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¿Está preparado para conocer el enfoque tecnológico de Managed Print Services?

Publicado el 18 de agosto de 2016 - Tyler Martin

La definición de Managed Print Services es, en palabras simples, la siguiente: Servicios que ofrece un proveedor externo para optimizar o administrar la impresión de documentos de una empresa. Esto parece ser algo muy claro. Sin embargo, la manera en que un proveedor externo preste este servicio puede tener un gran impacto en los resultados. 

Muchos proveedores confían en gran medida en su amplio equipo de técnicos de mantenimiento para poder prestar Managed Print Services (MPS). Esto significa que, si algo no funciona, los debe llamar. Y ellos lo arreglan. Al contar con una gran cantidad de técnicos bien distribuidos, demoran muy poco en enviar a alguien. Aunque un enfoque basado en la mano de obra funciona, crea molestos retrasos e interrupciones para usted, el personal y los usuarios. Normalmente, para tomar una medida correctiva, primero debe experimentar una falla. Debe esperar que llegue el técnico y que pueda arreglar el problema en el primer intento. Con este enfoque, el proceso se inicia después que el dispositivo presente un problema. 

El sistema detecta los problemas potenciales

Sin embargo, con un enfoque tecnológico, el proceso se inicia antes de que el dispositivo presente un problema. El sistema detecta los posibles problemas e inicia automáticamente solicitudes de mantenimiento, para que los usuarios no deban preocuparse por crear una incidencia ni de llamar al servicio de asistencia. Esa es una de las ventajas de un sistema que confía más en la tecnología que en la mano de obra.

“Este enfoque ha demostrado ser muy exitoso. Al administrar nuestro hardware de manera activa, Lexmark predice las fallas antes de que se produzcan y resuelve rápidamente los problemas”, afirma un gerente de tecnología de una gran empresa minorista internacional. “Esto aumenta la disponibilidad de la tienda, que para nosotros es la medida clave. Lexmark puede programar las actividades de los ingenieros de modo que no sean reactivas, para que puedan resolver más rápido los problemas que afecten a la tienda".

Además, con un enfoque basado en la mano de obra, la generación de informes puede resultar problemática. Si depende de procesos manuales para actualizar el estado del dispositivo y registrar las interacciones, existe el riesgo considerable de que se produzcan errores, y de generar informes y facturaciones inexactos. Estos problemas se magnifican si la empresa opera en más de un país, ya que muchos proveedores utilizan sistemas y procesos diferentes alrededor del mundo. En resumen: un enfoque de MPS basado en la mano de obra deja muchas lagunas que solo puede resolver el enfoque tecnológico.

Más allá de la recopilación de datos

Quizás lo más importante sea que se pierde la capacidad de aprovechar la buena extracción de datos que se produce cuando los datos de la flota se recopilan en un sistema único basado en la tecnología. La flota contiene volúmenes de datos que pueden ser extremadamente valiosos para mejorar el flujo de trabajo y los procesos basados en papel. Así que, se puede estar perdiendo información importante, según el enfoque que utilice el proveedor de Managed Print Services.

La clave es la capacidad para capturar E interpretar millones de puntos de datos sobre dispositivos administrados de impresión. En Lexmark, gracias a nuestro sistema global único y a nuestro enfoque tecnológico, eso es exactamente lo que hacemos. 

De acuerdo con la empresa de análisis IDC: “Los análisis de datos también se convertirán en un diferenciador clave para los proveedores que deseen ampliar los servicios administrados de impresión y documentos (MPDS, por sus siglas en inglés) a áreas que lidien con un mayor valor empresarial estratégico. Aprovechar el análisis de datos ofrecerá ventajas a corto plazo en áreas como capacidades de servicios predictivas y preventivas, lo que creará modelos de prestación de servicios más rentables y eficaces. A largo plazo, sin embargo, el análisis de datos se convertirá en algo crucial a medida que la Internet de las Cosas (IoT, por sus siglas en inglés) gane mayor presencia, y las soluciones de MPDS se puedan aprovechar para mejorar la inteligencia empresarial e impulsar los resultados”.[1]

Obtenga valiosa información de la Internet de las cosas

Con los sofisticados dispositivos conectados de hoy en día, es razonable esperar que su proveedor de MPS le ofrezca un enfoque preciso y holístico de su conjunto de dispositivos, y que actúe eficazmente para reducir o eliminar las interrupciones. Piense en todos los dispositivos de hoy en día que tienen sensores, software y que pertenecen a una red que forma parte de una IoT cada vez más grande. Los análisis que se logran con los sensores inteligentes permiten a las empresas ofrecer servicios que marcan la diferencia con la competencia.

“Los proveedores de impresión se encuentran bien posicionados para aprovechar las oportunidades que IoT ofrece al ecosistema de documentos, para administrar de manera proactiva y preventiva no solo periféricos (como impresoras, escáneres o pantallas), sino que también otros terminales dentro de un ecosistema de IoT cada vez más amplio,” expresó Arianna Valentini, analista de investigación sénior del programa para la transformación de la industria de impresión de IDC. “Además, pueden permitir flujos de trabajo empresariales más inteligentes, al aprovechar el ecosistema más amplio de IoT”.[2]

Preguntas importantes para el proveedor de MPS

Para aprovechar el enfoque tecnológico de Managed Print Services, asegúrese de hacer preguntas como estas al proveedor de MPS:

1.      ¿Cómo incorpora IoT en el servicio?

2.      ¿Cómo me puede ayudar a demorar menos en actividades relacionadas con la impresión?

3.      ¿Cuál es el porcentaje de arreglo del problema en el primer intento?

4.      ¿Con cuánta frecuencia pueden resolver problemas antes de que mis dispositivos presenten fallas?

5.      ¿Con cuánta frecuencia pueden resolver problemas sin tener que enviar a un técnico de servicio?

6.      ¿Puedo ver las métricas de rendimiento en tiempo real?

7.      ¿Puedo ver la información global de la flota de dispositivos en un solo panel de control?

8.      ¿Cómo reducen el número de intervenciones en los dispositivos de impresión?

9.      ¿Qué tipo de datos recopilan de la flota de dispositivos?

10.    ¿Cómo beneficiarán estos datos a mi empresa?

 

[1] Worldwide and U.S. Managed Print and Document Services and Basic Print Services Forecast, 2016–2020, de Robert Palmer, Holly Muscolino, mayo de 2016, n.º de documento US40183716

[2] Internet of Things Opportunities for Transforming the Document Solutions Ecosystem, de Arianna Valentini y Angèle Boyd, agosto de 2015, n.º de documento 258161

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Tyler Martin
Director de marketing mundial de MPS, 
Lexmark, Intl.

Tyler es responsable de la implementación de ventas y comunicación de Managed Print Services, y ofrece la propuesta de valor de Lexmark en toda la gama de productos de hardware, software y servicios. Se incorporó a Lexmark en 2005 y ha ocupado diversos cargos, entre los que se encuentran gerente mundial bancario del sector industrial, director de prácticas de administración de contenido, especialista en soluciones empresariales y asesor en la industria minorista. 

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