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Cinco pasos para realizar evaluaciones eficaces de MPS en grandes empresas

Publicado el 24 de abril de 2014 - Alan Joch 

Una evaluación integral estrechamente ligada a los objetivos empresariales ayuda a asegurar el éxito en los servicios administrados de impresión.

Hay mucho que les gustará a los ejecutivos de los servicios administrados de impresión (MPS). Cuando se ejecutan bien, pueden reducir los costos en todo el entorno de impresión y apoyar procesos empresariales optimizados.

Lamentablemente, no hay garantías de que cada empresa obtendrá todos los beneficios de esta importante estrategia. En última instancia, una serie de factores contribuye al éxito, pero uno de los más importantes se logra desde el mismo comienzo de un proyecto de MPS: la evaluación inicial de los requisitos comerciales y los recursos de impresión de una empresa. Si se pasa por alto este paso, las organizaciones tendrán resultados decepcionantes y un compromiso poco entusiasta de los usuarios finales.

Cinco pasos esenciales pueden ayudar a los gerentes de la empresa a adaptar una solución MPS a sus necesidades, definir los indicadores clave de rendimiento para mantener la estrategia encaminada, y crear un marco para una mejora continua que garantice que los MPS seguirán siendo un recurso valioso durante años.

Paso 1: Definir los objetivos empresariales

Los MPS no deberían ser una solución universal rígida, siempre que las empresas la moldeen a sus requisitos empresariales únicos. Algunos líderes pueden asignar una alta prioridad a ocuparse de áreas no administradas del entorno de impresión, como las impresoras personales redundantes o compras de tóner ad hoc que perjudican las oportunidades de descuentos por volumen. Otros buscan que MPS cumplan con los objetivos de reducción del gasto en los presupuestos de operaciones y aprovechen los ahorros de costos para compras de nuevos equipos. Otros gerentes ven a los MPS dentro de una visión mayor para reducir la dependencia de los documentos en papel y optimizar los procesos empresariales. Los MPS pueden lograr cada uno de estos objetivos, pero solo si las organizaciones y los proveedores de servicios diseñan la solución teniendo en mente los puntos finales correctos. 

Paso 2: Comprender el actual entorno de impresión

La base para MPS efectivos comienza con agregar datos de nuestras principales fuentes. Primero, su proveedor debe ayudarle a reunir estadísticas de fácil acceso acerca de su entorno de impresión, como la cantidad y los modelos de impresoras, máquinas de fax y escáneres. Los volúmenes de impresión y los costos de mantenimiento para cada dispositivo, si están disponibles, así como los datos financieros acerca de los contratos de arrendamiento, también contribuirán a tener una imagen precisa de las operaciones actuales.

Segundo, se debe usar una herramienta de recopilación de datos para explorar la red en busca de dispositivos de salida conectados. En muchos casos, estas herramientas descubrirán hardware adicional no contabilizado en las listas de inventario estándar. Un recuento preciso será clave para identificar costos no administrados y equipos redundantes. Las herramientas de auditoría también trabajan en el tiempo, una semana, un mes o más, según los requisitos de la empresa, para rastrear volúmenes de impresión y mostrar hardware que puede estar subutilizado o exigido al límite de su capacidad.

En tercer lugar, los profesionales de evaluación deben realizar una revisión física del entorno. Dependiendo de la profundidad de la información requerida, las revisiones pueden centrarse en departamentos representativos o abarcar toda la empresa. Además de descubrir dispositivos no conectados a la red, los consultores trazarán la ubicación física de cada equipo de hardware y supervisarán la eficacia de los procesos empresariales en situaciones reales.

Por último, con una imagen del entorno de impresión actual claramente enfocado, los evaluadores deben comparar los costos de mantenimiento y soporte de la empresa con los datos de la industria recopilados por empresas de investigación independientes. La información ayuda a los planificadores a determinar el costo total de propiedad (TCO) para cada componente de hardware en la infraestructura de impresión.

Paso 3: Identificar oportunidades para mejorar

Al alinear los objetivos empresariales con un perfil de TCO, los líderes de la empresa y los socios de evaluación pueden crear un plan de MPS personalizado.

