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Fünf Schritte zu effektiven MPS-Assessments in großen Unternehmen

Veröffentlicht am 24. April 2014 – Alan Joch 

Ein umfassendes Assessment, das eng mit den Unternehmenszielen verbunden ist, trägt zur Sicherstellung des Erfolgs von Managed Print Services bei.

Managed Print Services (MPS) bieten viele Vorzüge für Führungskräfte. Richtig eingesetzt, können sie in der gesamten Druckumgebung Kosten einsparen und optimierte Geschäftsprozesse fördern.

Leider gibt es keine Garantien, dass jedes Unternehmen die Vorteile dieser wichtigen Strategie voll ausschöpfen kann. Letztendlich tragen mehrere Faktoren zum Erfolg bei, doch einer der wichtigsten kommt gleich zu Beginn eines MPS-Projekts zum Tragen, und zwar bei der anfänglichen Bewertung der Geschäftsanforderungen und aktuellen Druckressourcen eines Unternehmens: Wenn sie diesen Schritt überspringen, laufen die Unternehmen Gefahr, enttäuschende Ergebnisse und eine halbherzige Unterstützung von Endbenutzern zu erzielen.

Fünf wichtige Schritten können Unternehmensmanager dabei unterstützen, eine MPS-Lösung an ihre Anforderungen anzupassen, wichtige Leistungskennzahlen zu definieren, um die Strategie auf Kurs zu halten, und einen Rahmen für kontinuierliche Verbesserungen zu schaffen, die garantieren, dass MPS in den nächsten Jahren eine wertvolle Ressource bleibt.

Schritt 1: Definieren von Geschäftszielen

MPS sind keine starre Einheitslösung und können von Unternehmen an ihre speziellen Geschäftsanforderungen angepasst werden. Möglicherweise ist eines der vorrangigen Ziele, nicht verwaltete Bereiche der Druckumgebung anzugehen, wie redundante Einzelplatzdrucker oder spontane Toner-Käufe, durch die den Unternehmen ein Mengenrabatt entgeht. In anderen Unternehmen geht es eher darum, mit MPS Kosteneinsparungsziele in den Unternehmensbudgets umzusetzen und Kosteneinsparungen für neue Gerätekäufe zu nutzen. Wiederum andere Unternehmen sehen MPS als Teil einer größeren Version, Papierdokumente möglichst abzuschaffen und Geschäftsprozesse zu optimieren. MPS können diese Ziele nur erreichen, wenn die Unternehmen und Serviceanbieter die Lösung mit den entsprechenden Endpunkten im Blick entwerfen. 

Schritt 2: Verstehen der aktuellen Druckumgebung

Zur Entwicklung einer effektiven MPS-Strategie werden zunächst Daten aus vier Hauptbereichen aufgenommen. Im ersten Schritt sollte Ihr Anbieter Sie dabei unterstützen, sofort verfügbare statistische Daten über Ihre Druckumgebung, wie die Anzahl und Modelle der Drucker, Faxgeräte und Scanner, zu sammeln. Zudem tragen die jeweiligen Ausgabevolumen und Wartungskosten, sofern verfügbar, sowie die Finanzdaten zu Leasingverträgen dazu bei, ein genaues Bild der aktuellen Prozesse zu vermitteln.

Im zweiten Schritt wird das Netzwerk mit einem Datenerfassungstool nach angeschlossenen Ausgabegeräten durchsucht. In vielen Fällen finden diese Tools zusätzliche Hardware, die in den standardmäßigen Inventarlisten nicht auftaucht. Eine genaue Aufstellung ist ein wesentlicher Faktor für das Erkennen nicht verwalteter Kosten und redundanter Ausstattung. Die Prüftools können auch längerfristig eingesetzt werden – eine Woche, einen Monat oder noch länger, je nach Anforderungen eines Unternehmens – um Ausgabevolumen zu erfassen und festzustellen, ob die Hardware entweder nicht oder zu stark ausgelastet ist.

Im dritten Schritt führen Bewertungsspezialisten eine Vor-Ort-Untersuchung der Umgebung durch. Je nach erforderlicher Detailliertheit der Informationen können sich die Begehungen auf repräsentative Abteilungen konzentrieren oder das gesamte Unternehmen betreffen. Mithilfe von nicht an das Netzwerk angeschlossenen Erkennungsgeräten werden die Berater eine Standortübersicht für die verschiedenen Geräte erstellen und die Effektivität der Geschäftsprozesse unter realen Bedingungen überwachen.

Abschließend vergleichen die Begutachter auf Basis der Bestandsaufnahme der aktuellen Druckumgebung die Wartungs- und Supportkosten des Unternehmens mit allgemeinen Branchendaten, die von unabhängigen Analyseunternehmen zusammengestellt werden. Mit diesen Informationen können Planer die tatsächlichen Gesamtbetriebskosten für jedes Gerät in der Ausgabeinfrastruktur bestimmen.

Schritt 3: Erkennen von Verbesserungspotenzial

Indem die geschäftlichen Ziele mit den Gesamtbetriebskosten in Einklang gebrachte werden, können Unternehmensleiter und Assessment-Partner eine maßgeschneiderte MPS-Planung erstellen.

