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¿Menos es realmente más? Replantear los servicios administrados de impresión

Publicado el 9 de abril de 2015 - Sharon Apollo 

Las estrategias para “imprimir menos” pasan de la revolución a la evolución a medida que las organizaciones buscan nuevas formas de administrar la información. 

Si miramos atrás, cuando todo estaba en papel, los servicios administrados de impresión (MPS) fueron una solución revolucionaria. En nuestros días, imprimir menos se ha vuelto la rutina. Las personas saben que las impresiones innecesarias desperdician papel, suministros, dinero y tiempo, dañan al medio ambiente y plantean riesgos para la seguridad. ¿Eso significa que el apogeo de los MPS llegó a su fin?

“Muchas empresas ya han aumentado al máximo su eficiencia al optimizar la cantidad de impresoras disponibles y el lugar donde las ubican”, afirma Kyle Farmer, vicepresidente de ventas y marketing de MPS de Lexmark. “Ahora quieren saber qué más pueden hacer con estos dispositivos que también pueden digitalizar documentos y capturar información”.

Muy lejos de llegar a su fin, los MPS están evolucionando junto con la tecnología y los negocios 

En la actualidad, muchas organizaciones están evaluando de qué forma la naturaleza cambiante de los MPS puede proporcionar un creciente rendimiento de la inversión. La visión actual incluye ir más allá de administrar impresoras para optimizar y simplificar los flujos de trabajo y los procesos empresariales mediante la infraestructura de impresión.

“Las organizaciones tiene la oportunidad de reducir costos, aumentar la productividad, aumentar la seguridad y el cumplimiento, y mitigar el riesgo al desarrollar, adquirir o asociarse para obtener nuevas competencias relacionadas con los flujos de trabajo impresos y electrónicos”, señala Holly Muscolino, vicepresidenta de investigación, Soluciones de documentos en la empres de investigación IDC.

La introducción de los servicios administrados de impresión Inteligentes. Los MPS son más inteligentes que antes gracias a cada vez mayores capacidades, aplicaciones y análisis, y pueden ayudar a las personas a optimizar y administrar la infraestructura, y también a simplificar los procesos empresariales en muchas industrias.

Estrategia MPS de compatibilidad con dispositivos multifuncionales

Los dispositivos multifuncionales actúan como un punto de acceso digital para iniciar diversos procesos empresariales específicos de la industria. Las organizaciones de comercio minorista, manufactura, seguros, gubernamentales, de atención de la salud y financieras están implementando servicios administrados de impresión inteligentes. Por ejemplo, las sucursales bancarias pueden beneficiarse de los dispositivos multifuncionales para originar préstamos y abrir cuentas nuevas además de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.

Associated Bank, con sede en Green Bay, Wisconsin, utiliza los servicios MPS de Lexmark y dispositivos multifuncionales para simplificar su proceso de apertura de cuentas nuevas. “Associated abre miles de cuentas al mes”, afirma Paul Ho-Sing-Loy, Vicepresidente sénior y Director de soluciones empresariales. “En el área de depósito de nuestro banco, tenemos más de 100 formularios utilizados en la apertura de una cuenta. Había una tasa de error inaceptable en la tramitación de los formularios que ocasionaba ineficiencias y atrasos. La tecnología de Lexmark nos permitió mejorar nuestra excelencia en el servicio al cliente y mejorar las operaciones de las sucursales”.

Associated está planificando usar esta tecnología para automatizar procesos en otras áreas, como la banca comercial y la administración de patrimonio.

¿En busca de la estructura? 

Con el advenimiento de las tabletas y los teléfonos inteligentes, las personas imprimen cada vez menos por defecto. Por lo tanto, una evolución natural de MPS es ayudar a las organizaciones a administrar otros tipos de contenido. Después de todo, los documentos adoptan muchas formas fuera del papel.

Incluso los servicios MPS inteligentes se transforman para satisfacer las necesidades cambiantes de las organizaciones en muchas industrias, los procesos basados en papel y el contenido no estructurado siguen planteando desafíos diarios. Aunque las organizaciones siguen reduciendo las impresiones, en una investigación de IDC realizada a fines de 2013, los encuestados indicaron que el 55% de todos los documentos que su empresa utilizaba cada día estaban en formato basado en papel en comparación con un formato electrónico.

De acuerdo con Muscolino de IDC, “las organizaciones más maduras realizan una reingeniería de los flujos de trabajo de los documentos para alinearlos con los objetivos empresariales, impulsar nuevos modelos de negocio, transformación empresarial y mejores resultados comerciales”.

Para las organizaciones que ya están automatizando flujos de trabajo, administrar dispositivos se hace cada vez más fundamental debido a que estos dispositivos son componentes esenciales de los flujos de trabajo. En consecuencia, las organizaciones necesitan la visibilidad que MPS ofrece, así como la tranquilidad de trabajar con un socio que asegurará la mayor disponibilidad posible de los dispositivos.

El análisis de los macrodatos impulsan el rendimiento de la inversión de MPS

La explosión del análisis de los macrodatos también ayuda a las organizaciones a obtener la mayor cantidad de beneficios de su dinero en MPS. Con las tendencias avanzadas de análisis, los proveedores pueden capturar más datos y conocer a los clientes mejor, lo que permite a los proveedores identificar mejor las oportunidades de optimización del flujo de trabajo.

Para Farmer de Lexmark, un aspecto emocionante de la evolución de los servicios administrados de impresión es “ayudar a nuestros clientes a hacer crecer su empresa con sus clientes, en lugar de tan solo ayudarlos a reducir costos y crear eficiencias. Cuando eso sucede, construye mayores lealtades y sinergias entre nuestras organizaciones”.

Emparejamiento: encontrar el mejor socio de servicios administrados de impresión

De acuerdo con IDC, una forma en que una organización desarrolla mayores niveles de madurez en la administración de impresiones y documentos (PDM) es en asociación con un proveedor de servicios administrados de impresión y documentos. La subcontratación de las iniciativas de PDM sigue creciendo. De hecho, IDC proyecta que el mercado total de EE. UU. de servicios administrados de impresión y documentos crecerá de $5.700 millones en 2013 a $7.700 millones en 2018.

Si su organización ha maximizado su infraestructura de servicios administrados de impresión, considere los beneficios adicionales de dar el siguiente paso. Con un socio de MPS que escucha sus necesidades, aplica la tecnología de una forma específica para la industria y utiliza un enfoque de implementación planificado y progresivo, le sorprenderán todas las formas en que sus iniciativas PDM pueden evolucionar. 

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Sharon Apollo 
Escritora de negocios de marketing, Lexmark, Intl.

Sharon es una escritora de negocios de marketing que se concentra principalmente en servicios administrados de impresión. Su trayectoria profesional incluye trabajar como redactora para una agencia de marketing automotriz, una empresa de software y un importante minorista. También tiene experiencia como escritora e instructora de educación superior.

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