Thomas Cook AG

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Thomas Cook AG

Das Unternehmen

Bei der Condor Flugdienst GmbH mit Deutschland- Sitz in Frankfurt und der Thomas Cook AG mit seiner Zentrale in Oberusel stehen alle Zeichen auf Urlaub. So steuert Deutschlands beliebteste Fluggesellschaft mit seiner Flotte aus rund 50 Flugzeugen derzeit rund 75 Destinationen in Europa, Asien, Afrika und Amerika an. Das Reiseunternehmen Thomas Cook, deutschlandweit zweitgrößter Anbieter touristischer Leistungen und Produkte, führt zahlreiche bekannte Marken rund um die schönsten Wochen des Jahres, darunter z.B. Neckermann Reisen oder Öger Tours.how der Mitarbeiter bietet das Unternehmen seinen Kunden integrierte Services entlang der gesamten Wertschöpfungskette aus einer Hand.

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Managed Print Services

Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister PP2000 BI AG realisierte Lexmark bei Thomas Cook und Condor die Konsolidierung der Druckerlandschaft. Nach einer Bestandsanalyse und der Umsetzung eines maßgeschneiderten Konzepts verfügen sowohl der Reiseanbieter als auch die Fluggesellschaft nun über eine wesentlich bessere Transparenz und eine passgenaue Geräteflotte. Die automatisierte Abwicklung des Asset-Managements sowie OCR in ausgewählten Bereichen runden das Konzept, das ein erhebliches Einsparpotenzial mit sich brachte, ab. 

Die Herausforderung

Drucker und kein Ende – zu Beginn des Jahres 2014 verfügten die Unternehmen Thomas Cook bzw. Condor in Deutschland über eine heterogene Druckerlandschaft, die vor allem durch Masse bestach. Stefan Gab, Projektleiter Thomas Cook, erinnert sich: „Unsere Druckerflotte war zuletzt recht veraltet. Die Geräte wurden anfällig für Störungen und die Betriebskosten waren zu hoch. In Bezug auf die Gesamtzahl, Verteilung und Auslastung der Geräte wünschten wir uns mehr Transparenz.“ Dieter Kapp, IT-Provider-Manager Condor, führt aus: „Der Schuh drückte uns schon etwas länger, insbesondere im Bereich Service, Wartung und Verfügbarkeit der bestehenden Druckerflotte. Allerdings fehlte uns die „Initialzündung,“ um weitere Schritte einzuleiten. Diese erhielten wir, als wir Lexmark kennenlernten, und das Leistungsportfolio des Anbieters lieferte uns die gewünschten Antworten auf unsere Fragen gleich mit.“ 

DB Schenker

Da die Erfassung und die Weitergabe von Dokumenten im Tagesgeschäft von Condor und Thomas Cook eine wichtige Rolle spielt – allein im Bereich der Flugsteuerung werden z.B. pro Jahr 800.000 Seiten ausgedruckt – wäre eine Lösung, die nur den Fokus auf die Verringerung der Druckerstückzahl oder des Druckvolumens legt, nicht passgenau gewesen. Dennoch stand der Faktor Kosteneinsparungen recht weit oben auf der Wunschliste. Letztlich wünschten sich die Reiseprofis Transparenz – und darüber hinaus eine zwar konsolidierte, vor allem aber anforderungsgerechte sowie für die Nutzer komfortable Druckerlandschaft. Dieter Kapp erklärt: „In der Ausschreibung überzeugte uns das ganzheitliche Paket, das Lexmark und PP2000 geschnürt hatten – die Kombination aus Qualität und Preis stimmte einfach.“

Die Lösung

Den Projektauftakt bildete die Erfassung des Ist-Zustands durch die PP2000 BI AG: Der IT-Dienstleister ermittelte dabei eine Gesamtanzahl von 670 Druckern in der Zentrale von Thomas Cook in Oberusel, in der auch Marketing und Vertrieb von Condor angesiedelt sind. Auch in der Unternehmenszentrale von Condor und an den Flughafenstandorten des Ferienfliegers in Frankfurt, München, Düsseldorf sowie an den zwei Standorten in Berlin wurden zu Projektbeginn Gesamtanzahl und Typenklassen der Geräte sowie die jeweiligen Aufstellungsorte erfasst. Stefan Gab, Projektleiter Thomas Cook, präzisiert: „Unser Ziel war ganz klar eine sanfte Migration: die Gesamtanzahl der Drucker im Haus sollte verringert werden, dies aber nicht um jeden Preis – vor allem ging es uns darum, dass jede Abteilung, jeder Mitarbeiter, künftig genau auf das passende Gerät mit den maßgeschneiderten Funktionen Zugriff hat.“ So verfügt die Thomas-Cook-Zentrale, in der bauartbedingt Zweier- bis Vierer-Büros vorherrschen, heute zwar noch immer über 450 Geräte, doch die Verteilung der Geräte ist ausgeklügelt und passgenau. Zusätzlich zu den Etagendruckern mit DINA3 und Farbfunktion stehen in den Abteilungen kleinere Drucker und Multifunktionsgeräte (MFPs), die Standardgemäß DINA4 Schwarz- Weiß-Druck anbieten. 