Die Anpassung ist der Schlüssel. MPS-Strategien sollen beispielsweise das günstigste Verhältnis von Druckern im Netzwerk zu Endanwendern identifizieren. Stehen zu wenig Geräte zur Verfügung, sinkt die Produktivität, da die Mitarbeiter warten müssen, bis ihr Druckauftrag beendet ist. Eine zu hohe Anzahl von Druckern führt wiederum zu überhöhten Ausstattungs- und Wartungskosten. Wenn Sie einfach allgemeingültige Muster auferlegen, kann es jedoch zu enttäuschenden Ergebnissen kommen.

Das richtige Verhältnis hängt auch davon ab, welche Tätigkeiten ausgeführt werden und um welche Branche es geht. Verkaufsmitarbeiter in Verkaufsräumen von Einzelhandelsunternehmen benötigen beispielsweise mehr Drucker, um den Kundenservice auf dem hohen Niveau zu halten, als Maschinenbediener in Produktionsanlagen, die Arbeitsaufträge zu Beginn einer Schicht drucken. Das richtige Verhältnis wird am besten in Zusammenarbeit mit Assessment-Partnern mit Zugriff auf Branchenbenchmarks basierend auf der Unternehmensgröße, der Branche, dem Geschäftsprozess und anderen Faktoren ermittelt.

Das für Sie erstellte MPS-Konzept beinhaltet Empfehlungen dazu, mit welchen Gerätemodellen die besten Ergebnisse erzielt werden, z. B. ein Multifunktionsdrucker mit Fax-, Kopier- und Scanfunktion zur Unterstützung einer administrativen Arbeitsgruppe.

Sobald sich die Beteiligten auf eine neue Umgebung geeinigt haben, wird von den besten MPS-Beratern ein detaillierter Projektplan erarbeitet, der die genaue Ausstattung und Geräteanzahl für jeden Arbeitsbereich sowie die beste Platzierung der Geräte für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosten und Produktivität darlegt. Anhand dieser Informationen kann das Unternehmen die empfohlene MPS-Lösung einfach umsetzen.

Schritt 4: Verwalten von Veränderungen

Eine umfassende MPS-Strategie kann die Arbeitsweise der Mitarbeiter und die Tools, die sie für ihre Aufgaben einsetzen, grundlegend verändern. Die besten Optimierungspläne können jedoch an der Abneigung gegenüber Veränderungen scheitern. Ein erfolgreiches Change Management beginnt damit, dass die in Schritt 1 beschriebenen Ziele jedem Angehörigen der Organisation mitgeteilt werden. So können Führungskräfte und neue Mitarbeiter gleichermaßen die Ziele des MPS-Plans und die damit verbundenen Vorteile verstehen. Assessment-Partner, die über erfahrene Change Management-Experten verfügen, können die Kunden während des gesamten Prozesses unterstützen und veränderungsunwillige Mitarbeiter überzeugen, bevor diese den Projekterfolg gefährden. 

Schritt 5: Vorbereiten auf kontinuierliche Prozessoptimierung

Die Optimierung eines Unternehmens mit MPS ist ein fortlaufendes Projekt. Die besten Lösungen sehen Tools und Methoden für kontinuierliche Verbesserungen vor, da das Unternehmen wächst und sich im Laufe der Zeit wandelt.

Auf lange Sicht können Geräte ermittelt werden, die die Druckrichtlinien nicht erfüllen. Dies sind beispielsweise Geräte, die den Duplexdruck nicht standardmäßig verwenden oder die Druckaufträge nicht anhalten, bis der autorisierte Benutzer beim Gerät ankommt, um den Auftrag freizugeben. Durch die Bearbeitung solcher Richtlinienausnahmen können Seitenzahlen und die damit verbundenen Kosten gesenkt werden. Durch das Halten von Druckaufträgen kann laut Branchenexperten die Zahl der nicht abgeholten Ausdrucke um 10 bis 20 % reduziert werden.

Laufende Analysen können zur Verbesserung der Produktivität beitragen. Durch Ermitteln von Unternehmensbereichen, die unerwartet große Druckaufträge generieren, können Administratoren Änderungen in den Geschäftsabläufen in Erwägung ziehen oder feststellen, wo Geräteupgrades erforderlich sind.

Erfolg von Anfang an

Es ist bekannt, dass eine intelligente MPS-Strategie dazu beitragen kann, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und Kosten zu senken. Durch ein Experten-Assessment werden die Erfolgschancen verbessert und es wird sichergestellt, dass das Unternehmen eine Lösung implementiert, die auf seine spezifischen Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist. 

Alan Joch

Alan Joch 
unabhängiger Fachautor in den Bereichen Business und Technologie

Alan Joch ist sei über zehn Jahren als unabhängiger Fachautor in den Bereichen Business und Technologie tätig. Seine Fachgebiete umfassen u. a. Server- und Desktopvirtualisierung, Cloud Computing, neue mobile Apps, Cybersicherheit und ökologische IT. Folgen Sie ihm auf Twitter @alanallegro 

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