MainSource Bank

KURZE ZUSAMMENFASSUNG

Die MainSource Bank wächst und obwohl dies viele positive Folgen für das Unternehmen hat, sind auch neue Herausforderungen entstanden. Der Kauf, Betrieb und die Wartung dutzender uneinheitlicher Geräte kamen die Bank teuer zu stehen. Mit Multifunktionsprodukten (MFPs) von Lexmark konnte die MainSource Bank erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, indem der Kontoeröffungsprozess komplett umgestellt und eine konsolidierte, standardisierte Geräteflotte in allen Filialen bereitgestellt wurde.

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Informationen zur MainSource Bank

Das Unternehmen

Die MainSource Bank ist ein gemeinwohlorientierter Finanzdienstleister mit Filialen in vier US-amerikanischen Bundesstaaten. Der Hauptsitz der MainSource Bank befindet sich in Greensboro in Indiana. Es handelt sich dabei um eine operative Tochtergesellschaft der MainSource Financial Group

Branche

Bankwesen

Produkte

Datenerfassung und -extrahierung, Dokumentverwaltung, Drucker und Multifunktionsgeräte, Workflow- und Prozessmanagement

Gegründet

1907

Filialen

85

Vermögenswerte

2,9 Mrd. $

Herausforderung

Die MainSource Bank wächst und obwohl dies viele positive Folgen für das Unternehmen hat, sind auch neue Herausforderungen entstanden. Eine dieser Herausforderungen war das wilde Durcheinander aus Druckern, Scannern, Kopierern und Faxgeräten verschiedener Hersteller und Marken in den unterschiedlichen Filialen. Der Kauf, Betrieb und die Wartung dutzender uneinheitlicher Geräte kamen die Bank teuer zu stehen. Dies galt vor allem für die Kopierer, für die teure monatliche „Klickkosten“- und Wartungsverträge abgeschlossen worden waren. Im Grunde erbte die Bank einfach die Ausstattung, die in den jeweils neuen Filialen bereits vorhanden war, und damit die gesamte Uneinheitlichkeit, die Probleme verursachte und Geld kostete.

Effektive Verwaltung des Kontenwachstums

Mit der Bank wuchs auch der Kundenstamm und viele neue Konten wurden eröffnet. Angesichts dieser Entwicklung stießen die Prozesse der Bank bald an ihre Grenzen. Täglich wurden Unterlagen zu neuen Konten vom Personal in den Filialen verpackt.

Kuriere fuhren zu den einzelnen Filialen, holten die Unterlagen ab und brachten sie zu einem von drei Verwaltungszentren. Diese Vorgehensweise verursachte hohe Kosten, unter anderem durch die Gehälter der Fahrer und die Wartung der Lieferwagen. Selbst die Kosten für die Banktaschen, in denen die Dokumente transportiert wurden, stiegen durch den Ankauf neuer Filialen an. Nach Ankunft der Unterlagen in den Verwaltungszentren wurden manchmal Fehler oder Informationslücken entdeckt, sodass die Dokumente zur Korrektur in die Filiale zurückgesandt werden mussten. Dadurch ging Zeit verloren, die Kosten stiegen und der Kundenservice litt.

„Das Verfahren war einfach nicht nachhaltig, sicher oder einheitlich“, so Andy Saner, Vice President, Director of Operations, MainSource Bank. „Wir haben jährlich über 500.000 US-Dollar für Kurierkosten ausgegeben, unter anderem für Fahrzeuge, Wartung, Versicherung und Gehälter. Noch entscheidender war jedoch, dass wir die Unterlagen selbst nicht nachverfolgen konnten, und so nicht wussten, wo sie sich innerhalb des Prüfprozesses befanden. Wir konnten den Kunden also keine Fragen beantworten, bis die Informationen im Verwaltungszentrum in unsere Systeme eingegeben waren. Die Kosten waren einfach zu groß und die Verzögerungen zu lang.“ Die MainSource Bank brauchte eine bessere Lösung, die mitwachsen kann und mit welcher der Status jedes neuen Kontos innerhalb des Genehmigungsprozesses sichtbar ist.