La personalización es clave. Por ejemplo, las estrategias de MPS deben identificar la mejor proporción de impresoras en red a usuarios finales. Si hay muy pocos dispositivos, la productividad cae mientras las personas esperan que finalicen sus trabajos de impresión. Si hay demasiadas impresoras, las organizaciones incurren en costos excesivos por equipos y mantenimiento. Pero si simplemente impone proporciones genéricas, se arriesga a obtener resultados decepcionantes.

Las proporciones adecuadas variarán según el puesto de trabajo así como según la industria. Por ejemplo, los vendedores de tiendas de retail (o menudeo) pueden necesitar más impresoras para mantener altos niveles de servicio al cliente que los operadores de máquinas en las plantas de producción que imprimen órdenes de trabajo al comienzo de un turno. Los socios de evaluación con acceso a puntos de referencia de la industria pueden ayudar a las organizaciones a determinar las proporciones adecuadas, según el tamaño de la empresa, la industria, el proceso empresarial y otros factores.

La recomendación de MPS también determinará cuáles tipos de dispositivos entregarán la mayor rentabilidad, como una impresora multifuncional con fax, fotocopia y escáner para apoyar a un grupo de trabajo administrativo.

Una vez que las partes interesadas acuerdan cómo será el nuevo entorno, los mejores consultores de MPS producirán un informe detallado que describa los equipos y las cantidades exactas que se requieren para cada área de trabajo y la mejor ubicación de los dispositivos para encontrar el equilibrio entre costo y productividad. Con esta información, la empresa puede llevar fácilmente la solución MPS de recomendación a implementación.

Paso 4: Administrar el cambio

Una estrategia de MPS integral puede cambiar fundamentalmente la forma en que las personas trabajan y las herramientas que usan para hacer sus trabajos. La incomodidad con el cambio pueden arruinar incluso los mejores planes de optimización. Una administración del cambio exitosa empieza por comunicar los objetivos descritos en el Paso 1 a todos en la organización, para que los gerentes sénior y los miembros subalternos del personal comprendan los objetivos del plan de MPS y los beneficios que representa. Los socios de evaluación que cuentan con expertos en administración del cambio con experiencia pueden apoyar a los clientes durante todo el proceso y convencer a los empleados reacios al cambio antes de que debiliten el proyecto. 

Paso 5: Prepararse para mejoras continuas

Optimizar una empresa con MPS es un proyecto permanente. Las mejores soluciones implementan herramientas y prácticas para mejo­ras continuas a medida que la empresa crece y cambia con el tiempo.

Los esfuerzos a largo plazo pueden identificar equipos que no cumplen con las políticas de impresión. Algunos ejemplos incluyen dispositivos que no realizan impresión a doble cara de forma predeterminada o no retienen trabajos de impresión hasta que llega el usuario autorizado al dispositivo para liberar la orden. Abordar las excepciones a las políticas como estas puede reducir los recuentos de páginas y los costos asociados. Por ejemplo, retener trabajos de impresión puede disminuir las impresiones abandonadas en un 10% a 20%, de acuerdo con los expertos de la industria.

Los análisis continuos también pueden mejorar la productividad. Cuando se identifican áreas en la organización que producen trabajos inesperadamente grandes, los administradores pueden considerar cambios en los procesos empresariales o ver dónde son necesarias actualizaciones de equipos.

Éxito desde el comienzo

No es ningún secreto que una estrategia de MPS inteligente puede ayudar a acelerar los procesos empresariales y reducir los costos. Una evaluación de expertos aumentará las posibilidades de éxito y se asegurará de que la empresa adopte una solución personalizada para sus necesidades empresariales específicas. 

Alan Joch

Alan Joch 
Escritor de negocios y tecnología, Independiente

Alan Joch ha sido un escritor independiente de negocios y tecnología durante más de una década. Su experiencia incluye virtualización de servidores y escritorios, computación en nube, aplicaciones móviles emergentes, ciberseguridad y TI ecológicas. Sígalo en Twitter @alanallegro 

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