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¿Es cierta la máxima que reza "Menos es más"? Reinventando los servicios de impresión gestionados

Publicado el 9 de abril de 2015 - Sharon Apollo 

Las estrategias para “imprimir menos” pasan de la revolución a la evolución a medida que las organizaciones buscan formas nuevas de gestionar la información. 

En los tiempos cuando todo estaba en papel, Managed Print Services (MPS) era una solución revolucionaria. Hoy en día, imprimir menos se ha convertido en rutina. La gente sabe que imprimir innecesariamente es un desperdicio de papel, consumibles, dinero y tiempo, perjudica al medio ambiente y representa riesgos de seguridad. ¿Significa esto que ya ha pasado el apogeo de los servicios MPS?

«Muchas empresas ya han maximizado su eficiencia optimizando el número de impresoras disponibles y su ubicación», dice Kyle Farmer, vicepresidente de ventas y marketing de Lexmark MPS. «Ahora quieren saber qué más pueden hacer con estos dispositivos que además digitalizan documentos y capturan información».

Lejos de haber dejado atrás su momento, los servicios MPS están evolucionando junto con la tecnología y el negocio 

Ahora muchas organizaciones están evaluando cómo la naturaleza cambiante de los servicios MPS puede proporcionar una mayor rentabilidad. La visión actual incluye mirar más allá de la administración de las impresoras para optimizar y agilizar flujos de trabajo y procesos administrativos mediante la infraestructura de impresión.

«Las organizaciones tienen la oportunidad de reducir costes, aumentar la productividad, mejorar la seguridad y la conformidad normativa, así como mitigar los riesgos desarrollando, adquiriendo o asociándose para obtener nuevas destrezas relacionadas con los flujos de trabajo tanto impresos como electrónicos», afirma Holly Muscolino, vicepresidente de Investigación y soluciones documentales en la empresa de investigación IDC.

Adopte los servicios Managed Print Services inteligentes Los servicios MPS son más inteligentes que nunca gracias a su aumento de capacidades, aplicaciones y análisis, y son capaces no solo de ayudar a las personas a optimizar y administrar su infraestructura, sino también a agilizar procesos administrativos fundamentales en muchos sectores.

Los productos multifunción contribuyen a la estrategia de MPS

Los productos multifunción (MFP) actúan como rampa digital para el lanzamiento de diversos procesos administrativos específicos de cada sector. Organizaciones de los sectores de retail, fabricación, seguros, organismos oficiales, sanidad y financieros están desarrollando servicios Managed Print Services inteligentes de formas innovadoras y muy beneficiosas. Por ejemplo, las sucursales bancarias pueden beneficiarse de los MFP a la hora de formalizar préstamos y abrir cuentas nuevas, así como de gestionar recibos y cuentas por pagar.

Associated Bank, sita en Green Bay (Wisconsin, EE. UU.), usa los servicios MPS y productos multifunción Lexmark para optimizar su proceso de apertura de cuentas nuevas. «Associated abre miles de cuentas cada mes», dice Paul Ho-Sing-Loy, vicepresidente senior y director de Soluciones de negocio. «En el departamento de Depósitos de nuestro banco tenemos más de 100 formularios que se usan para abrir una cuenta. Durante la tramitación de los formularios se producía un número de errores inaceptable, lo que daba como resultado ineficiencias y retrasos. La tecnología de Lexmark nos permitió potenciar la excelencia en nuestra atención al cliente y mejorar las operaciones en sucursales».

Associated está planeando utilizar esta tecnología para automatizar procesos en otros ámbitos, como la banca comercial y la gestión patrimonial.

¿Buscando estructura? 

Con la llegada de las tabletas y los smartphones, cada vez se imprime menos. Por eso para los servicios MPS es una evolución natural ayudar a las organizaciones a gestionar otros tipos de contenido. Al fin y al cabo, los documentos existen en muchas formas, además del papel.

Incluso ahora que los servicios MPS inteligentes se transforman para satisfacer las necesidades cambiantes de las organizaciones en muchos sectores, los procesos en papel y el contenido sin estructura todavía presentan desafíos cada día. Aunque las organizaciones siguen reduciendo la impresión, en un estudio elaborado por IDC a finales de 2013 los encuestados indicaron que el 55 % de los documentos que su empresa usaba cada día estaban en papel, no en formato electrónico.

Según Muscolino, de IDC, «Las organizaciones con más experiencia reestructurarán sus flujos de trabajo de impresión y documentación para alcanzar sus objetivos de negocio, con lo que impulsarán nuevos modelos de negocio, transformarán la empresa y mejorarán sus resultados».

Para las organizaciones que ya están automatizando flujos de trabajo, administrar los dispositivos se vuelve todavía más importante, porque estos dispositivos son componentes esenciales de dichos flujos. Consecuentemente, las organizaciones necesitan la visibilidad de la flota que les proporcionan los servicios MPS, así como la tranquilidad de trabajar con un socio que garantice la máxima disponibilidad posible de los dispositivos.

Los análisis de Big Data impulsan la rentabilidad de los servicios MPS

La explosión del análisis de Big Data también ayuda a las organizaciones a extraer el máximo beneficio de sus inversiones en servicios MPS. Con el avance de las tendencias de análisis, los proveedores pueden capturar más datos y conocer mejor a sus clientes, lo que les permite detectar con más precisión las oportunidades de optimización de los flujos de trabajo.

Para Farmer, de Lexmark, un aspecto emocionante de la evolución de los servicios MPS es «ayudar a nuestros clientes a expandir su negocio con sus clientes, en lugar de simplemente ayudarles a reducir costes y desarrollar su eficiencia. Cuando esto ocurre, fomenta una mayor lealtad y sinergia entre nuestras organizaciones».

Búsqueda de pareja: cómo encontrar el mejor proveedor de servicios MPS

Según IDC, una forma en la que una organización puede desarrollar un mayor nivel de madurez en la administración de la impresión y la documentación (PDM) es asociarse con un proveedor de servicios de impresión y documentación administrados. La externalización de las iniciativas de PDM sigue creciendo. De hecho, IDC calcula que el mercado total de servicios de impresión y documentación administrados en los EE. UU. crecerá de 5700 millones de dólares en 2013 a 7700 millones de dólares en 2018.

Si su organización ha maximizado su infraestructura de servicios MPS, piense en los beneficios extra que supondría dar el siguiente paso. Con un socio de servicios MPS que escuche sus necesidades, aplique la tecnología de forma específica para su sector y use un planteamiento de implementación planificado y por fases, le sorprenderán todas las formas que sus iniciativas de PDM pueden adoptar. 

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Sharon Apollo 
Escritora de temas de marketing, Lexmark, Intl.

Sharon es una escritora de temas de marketing especializada en Managed Print Services. Su historial profesional incluye trabajos como escritora para una agencia de marketing para automoción, una empresa de software y un gran distribuidor. También tiene experiencia como escritora y profesora en educación superior.

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