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Cinco pasos para realizar evaluaciones de servicios MPS eficaces en grandes empresas

Publicado el 24 de abril de 2014 - Alan Joch 

Una evaluación completa estrechamente vinculada a los objetivos de negocio ayuda a garantizar el éxito de Managed Print Services.

Hay muchos aspectos de Managed Print Services (MPS) que les gustarán a los ejecutivos. Bien ejecutados, pueden reducir costes en todo el entorno de impresión y contribuir a optimizar los procesos de negocio.

Por desgracia, no hay garantías de que toda empresa obtenga recompensa por aplicar esta importante estrategia. Numerosos factores contribuyen al éxito, pero uno de los más importantes se presenta al inicio mismo de un contrato de servicios MPS: la evaluación inicial de los requisitos de negocio y de los recursos de impresión actuales de la empresa. Las empresas que se saltan este paso se arriesgan a encontrarse con resultados insatisfactorios y clientes finales que contratan sin convencimiento.

Los cinco pasos fundamentales pueden ayudar a los directivos de empresas a elaborar una solución de MPS a medida de sus necesidades, definir indicadores clave de rendimiento para no desviarse de la estrategia y crear un marco de mejora continua que garantice que los servicios MPS sigan siendo un recurso valioso durante años.

Paso 1: Definir los objetivos empresariales

Los servicios MPS no deberían ser una solución rígida de modelo único, ya que las empresas pueden conformarlos de acuerdo a los requisitos únicos de su negocio. Algunos líderes pueden dar una elevada prioridad al abordaje de problemas en áreas poco gestionadas del entorno de impresión, como las impresoras personales redundantes o las compras de tóner ad hoc, que reducen las oportunidades de obtener descuentos por volumen. Otros miran a los servicios MPS para alcanzar objetivos de reducción del gasto en los presupuestos y aprovechar ahorros de costes en las compras de nuevos equipos. Otros directivos ven los servicios MPS dentro de una visión más general para reducir la dependencia de los documentos en papel y optimizar los procesos empresariales. Los servicios MPS pueden lograr todos estos objetivos, pero únicamente si las organizaciones y los proveedores de servicios diseñan una solución que incluya los terminales adecuados. 

Paso 2: Comprender el entorno de impresión actual

La base para unos servicios MPS eficaces consiste en agregar datos procedentes de cuatro fuentes principales. En primer lugar, su proveedor debería ayudarle a recopilar estadísticas disponibles sobre su entorno de impresión, como el número y los modelos de las impresoras, las máquinas de fax y los escáneres. Los volúmenes de impresión y los costes de mantenimiento de cada dispositivo, si están disponibles, así como los datos financieros de los contratos de arrendamiento, también contribuirán a obtener una imagen precisa de sus operaciones actuales.

En segundo lugar, debe usarse una herramienta de recopilación de datos para buscar en la red dispositivos de impresión conectados. En muchos casos, estas herramientas descubrirán hardware adicional que no estaba incluido en las listas de inventario estándar. Es vital realizar un recuento preciso para identificar costes no gestionados y equipos redundantes. Las herramientas de auditoría también pueden trabajar durante un tiempo —una semana, un mes o más, dependiendo de los requisitos de la empresa— para controlar los volúmenes de impresión y detectar hardware que pueda estar infrautilizado o al límite de su capacidad.

En tercer lugar, los profesionales que llevan a cabo la evaluación deberían realizar una revisión física del entorno. Dependiendo de lo detallado de la información requerida, las visitas pueden centrarse en los departamentos representativos o abarcar toda la empresa. Además de detectar dispositivos no conectados a la red, los asesores cartografían la ubicación física de cada dispositivo de hardware y supervisan la efectividad de los procesos empresariales en condiciones reales.

Por último, con una imagen clara del entorno de impresión actual en mente, los asesores deberán comparar los costes de mantenimiento y asistencia de la empresa con datos sectoriales recopilados por empresas independientes de investigación de mercados. La información ayuda a los planificadores a determinar el coste total de la propiedad (CTP) real de cada componente de hardware en la infraestructura de impresión.

