E-Mail Lifecycle Management

Schützen und verwalten Sie E-Mail-Inhalte, die entscheidend für Ihr Geschäft sind.

Es ist schwer vorstellbar, wie moderne Unternehmen ohne E-Mails auskommen könnten, da sie sich immer stärker auf eine Zusammenarbeit auf allen Ebenen verlassen. Leider werden durch E-Mails aber auch Informationen im Unternehmen verteilt, die schwer zu kontrollieren bzw. zu überblicken sind. Außerdem erschweren sie die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Verwaltung wichtiger Informationen.

Lexmark E-Mail Lifecycle Management, das auf der Saperion ECM-Plattform basiert, ermöglicht die problemlose Archivierung, den Zugriff auf und die Verwaltung von E-Mails und Anhängen in Kombination mit Ihrer vorhandenen E-Mail-Anwendung, wie etwa Outlook oder Gmail, auf jedem beliebigen Gerät. Die Anwendung bietet wichtige Unterstützung für geschäftliche Abläufe mithilfe von zuverlässigen E-Mail-Verwaltungsfunktionen und intelligenten Ordnerstrukturen.

Das Ergebnis ist eine Lösung, die effektiv steigende Speicheranforderungen erfüllt und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ermöglicht. Dabei werden wichtige Informationen in revisionssicherer Form gespeichert, während unwichtige aussortiert werden. Außerdem bietet sie natürlich die Möglichkeit, schnell, bequem und zum richtigen Zeitpunkt die Informationen zu finden, die Sie brauchen.

E-Mail-Archivierung

Unsere fortschrittliche Archivierungstechnologie optimiert Arbeitsabläufe, indem sie Verwaltungsaufgaben erleichtert und die Datensicherheit fördert. Dies ermöglicht Ihnen Folgendes:

  • Reduzieren Sie die Belastung des Microsoft Exchange- oder Domino Notes-Servers, um die Leistung der E-Mail-Infrastruktur zu steigern und die Verwaltungskosten zu senken.
  • Implementieren Sie Regeln, die E-Mails automatisch als revisionssichere Versionen abspeichern, um Datenverlust zu vermeiden.
  • Archivieren Sie nur eine Instanz einer E-Mail, um die Speicheranforderungen zu senken.
  • Ermöglichen Sie jederzeit den Zugriff auf archivierte E-Mails über den E-Mail-Client, den Sie bereits kennen – z. B. Outlook, Outlook Web Access oder Gmail – selbst dann, wenn Sie offline sind.

E-Mail-Aufzeichnung

Die E-Mail-Aufzeichnung bietet Ihnen wichtige Datensätze zur E-Mail-Kommunikation, mit denen Sie auch gesetzliche Vorschriften einhalten. Außerdem können Sie mit unserer Technologie alle Informationen aus den Aufzeichnungen regelkonform und kostengünstig archivieren. So erreichen Sie Folgendes:

  • Sie können automatisch alle eingehenden und ausgehenden E-Mails in revisionssicherer Form archivieren.
  • Sie erhalten eine praktische elektronische Erkennung der archivierten Inhalte einschließlich einer Volltextsuche.
  • Protokollieren Sie alle Suchanfragen und legen Sie eine Aufbewahrung aus juristischen Gründen fest.
  • Stellen Sie E-Mails als PST- oder ZIP-Export bzw. in einer Form bereit, die sich im Posteingang wiederherstellen lässt.
  • Definieren Sie Aufbewahrungsfristen, um unnötige Dokumente kontinuierlich zu entfernen.

E-Mail-Verwaltung

Mit unserer Technologie ist es einfach, E-Mails zu den entsprechenden elektronischen Datensätzen und Prozessen zuzuordnen. Der gesamte E-Mail-Lebenszyklus wird so verwaltet, dass Sie jederzeit bei Bedarf auf Informationen zugreifen können. So ist Folgendes möglich:

  • Sie können E-Mails automatisch in Datensätze und Prozesses integrieren, sodass sie ein Bestandteil der Informationsstrategie sind. 
  • Verwalten Sie E-Mails nach Kontext und optimieren Sie so auf E-Mails basierende Geschäftsprozesse.
  • Wenden Sie regelbasierte Aufbewahrungsfristen für ein flexibles Aufbewahrungsmanagement an.
file
Archivieren und wiederherstellen aller email in Microsoft Outlook – Saperion ECM macht es möglich

Weitere Informationen