborner Brauerei, die Brauerei Frankenheim und die Schlossbrauerei Kaltenberg sowie die Welcome Hotel Gruppe gehören, vertreibt ihre Produkte in über 60 Ländern und beschäftigt weltweit etwa 2.400 Mitarbeiter.

Branche

Fertigung

Produkt

Drucker und Multifunktionsgeräte

40 Prozent Einsparung dank „(R)einheitsgebot“ bei Warsteiner – zum Wohle des Unternehmens

Die Herausforderung

Noch vor einem Jahr prägten Drucker, Kopierer, Scanner und Faxgeräte die Outputgerätelandschaft innerhalb der Warsteiner Brauerei, viele Modelle waren schon 5 Jahre und älter. Eine zentrale Verwaltung und damit eine Übersicht der verursachten Kosten waren praktisch unmöglich. Rainer Gritto, IT-Leiter bei Warsteiner, vermisste vor allem Transparenz: „Eine Analyse bestätigte uns, dass wir einen kostspieligen Hardwarezoo betreiben.“ Allein von der Standardisierung dieses Wirrwarrs, einer Art „Einheitsgebot“ für die Outputgeräte, versprach er sich Kosten- und Zeitersparnis sowie eine bessere Administrierbarkeit.

Der Einkauf favorisierte ein Leasingmodell, um Kosten zu reduzieren, die Verwaltung zu vereinfachen und dauerhaften Anschluss an innovative Technik zu erhalten. Die bisherigen Drucker, überwiegend Hewlett-Packard-Modelle, waren nicht multifunktional. 

Gritto kannte die Vorzüge einer Lexmark Geräteflotte bereits von seinem vorherigen Arbeitgeber: „Ich wusste, dass die funktionieren“, sagt er. In technischer Hinsicht sah sein Team vor allem die Anbindung an SAP als kritischen Punkt. Praktisch alle unternehmenswichtigen Anwendungen bei Warsteiner münden in SAP-Formulare, seien es Versandpapiere, Rechnungen, Verträge oder Formulare. Die Warsteiner Gruppe betreibt das SAP ERP-System ECC 6.0 mit Modulen FI, CO, SD, MM, PP und HR.

Auf der Supportseite wünschte sich die Brauerei vor allem eines: Bundesweiten Service über einen einzigen Ansprechpartner, der zudem in der Nähe ist. „Wir möchten mit einer definierten Person kommunizieren, unabhängig davon, an welchem Standort der Support benötigt wird“, sagt IT-Leiter Gritto.

Die Anbindung an SAP funktionierte mit Lexmark perfekt – mit einem sehr überschaubaren Aufwand.

Rainer Gritto Leiter IT Central Services/Data Processing Manager Warsteiner Brauerei

Die Lösung

Nicht nur in Warstein, sondern an mehreren Brauereistandorten sowie in den angeschlossenen Welcome Hotels werden seit Vertragsbeginn Zug um Zug etwa 200 Geräte durch 120 Lexmark Drucker und Multifunktionssysteme ersetzt. Zwei Drittel davon sind Farb-Multifunktionssysteme vom Typ Lexmark X736de. Sie wurden standardmäßig auf Schwarzweißdruck eingestellt, so dass der Benutzer einen Farbdruck manuell über das Druckermenü anwählen muss.

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Ein Klickpreis-Modell bringt die gewünschte Flexibilität. Damit nutzt das Unternehmen neben der geringeren Startinvestition den Vorteil, dass lediglich jede gedruckte Seite bezahlt wird. Um das Druckvolumen zu verringern, setzt man verstärkt auf elektronische Workfl ows. Die technische Grundlage dafür bildet die Scan-to-E-Mail-Funktion, die auf dem großen, farbigen Display schnell und einfach bedienbar ist. Schon bei der Entscheidung für Lexmark spielte die Benutzerfreundlichkeit der Displays und die Einheitlichkeit der Bedienung über alle Geräte hinweg eine Rolle.

