Vallourec Deutschland GmbH

 

Konsolidiert und always ready to go: Vallourec modernisiert seine Druckerflotte 

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Vallourec Deutschland GmbH

Das Unternehmen

Als Hersteller nahtloser Stahlrohre sowie spezifischer Rohranwendungen, die vorrangig für die besonderen Anforderungen der Öl- und Gasindustrie sowie der Kraftwerkstechnik entwickelt werden, ist Vallourec eine feste Größe für die Energiehersteller. Von Maschinenbau bis Automotive zählen zahlreiche weitere Industriemärkte zu den Kunden der Gruppe, die mit ihren mehreren tausend Mitarbeitern in mehr als 20 Ländern zudem ein Player von internationalem Rang ist.

Produkt

Managed Print Services

Die Herausforderung

Seit 2009 sorgt Lexmark dafür, dass sich rund um die Druckerflotte von Vallourec höchster Anwenderkomfort mit maximaler Transparenz verbindet. Darüber hinaus profitiert der marktführende Hersteller nahtloser Stahlrohre und spezifischer Rohranwendungen von spürbaren Kosteneinsparungen. Maßgeschneiderte Voreinstellungen erlauben länderübergreifend einheitlich gute Druckergebnisse. Services wie eine automatische Toner-Nachbestellung und die Möglichkeit, Druckaufträge per Authentifizierung an jedem beliebigen Drucker auszudrucken, erleichtern den Geschäftsalltag.

"Unabhängig davon, ob ein Planungsdokument in Paris oder in Düsseldorf ausgedruckt wird: Jeder Seitenrand muss passen.“ Auf diesen pragmatischen Nenner bringt Christoph Schulten, Department Manager User & Client Management EMEA Vallourec Deutschland GmbH, die Vorgabe, die sich Vallourec zu Beginn des Jahres 2009 selbst stellte. Im Vorfeld hatte die IT-Abteilung ihre Hausaufgaben gemacht: Die entsprechende Kommunikationsstruktur an den zahlreichen Vallourec Standorten in Deutschland und Frankreich war modernisiert und vereinheitlicht worden. Nun galt es, auch das Thema Druck – angefangen beim Output-Management bis hin zu den Verbrauchsmaterialien – zu konsolidieren. Die Entwicklung der branchenführenden Vallourec-Produkte, die in ihrem späteren Einsatz teils extremen Bedingungen wie Hitze oder Druck standhalten müssen, basieren auf derzeit über hundert, größtenteils hauseigenen Werksapplikationen. Projektleiter Schulten fasst zusammen: "Was wir suchten, war eine Drucklandschaft, die unseren internationalen Projektteams über alle Werksgrenzen hinweg die Möglichkeit bietet, identische Druckergebnisse zu erzielen – und zwar völlig unterbrechungsfrei. Dazu kommt", so Schulten weiter, "dass unsere Produkte zahlreichen offiziellen Vorgaben, etwa durch Audits, unterliegen. Hier prägen umfangreiche Formularvorgaben mit festen Randgrößen das Tagesgeschäft." Darüber hinaus erhoffte sich Vallourec von der Homogenisierung seiner Drucklandschaft Transparenz, fassbare Einsparpotenziale sowie ein Plus an Service in Form bedienerfreundlicher Anwendungen und eines automatisierten Managements der Verbrauchsmaterialien.

Die Lösung

Bei der Suche nach dem neuen, passenden Druckeranbieter kristallisierten sich vor dem Hintergrund der beschriebenen Rahmenbedingungen relativ rasch zwei potenziell passende Anbieter heraus, von denen Vallourec jeweils einige Geräte für eine Teststrecke erhielt. „Lexmark machte mit einem Angebot das Rennen“, so Christoph Schulten, „das die Vorgaben vollständig erfüllte, günstige Konditionen aufwies und zudem trotz der gebotenen Standardisierung einen hohen Grad an Flexibilität versprach.“ Der Rollout wurde zunächst an den Standorten in Deutschland sowie in Frankreich durchgeführt. In einem zweiten Projektschritt folgen derzeit noch GB und die USA. Den Projektauftakt bildeten jeweils die präzise Erfassung aller Geräte und ihrer wichtigsten Parameter, allen voran Standort, Typklasse und statistische Nutzung durch die Mitarbeiter.