Wir konnten die Unterlagen selbst nicht nachverfolgen und so wussten wir nicht, wo sie sich innerhalb des Prüfprozesses befanden. Wir konnten den Kunden also keine Fragen beantworten, bis die Informationen im Verwaltungszentrum in unsere Systeme eingegeben waren.

Andy Saner Vice President, Director of Operations

Kostensparende Lösungen mit positiven Auswirkungen auf die Kunden

Zunächst schaffte die MainSource Bank ihr Kuriersystem ab und begann, den Übernacht-Lieferservice eines Drittanbieters zu nutzen. So wurde eine einheitliche, skalierbare und zuverlässige Infrastruktur für die Dokumentzustellung von den Filialen an die Verwaltungszentren geschaffen und die grundlegende Nachverfolgbarkeit sichergestellt – zumindest auf Ebene der Pakete, sobald die Unterlagen die Filiale verlassen hatten. Durch diese Herangehensweise konnten zwar jährlich etwa 100.000 US-Dollar gespart werden, es gab jedoch weiterhin Herausforderungen und Einschränkungen.

„Das war ein Schritt in die richtige Richtung, die Kostenersparnisse waren jedoch nicht hoch genug und die Nachverfolgbarkeit war noch immer nicht in dem Umfang gegeben, den unser Kundenservice benötigte“, berichtete Saner. „Außerdem änderte es noch nichts an der Anzahl der Geräte in den Filialen oder an unseren teuren Leasingverträgen für die Kopierer.“ Saner hörte bald, dass Lexmark, Hersteller der Schwarzweiß-Laserdrucker der Bankfilialen, einen Vorschlag hatte.

Lösung

Lexmark machte den Vorschlag, die Kopierer in allen Filialen der MainSource Bank durch Lexmark MFPs mit der Kontoeröffnungslösung zu ersetzen, die automatisch Unterschriftskarten für neue Konten für die Verwaltungszentren der Bank einscannt. So konnte MainSource teure Leasingverträge für Kopierer kündigen und die Unterlagen zu neuen Konten wurden sofort im Genehmigungssystem der Bank erfasst. Auf diese Weise konnten pro Jahr 200.000 US-Dollar für die Wartung von Kopierern, Scannern und Faxgeräten sowie für Verbrauchsmaterialien und Support gespart werden.

Umstellung auf Lexmark MFPs

Die Bankmitarbeiter scannen die Dokumente zur Kontoeröffnung jetzt direkt am MFP. Sie legen das Antragsformular in den automatischen Einzug des MFP-Scanners ein und wählen auf dem farbigen e-Task-Bedienfeld des Touchscreens das große Symbol für die Kontoeröffnung aus. Das Dokument wird automatisch gescannt und in den Verteilungsprozess der Bank eingepflegt. Lexmark hat speziell für die MainSource Bank intelligente Funktionen in seiner Software implementiert, die die Fehlererkennung erleichtern. Der Bankmitarbeiter wird aufgefordert, Fehler zu korrigieren oder fehlende Informationen einzugeben, noch bevor die Dokumente weitergeleitet werden. Dies kann nun erfolgen, während sich der Kunde noch in der Filiale befindet. So werden Fehler vermieden, die Eröffnung neuer Konten wird beschleunigt und der Kundenservice verbessert.

Jetzt werden neuen Konten noch am selben Werktag bearbeitet und eröffnet und für die MainSource Bank ist sofort nachvollziehbar, in welcher Phase des Prozesses sich das neue Konto gerade befindet. Mit dem alten Verfahren konnten neue Konten bestenfalls innerhalb von vier bis fünf Werktagen eröffnet werden.  

Konsolidierung von Geräten der Filialen

Während die Bank dieses Verfahren prüfte, gab Lexmark außerdem den Hinweis, dass durch die Installation von MFPs eine Konsolidierung der Geräte in den Filialen erreicht werden könnte. Es wären keine getrennten Drucker, Scanner und Faxgeräte mehr nötig, da die MFPs von Lexmark all diese Funktionen gleichzeitig erfüllen können. In jeder Filiale der MainSource Bank stehen nun drei Lexmark Geräte. Es wurden ein oder zwei Schwarzweiß-Laserdrucker von Lexmark für die Kassierer und ein Lexmark MFP für das Drucken, Kopieren, Faxen und das automatische Scannen von Unterschriftskarten zu neuen Konten direkt für die Verwaltungszentralen angeschafft.  