Überflüssig wurden durch die Umstellung auf die neuen Lexmark MFPs dafür alle bisherigen Faxgeräte. Auch bei Condor wird nun über das Multifunktionsgerät gefaxt – hier hatte aber bereits vor einigen Jahren eine erste Konsolidierung der Geräteflotte stattgefunden, so dass sich zwar die Ausstattung und die Aufstellung erkennbar änderten, nicht aber die eigentliche Anzahl der verwendeten Drucker, die weiterhin bei ungefähr 200 Geräten liegt. 

Lexmark hat uns klar überzeugt – der Mix aus Qualität, Preis und Beratungsleistung stimmt hier einfach. Sehr professionell war auch die Umsetzung durch den Implementierungspartner PP2000.

Dieter Kapp IT-Provider-Manager Condor Flugdienst GmbH

Zu den weiteren neuen Funktionalitäten, die gerne genutzt werden, zählt insbesondere „Scan-to-Email“ auf den großen MFPs. Alle Drucker sind zudem mit Duplex-Funktionen ausgestattet. Darüber hinaus kommt in einigen Abteilungen OCR, also die Software-basierte Durchsuchbarkeit eingescannter Dokumente zum Einsatz. Buchhaltung, Einkauf oder auch Controlling—in all diesen Bereichen sind komplexe Dokumente an der Tagesordnung. Für diese OCR Funktionalität war früher eine eigene Infrastruktur installiert. Heute erfasst die spezielle OCR-Software AccuRead von Lexmark automatisch, Versand per E-Mail zum Anwender inklusive. Die Funktion ist als Embedded-Lösung direkt in die jeweiligen Drucker integriert und macht eigene OCR-Scanner damit obsolet. 

Das Ergebnis

Ein Jahr nach dem Projekt-Kick off können sich die Ergebnisse sehen lassen: 50% Kosteneinsparungen und das, obwohl alle Standorte nun über neue, voll leistungsfähige Geräte in noch immer recht stattlicher Anzahl verfügen. Dieter Kapp ist mit dem Erfolg des Konsolidierungsprojekts vollauf zufrieden und erzählt: „Wir hatten mit unserem früheren Provider Wartungsverträge abgeschlossen, deren Inhalte und Umfang unseren aktuellen Anforderungen nicht mehr entsprachen. Allein diese Umstellung bzw. die Anpassung der Verträge auf unsere aktuellen Bedürfnisse hin, brachte einiges an Einsparungen mit sich. Unsere Energiekosten sind aufgrund der Gerätekonsolidierung ebenfalls deutlich gesunken.“ Stefan Gab ergänzt: „Durch die zeitnahe, automatische Belieferung von Verbrauchsmaterialien können wir heute erhebliche Kosteneinsparungen verbuchen, da sich keinerlei Altbestände mehr ansammeln und auch Fehlbestellungen der Vergangenheit angehören. Wenn man den Zeitaufwand für die Toner-Bestellungen quer über alle Abteilungen in beiden Unternehmen zusammen zählt, kommt man zudem locker auf gute zwei Arbeitswochen Zeitersparnis pro Jahr.“ Ein weiterer Vorteil des automatisierten Asset Managements ist die Transparenz: Ein Klick in das Portal, das die PP2000 BI AG kostenfrei zur Verfügung stellt, zeigt dem Kunden auf einen Blick die Auslastung und den Papierverbrauch der einzelnen Geräte auf. Dies ermöglicht das unkomplizierte Tracken weiterer Einsparmöglichkeiten genauso wie die optimale Anpassung der Gerätelandschaft an die Nachfrage durch die Mitarbeiter. 

Stefan Gab resümiert: „Lexmark und PP2000 haben uns echten Mehrwert geboten der sich neben deutlichen Einsparungen vor allem in einem Plus an Service, Komfort und Funktionalitäten ausdrückt. In diesem Zusammenhang ist auch der überaus präzise, proaktive Einsatz von PP2000 während des Roll-outs zu erwähnen—der Austausch der Geräte wurde störungsfrei und akkurat ausgeführt - und das, obwohl bei uns zeitgleich weitere aufwändige Veränderungen innerhalb unserer IT-Landschaft realisiert wurden.“ Dieter Kapp fügt an: „Wir verfügen heute über volle Transparenz und sind mit den Ergebnissen hoch zufrieden. Unsere Zusammenarbeit ist aber auf jeden Fall auf Langfristigkeit angelegt. Wir haben mit Lexmark und PP2000 strategische Partner gefunden, deren Beratungsexpertise uns auch zu Themen, die für uns wohl erst mittelfristig auf der Agenda stehen dürften – etwa Follow-Me-Printing oder Drucken per Chipkarte – wichtig ist.“ Als kurzfristiger nächster Schritt steht demnächst noch die Ausstattung der Flughafenstandorte von Thomas Cook an, danach gilt für dieses Projekt erstmal das Motto „Mission successfully completed“. 

Wir haben von unserer Entscheidung für Lexmark in jeder Hinsicht profitiert: Unsere Geräteflotte ist heute stimmig und effizient, viele Prozesse sind automatisiert und wir verfügen nun über Geräte mit neuen Features – und dabei sparen wir im Vergleich zu früher noch Kosten im erheblichen Umfang.

Stefan Gab Projektleiter Thomas Cook AG