Erfasst wurden insgesamt über 1.900 Drucker, insgesamt wies der bestehende Gerätefuhrpark ein deutliches Einsparpotenzial auf. So handelte es sich bei zahlreichen Druckern zum Beispiel um A3-Geräte, mithin einen vergleichsweise kostspieligen Gerätetyp. Da A3-Drucke im Tagesgeschäft jedoch nur von einigen wenigen Abteilungen, etwa im Marketing, verwendet werden, ersetzte man die A3-Drucker überall da, wo es sich anbot, durch A4-Geräte. Insgesamt konnte damit die Anzahl der A3-Drucker um eindrucksvolle 76% gesenkt werden (von vormals 229 auf heute 54 Geräte). Eine einschneidende Veränderung stellte auch die Umstellung auf Abteilungsdrucker mit heute unternehmensweit circa 800 Druckern dar. Das Ende der Ära der Schreibtischdrucker wurde durch eine neue, massgeschneiderte Policy flankiert. Dazu zählen etwa standardmäßig „Duplexdruck“ und „schwarz/weiß“. Christoph Schulten erläutert: „Uns ging es darum, unseren Gerätepark optimal aufzubauen. Einerseits bedarfsgerecht, andererseits budgetschonend. Dem Nutzer stehen noch immer alle Anwendungen, die er benötigt, zur Verfügung. Doch die neue Aufstellung ist effizient, transparent und durch die unternehmensweit einheitlichen Displays auch komfortabel.“ Dank der automatischen Belieferung mit Verbrauchsmaterialien spart Vallourec ebenfalls Zeit und Geld. Die Geräte zeigen den Tonerbestand direkt im Display an, die nötigen Nachbestellungen werden vollautomatisch ausgeführt.

Vallourec succsess story DACH

Lexmark ist ein engagierter Partner: Proaktiv und unermüdlich daran interessiert, neue Lösungen zu entwickeln und den Standard hoch zu halten.

Christoph Schulten Department Manager User & Application Service Management IT EMEA Vallourec Deutschland GmbH

Das Ergebnis

Unsere Druckerlandschaft kann sich sehen lassen – und sie rechnet sich“, fasst Christoph Schulten das Ergebnis der Konsolidierung durch Lexmark zusammen. Die Druckeranzahl wurde im Zuge der Zusammenarbeit um circa 60 % gesenkt, trotzdem findet jeder Mitarbeiter einen anforderungsgerechten Drucker in Reichweite. Darüber hinaus profitieren die Anwender vom Lexmark Druckmanagement. Damit können sie ihre Druckaufträge jederzeit und überall für den Druck freigeben, ob auf dem Desktop-PC, Tablet oder Smartphone. Die Dokumente werden so lange in der Druckerwarteschlange gehalten, bis der Besitzer sie per Authentifizierung in Form des Firmenausweises am Druckgerät freigibt. Zwischenzeitlich bleiben alle vertraulichen Informationen geschützt. Christoph Schulten kommentiert: „Wer kennt das nicht aus dem eigenen Arbeitsalltag: Oftmals erledigen sich Druckaufträge nach einer Weile von selbst. Auf Basis unserer speziellen Druckmanagement-Lösung lassen sich solche Aufträge dann auch ganz unkompliziert wieder löschen. Alle anderen Druckaufträge können zum Beispiel bequem im eigenen Büro angewiesen, dann aber gegebenenfalls erst direkt vor dem Meeting-Raum ausgedruckt werden. Ein spürbarer Komfort – und trotzdem oder vielleicht gerade deshalb sparen wir seit der Einführung gut 35 % an Druckkosten ein.“ Ein weiterer Benefit ist das Toner-Management – das Gerät gibt seinen Toner-Bedarf vollautomatisch und vor allem rechtzeitig weiter. Redundanzen und eine aufwendige Vorratshaltung können damit vermieden werden wie unnötige Wartezeiten. Apropos Wartezeit: Ist ein Gerät einmal defekt, garantiert Lexmark Austausch bzw. Reparatur innerhalb von 48 Stunden. Projektleiter Christoph Schulten freut sich: Trotz des länderübergreifenden Projekts gibt es auf Lexmark Seite nur einen Ansprechpartner, an den er sich mit allen Fragen und Themen wenden kann. Schulten: „Der Support und der Service sind klasse und vor allem proaktiv. Unsere Interessen und weitere Optimierungsmaßnahmen stehen stets im Fokus. Mittlerweile ist unsere Geräteflotte so maßgeschneidert konsolidiert, dass wir künftig eigentlich ‚nur‘ noch in Bezug auf die Stromkosten sparen können. Und dieser Posten“, so ergänzt Schulten augenzwinkernd, „fällt bei einem großen Produktionsbetrieb wie dem unseren kaum ins Gewicht – umso mehr überzeugen uns all die anderen Vorteile, die uns unser Drucker-Fuhrpark bietet.“

Jedes Multifunktionsgerät ist sinnvoll positioniert, clever voreingestellt, flexibel nutzbar und läuft kosteneffizient. Wir sind mit dem Managed-Print-Services-Gesamtpaket, das Lexmark uns bietet, rundum glücklich.

Christoph Schulten
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