Alle Filialen verfügen jetzt über die gleichen Geräte und die Eröffnung neuer Konten folgt überall demselben Muster. Das hat unsere Fähigkeit, den Kunden einen hochwertigen Service zu bieten, entscheidend verbessert. Jetzt können wir sofort Fragen beantworten, auf die wir früher keine Antwort hatten.

Andy Saner Vice President, Director of Operations

„Alle Filialen verfügen jetzt über die gleichen Geräte und die Eröffnung neuer Konten folgt überall demselben Muster“, so Saner.

„Das hat unsere Fähigkeit, den Kunden einen hochwertigen Service zu bieten, entscheidend verbessert. Jetzt können wir sofort Fragen beantworten, auf die wir früher keine Antwort hatten.“

Die MainSource Bank entschied sich außerdem dafür, ihre Lexmark Geräte selbst zu warten und ließ eigene Servicetechniker für die Wartung der Lexmark Geräte zertifizieren. Diese Techniker führen bei Bedarf vor Ort Wartungsarbeiten an den Lexmark Geräten durch und Lexmark bietet im Rahmen des Vertrags einen Austauschservice am nächsten Tag als Garantieleistung an.

In Zahlen

US$200,000 
jährlich für die Wartung von Kopierern, Scannern und Faxgeräten sowie für Verbrauchsmaterialien und Support eingespart

US$500,000
an Kosten für Kurierdienst und Übernachtlieferungen eingespart

Eröffnung neuer Konten innerhalb eines Tages


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Ergebnisse

Ein positiver ROI

Laut Saner hat die MainSource Bank mit der Lexmark Lösung bereits im ersten Jahr einen positiven ROI erzielt.

Die MainSource Bank verfügt jetzt in allen Filialen über eine standardisierte und optimierte Geräteflotte. Die Kopierer und die teuren „Klickkosten“- und Wartungsverträge der Bank sind Geschichte. Die Bestellung des Verbrauchsmaterials für die neuen Lexmark Geräte der Bank wurde vereinfacht, da alle Filialen nun dieselben Geräte haben. Die Wartung gestaltet sich nun ebenfalls einfacher, da interne Techniker für die Lexmark Geräte zertifiziert wurden.

Die Philosophie von Lexmark besteht darin, uns beim Erreichen unserer Ziele zu helfen. Das ist die Art von Partnerschaft, die wir brauchen, und Lexmark hat in so vieler Hinsicht unsere Erwartungen übertroffen.

Andy Saner Vice President, Director of Operations

„Die Philosophie von Lexmark besteht darin, uns beim Erreichen unserer Ziele zu helfen“, berichtete Saner. „Das ist die Art von Partnerschaft, die wir brauchen, und Lexmark hat in so vieler Hinsicht unsere Erwartungen übertroffen.“

Ein nachhaltiger, einheitlicher und sicherer Prozess

Die Bank verfügt nun außerdem über einen nachhaltigen, einheitlichen und sicheren Prozess für die Eröffnung neuer Konten. Neue Konten werden für die Kunden jetzt noch am selben Werktag und nicht erst vier bis fünf Tage später eröffnet. Da Dokumente sofort in das System der Bank eingescannt werden, sehen die Bankmitarbeiter beinahe sofort, wie weit die Eröffnung des neuen Kontos fortgeschritten ist, was den Kundenservice verbessert hat. Die Kosten, die durch den Kurierdienst und die Übernachtlieferung anfielen, konnten ebenfalls eingespart werden.

„Wir haben eine erhebliche und strategische Investition in Lexmark getätigt und Lexmark wiederum hat in uns investiert“, so Saner. „Wir beschäftigen uns bereits damit, wie wir unsere neue MFP-Technologie und unsere Partnerschaft mit Lexmark weiter nutzen können.“


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