Managed Print Services: Evaluación para progresar

Publicado el 21 de noviembre de 2016 - Tyler Martin

Todo el mundo sabe que para alcanzar cualquier objetivo es importante tener un punto de partida claro. A veces ese punto de partida es fácil de determinar, por ejemplo subirse a una báscula antes de ponerse a dieta. Naturalmente, las circunstancias y los objetivos pueden cambiar, lo que exigiría empezar de nuevo a mitad de camino. El peso de una persona es un ejemplo perfecto, porque puede fluctuar para todo tipo de razones. No es estático.

Lo mismo es aplicable a su empresa y a sus servicios de impresión gestionados. ¿Está todo igual que hace un año? Es poco probable. Probablemente hayan cambiados los números de la plantilla. Puede que haya abierto o cerrado una oficina. Quizá esté usando nuevos procesos de negocio o tecnologías. 

Cambiar fuerza de trabajo y puesto de trabajo

He aquí algo más sobre lo que pensar: ¿tiene a más empleados trabajando desde casa al menos varios días a la semana o incluso en remoto todo el tiempo? Muchas organizaciones están creando espacios de trabajo flexibles donde los empleados no tienen cubículos ni despachos asignados. Esto incluye lo que se conoce como “hoteling”, por el cual los empleados temporales reservan el espacio de escritorio en función de sus necesidades. Estas opciones son cada vez más populares entre los trabajadores de hoy en día. Según GlobalWorkplaceAnalytics.com:

  • el 50 % de la fuerza laboral estadounidense tiene un trabajo compatible con el teletrabajo, siquiera parcialmente, y aproximadamente entre el 20 y el 25 % de la fuerza laboral teletrabaja con cierta frecuencia.
  • Del 80 al 90 % de la fuerza laboral estadounidense afirma que le gustaría teletrabajar, al menos parte de la jornada. De dos a tres días por semana parece ser lo ideal, ya que permite conciliar el trabajo concentrado (en casa) y el colaborativo (en la oficina).
  • Empresas del Fortune 1000 de todo el mundo están reformando por completo su espacio basándose en el hecho de que los empleados ya son móviles. Diversos estudios muestran repetidamente que no se encuentran en su mesa del 50 al 60 % del tiempo.

Going mobile

«Los dispositivos móviles están transformando la productividad de las empresas. Para muchos, el lugar de trabajo ya no se define como la oficina tradicional; los empleados acceden hoy a las aplicaciones, a los datos y a los servicios corporativos desde diversos dispositivos y desde diferentes ubicaciones a diario», dice Louella Fernandes, directora asociada de servicios y soluciones de impresión en Quocirca. «Con una plantilla movilizada, las empresas tienen que asegurarse de que los empleados tengan el mismo acceso a las aplicaciones corporativas que tendrían en su escritorio, al mismo tiempo que protegen los datos delicados. Un ámbito que necesita un mejor control, que todavía tiene que ponerse las pilas con respecto a la experiencia de escritorio, es la impresión.»[1]

En consecuencia, las empresas necesitan desplegar soluciones de administración de la impresión que les permitan imprimir fácilmente desde cualquier lugar.

Todos estos factores —y otros— afectan a sus operaciones cotidianas, por ejemplo en el número y tipo de impresoras y productos multifunción (MFP) que tiene, frente al que realmente satisfaría las necesidades de su empresa actualmente. Si su plantilla trabaja cada vez más tiempo en remoto, su entorno de oficina tendrá que reconfigurarse y su flota optimizada será distinta de la de una empresa que está incorporando más empleados que trabajan en la oficina.

Así, incluso si ya le han hecho una evaluación de servicios de impresión gestionados y supone que su flota está optimizada, puede que le sorprenda lo que podría descubrir, y cómo podría beneficiarse del hallazgo. Piense si realmente lo sabe todo acerca de su flota y cómo ha cambiado su empresa desde la última vez que la evaluó.

La evaluación es vital

Puede que no dedique mucho tiempo a pensar sobre la evaluación, pero debería ser una parte vital de todo compromiso en curso con servicios MPS. Una estrategia sensata de MPS comprende una evaluación integral de las operaciones de impresión actuales para crear una base sólida que posibilite unos procesos empresariales que permitan reducir costes en todo el entorno de impresión y documentación. Optimizar su entorno de impresión —para incluir la ubicación apropiada de los productos multifunción (MFP)— es un paso importante tanto para reducir papel como para mejorar los procesos de la empresa. No obstante, puede resultar tentador saltarse el paso de la evaluación si cree que le llevará demasiado tiempo o si supone que ya tiene controlado lo que existe en su entorno de impresión. Vuelva a pensárselo.

«En nuestra experiencia, las organizaciones subestiman el tamaño de su flota de impresión hasta en un 45 %», afirma John Salsman, director de Servicios profesionales para Norteamérica en Lexmark. «Este número varía algo según el sector y sobre todo si el entorno ya está gestionado por un proveedor de servicios MPS. No obstante, rara vez damos con organizaciones que tengan una imagen completa y precisa de su flota».

Esta falta de visibilidad equivale a unos gastos y un esfuerzo potencialmente innecesarios. Una evaluación profesional crea sintonía entre el cliente y el proveedor. Básicamente, el proceso fuerza a tomar decisiones y establece prioridades para el proyecto en general.

Además, garantiza el camino más rápido a la implementación. Si traza planes de implementación basándose en lo que cree que sabe acerca de su flota —solo para darse cuenta después de que sus cálculos son errados—, corre el riesgo de hacer una implementación pesada y lenta.  Esto, naturalmente, le cuesta valioso tiempo y dinero.

Pregunte a los proveedores de servicios MPS por su experiencia en evaluaciones

Para sacar todo el provecho a los servicios de impresión gestionados, asegúrese de que su proveedor tenga una dilatada experiencia en evaluaciones. Puede comparar los proveedores entre sí haciendo preguntas como estas:

  1. ¿Cómo va a realizar la evaluación? y ¿son expertos en su sector?
  2. ¿Cuántas evaluaciones ha realizado (en general y en su sector)?
  3. ¿Son los documentos de evaluación específicos para su organización y reflejan los conocimientos y las tendencias del sector? 
  4. ¿Cómo de exhaustiva es la evaluación? 
  5. ¿Cómo arrojará luz el proceso de evaluación sobre los requisitos únicos de cada parte de su organización?
  6. ¿Cómo proporcionan asistencia a los entornos de trabajo nuevos y a los empleados con movilidad?
  7. ¿Qué tipos de herramientas de recolección de datos y bases de datos usan?
  8. ¿Cómo asignan a los consultores a su organización? ¿Proporcionan conocimientos verdaderamente expertos?
  9. ¿Pueden escalar rápidamente para asumir el proyecto en su empresa, independientemente del tamaño o la complejidad?

[1] Quocirca, The Mobile Print Enterprise, 2015, de Louella Fernandes y Rob Bamforth

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Tyler Martin
Director de Global MPS Marketing, 
Lexmark, Intl.

Tyler es responsable de capacitación para ventas y comunicación de Managed Print Services, y ofrece la propuesta de valor de Lexmark en toda la gama de hardware, software y servicios. Se unió a Lexmark en 2005 y ha ocupado diversos cargos, incluido el de gestor bancario del sector global, director de prácticas de gestión de contenidos, especialista en soluciones empresariales y asesor en el sector minorista. 

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