Paso 3: Identificar oportunidades de mejora

Alineando los objetivos de la empresa con un perfil de CTP, los líderes de la empresa y los socios asesores pueden trazar un plan de servicios MPS a medida.

La personalización es fundamental. Por ejemplo, las estrategias de MPS deben identificar las mejores proporciones de impresoras de red y usuarios finales. Si hay demasiado pocos dispositivos, la productividad cae porque el personal debe esperar a que se terminen sus trabajos de impresión. Si hay demasiadas impresoras, las organizaciones incurrirán en gastos de equipos y mantenimiento excesivos. Pero si simplemente impone proporciones genéricas de dispositivos y usuarios, se arriesgará a obtener resultados decepcionantes.

Las proporciones correctas varían tanto en función de las tareas que se realizan como del sector. Por ejemplo, los comerciales en showrooms de retail pueden necesitar más impresoras para mantener un alto nivel de atención al cliente que los operarios de máquinas en la planta de una fábrica, que solo imprimen un pedido de trabajo al comienzo de cada turno. Los socios asesores con acceso a comparativas sectoriales pueden ayudar a las organizaciones a determinar las proporciones adecuadas basándose en el tamaño de la empresa, el sector, el proceso de negocio y otros factores.

En la recomendación de servicios MPS también se incluirá qué tipos de dispositivos ofrecen una mayor rentabilidad, por ejemplo una impresora multifunción con funciones de fax, copia y digitalización para dar servicio a un grupo de trabajo administrativo.

Una vez los interesados se pongan de acuerdo acerca del nuevo entorno, los mejores consultores de servicios MPS elaboran un informe detallado en el que se indican exactamente los equipos y cantidades necesarios para cada área de trabajo y la ubicación óptima de los dispositivos para equilibrar los costes y la productividad. Con esta información, la empresa puede pasar fácilmente de la recomendación a la implementación de la solución de MPS.

Paso 4: Gestionar el cambio

Una estrategia completa de servicios MPS puede cambiar profundamente la forma de trabajar de los empleados y las herramientas que usan para llevar a cabo sus tareas. La resistencia al cambio puede echar a perder hasta los mejores planes de optimización. Una gestión del cambio de éxito empieza por comunicar los objetivos descritos en el paso 1 a todos los miembros de la organización, de forma que tanto los directivos como los miembros más recientes de la plantilla comprendan los objetivos del plan de MPS y las ventajas que aporta. Los socios asesores que cuenten con expertos en gestión del cambio pueden apoyar al cliente durante todo el proceso y ganarse a los empleados con más aversión al cambio antes de que lastren el proyecto. 

Paso 5: Prepararse para la mejora continua

Optimizar una empresa con servicios MPS es un proyecto continuado. Las mejores soluciones implementan herramientas y prácticas para la mejora continua a medida que la empresa crece y cambia con el tiempo.

Los esfuerzos a largo plazo pueden identificar equipos que no se adhieren a las políticas de impresión. Por ejemplo, dispositivos que no imprimen a doble cara por defecto o que no retienen los trabajos de impresión hasta que el usuario autorizado llega al dispositivo para desbloquear el pedido. Abordar excepciones a las políticas como estas puede reducir el volumen de páginas y los costes asociados. Por ejemplo, retener los trabajos de impresión puede reducir las impresiones abandonadas de un 10 a un 20 %, según expertos del sector.

Los análisis continuos también pueden mejorar la productividad. Detectando ámbitos de la organización que producen trabajos desproporcionadamente grandes, los administradores pueden plantearse cambios en los procesos de negocio o ver dónde se necesitan equipos más grandes.

Éxito desde el primer momento

No es un secreto que una estrategia de servicios MPS puede ayudar a acelerar los procesos de negocios y a reducir costes. Una asesoría experta aumentará las posibilidades de éxito y garantizará que la empresa adopte una solución personalizada para sus necesidades de negocio concretas. 

Alan Joch

Alan Joch 
Escritor especialista en empresa y tecnología, Independiente

Alan Joch es escritor independiente especialista en empresa y tecnología desde hace más de una década. Es experto en virtualización de servidores y equipos de sobremesa, informática en la nube, aplicaciones móviles emergentes, ciberseguridad y tecnologías verdes
. Sígale en Twitter @alanallegro 

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