Ämter

Mehr Effizienz im Personalwesen, in der Kreditorenbuchhaltung und der Beschaffung

Administrative Aufgaben wie Human Ressource, Kreditorenbuchhaltung und Beschaffung, sind geprägt von Papier – von sehr viel Papier. Besonders in der Personalabteilung basieren viele Prozesse auf Papierunterlagen.

Mit Lexmark Prozess- und Content-Management-Lösungen können die Mitarbeiter der Ämter leistungsstarke Workflow-Technologie einsetzen und damit sämtliche Papierprozesse digitalisieren. Sie sparen der gesamten Behörde sowohl Zeit als auch Kosten.

Lexmark Lösungen ermöglichen den Mitarbeitern im Personalwesen:

  • Empfang von Dokumenten aus verschiedenen Quellen: Bewerber erhalten die Möglichkeit ihre Unterlagen auf Papier, per E-Mail oder Fax abzugeben. Die Mitarbeiter erfassen die Informationen direkt in ihren Computer, die Daten stehen in der Software für den sofortigen Abruf bereit
  • Wichtige Stellen schneller zu besetzen: Das für die Einstellung zuständige Personal wird automatisch über Interviews benachrichtigt. In der Benachrichtigung erhalten die Mitarbeiter Lebenslauf und weitere Informationen
  • Ordner für neue Mitarbeiter zu erstellen: Die Lösung sammelt Steuerformulare, Arbeitsgenehmigungen, Anmeldungen und Vertraulichkeitserklärungen und verknüpft sie automatisch mit der elektronischen Personalakte
  • Zeugnisse und Zertifizierungen für spezielle Positionen zu prüfen: Automatisches Sortieren aller erforderlichen Unterlagen sowie von Berichten, Bewertungen und Freigaben
  • Datenschutz einzuhalten: Führende Sicherheitsfunktionen schützen vertrauliche Informationen und helfen bei der Einhaltung von regulatorischen Auflagen

In der Kreditorenbuchhaltung und Beschaffung können die Mitarbeiter:

  • Alle Finanzdokumente sammeln: Organisieren aller Arten von Dokumenten und Content aus jeder Quelle
  • Sofort auf die richtigen Informationen zugreifen: Dokumente mit den entsprechenden Datensätzen in den Business-Anwendungen verlinken
  • Den Genehmigungsprozess beschleunigen: Dokumente automatisch an die richtige Stelle verschicken – für eine schnelle Freigabe und Zahlung
  • Sofort auf Anfragen reagieren: In Sekunden alle Anfragen und Probleme klären – dank Echtzeit-Zugriff auf alle Informationen
  • Manuelle Bearbeitung reduzieren: Routineaufgaben automatisieren, das Personal kann sich auf Ausnahmen und kritischen Fragen konzentrieren
  • Business-Process-Management verbessern: Reporting-Funktionen analysieren Produktivitätsstatistiken und identifizieren Engpässe

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