Alle Lexmark Geräte wurden mit einem einheitlichen Treiber konfi guriert. Die Anbindung an SAP führte laut Gritto auch wegen vorbereitender Tests zu einem sehr überschaubaren Aufwand. Problemlos funktioniert der Formulardruck mit Ansteuerung defi nierter Papierzuführungen.

Als Lexmark Value Print Partner leistet Münstermann Bürosysteme GmbH in Soest den bundesweiten Support für die Warsteiner Gruppe. Das Unternehmen ist zentraler Ansprechpartner für alle Standorte und garantiert eine vereinbarte Reaktionszeit von maximal vier Stunden. Schnelle und kompetente Hilfe ermöglicht auch die Softwarelösung „Lexmark Fleet Manager“, die detaillierte Informationen automatisch an den Techniker übermittelt. Sie dient zudem als Ferndiagnosesystem für die Optimierung und Kontrolle der Verfügbarkeit der Lexmark Gerätefl otte. Auch die automatische Tonerbestellung und Bereitstellung zählt zu den Vorteilen, die Warsteiner nutzt. Insgesamt umfasst das Projekt die Hauptverwaltung in Warstein, die technische Verwaltung und Produktion in der Waldpark-Brauerei, die Privatbrauerei Frankenheim, die Herforder Brauerei, die König Ludwig Schlossbrauerei Kaltenberg sowie mehrere Welcome Hotels.


Das Ergebnis

Durch die Geräte-Konsolidierung wurde die Ausgabefl otte auf weniger als zwei Drittel der vorherigen installierten Basis reduziert. Damit sank der Verwaltungs- und Administrationsaufwand signifikant. 

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Nach einem Dreivierteljahr Erfahrungen und den vorliegenden Reporten prognostiziert der Einkauf eine jährliche Ersparnis von 40 Prozent, und es gibt weiteres Einsparpotenzial. Die jetzt erfolgte Umstellung in den Brauereien betrachtet man als ersten, wichtigen Schritt auf diesem Weg.

Von den Mitarbeitern der Warsteiner Gruppe wurden die neuen Drucker und Multifunktionsgeräte sehr gut angenommen, was vor allem am Bedienkomfort der Displays festgemacht wird. Die Funktion Scan-to-E-Mail wird intensiv genutzt, spart im Alltag Zeit und verringert das Druckvolumen.

Praktisch jedem Mitarbeiter steht heute die Option Farbe offen. Dank des standardmäßig eingestellten Schwarzweißdrucks werden jedoch unnötige Kosten durch versehentliche Farbdrucke vermieden.

Wir haben 40 Prozent der Geräte einsparen können und rechnen auch auf der Kostenseite mit etwa 40 Prozent Ersparnis.

Andreas Wiepck Leiter Einkauf Warsteiner Brauerei

Das Unternehmen hat nun eine sehr hohe Transparenz und damit eine Grundlage für weitere Optimierung. Man kann für jedes Gerät an jedem Standort feststellen, ob die Drucker ideal ausgelastet sind oder besser durch ein größeres oder kleineres Modell ersetzt werden sollen.

Mehr Flexibilität und niedrigere Kosten brachte der Umstieg auf ein Klickpreis-Modell. Alle Geräte sind nagelneu, nach Ablauf der Vertrags zeit ist durch neue Geräte der Anschluss an den Technologiefortschritt garantiert.

Durch die hohe Standardisierung und die automatische Tonerbestellung konnten die Lagerbestände auf ein Minimum reduziert werden.

Die Zusammenarbeit mit dem bundesweiten Servicepartner Münstermann wird als sehr gut bewertet. Sie entlastet IT und Einkauf und erhöht zugleich die Verfügbarkeit der Geräte.

Nicht zuletzt schont die neue Lösung die Umwelt, verbrauchen die neuen Lexmark Geräte doch deutlich weniger Energie, sind emissionsärmer und durchgängig mit dem Umweltlabel „Blauer Engel“ ausgezeichnet.