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L'université Mount Royal choisit les IMF de Lexmark et la solution Commande d'impression

Mount Royal University

Lexmark aide l'université Mount Royal à réduire sa consommation de papier de plus de 330 000 feuilles et réduit les coûts d'impression de 14 p. cent, tout en adhérant aux initiatives de viabilité environnementale de l'organisation.

L'organisation

Fondée en 1910, l'université Mount Royal exploite trois campus et un budget annuel de presque 200 millions de dollars. L'institution compte 14 175 étudiants et environ 2400 employés à temps plein ou à temps partiel.

Le défi

La location à long terme des imprimantes multifonctionnelles (IMF) de l'université Mount Royal tirant à leur fin, l'institution souhaitait remplacer 110 appareils vieillissants par de nouveaux, dont la technologie devait désormais atteindre cinq objectifs clés. « Les objectifs étaient de maximiser la disponibilité des appareils, rehausser la productivité des utilisateurs, réduire les coûts d'exploitation et d'entretien, réduire l'impact environnemental, et favoriser une relation étroite avec le constructeur des appareils et son détaillant pour fournir le soutien », explique Mike Reed, directeur des services d'affaires et du détail à l'université Mount Royal. « Nous étions particulièrement intéressés à trouver une solution par laquelle les utilisateurs consommeraient moins de papier, en n'imprimant que ce qui était vraiment nécessaire. »

Pour évaluer les produits et les solutions, l'université a publié un Appel d'intérêt. « Il était important pour nous de connaître les entreprises intéressées à faire affaire avec nous », ajoute Reed. Selon les résultats, quatre fabricants ont été invités à soumettre des propositions formelles. Trois finalistes furent retenus. Reed note que le matériel proposé par chacun des fabricants comporte des caractéristiques similaires.

La principale différence dans les propositions n'était pas du côté des produits, mais du côté des entreprises elles-mêmes et de leur désir de faire affaire avec l'Université. « L'offre financière de Lexmark était la plus solide et la plus souple, parce qu'elle nous permettait d'ajouter des appareils à notre bail au gré de la croissance de nos besoins. » Lexmark s'est également différenciée en proposant que la fourniture et le soutien sur place soient effectués par PrinterWorks West, un fournisseur de solutions en Alberta jouissant d'une solide réputation.

La solution

Après l'analyse des propositions des finalistes et des essais de validation, l'université Mount Royal a choisi la technologie des IMF et les solutions connexes de Lexmark, le tout fourni par PrinterWorks West. Dans ses efforts pour atteindre la viabilité environnementale, l'université Mount Royal a remarqué l'engagement de Lexmark et ses solutions spécifiques pour réduire la consommation de papier. « Toutes les entreprises font vraiment mieux en ce qui a trait à la viabilité, mais nous avons été particulièrement impressionnés par l'engagement de Lexmark à minimiser l'impact environnemental dans toute sa chaîne d'approvisionnement du début jusqu'à la fin, incluant le recyclage en fin de vie. »

Une composante clé de cet engagement consiste dans la solution Commande d'impression, qui place les tâches d'impression dans une file d'attente, et les imprime seulement après que l'utilisateur ne se soit déplacé à l'imprimante pour y insérer sa carte d'identification. « Nous avons été impressionnés par la solution Commande d'impression de Lexmark », déclare Reed. « Elle donne aux utilisateurs la possibilité de se demander s'ils doivent vraiment imprimer ce document, et nous fournit un moyen subtil mais puissant de modifier l'attitude tenace chez les utilisateurs de considérer l'appareil comme leur 'appartenant'. » En éliminant le laps de temps entre l'impression et le ramassage du document imprimé, la solution Commande d'impression assure que les tâches d'impression oubliées ne s'empilent pas, ce qui évite le gaspillage de papier et de toner. Les tâches qui ne sont pas imprimées dans un délai spécifié sont automatiquement supprimées de la file d'attente et ne sont jamais imprimées.

Parce que les baux actuels arrivaient à terme, la période d'installation de plus de 100 IMF s'amenuisait rapidement. Pour assurer que l'Université n'allait pas être bientôt privée de la capacité d'imprimer, de copier, de numériser et de télécopier, Lexmark mit les bouchées doubles pour réunir les stocks et satisfaire à toutes les échéances de livraison. « Lexmark a collaboré avec notre détaillant local pour s'assurer que tout l'équipement soit disponible dans le délai le plus court possible, de la négociation du contrat à la mise en oeuvre », poursuit Reed. « Ils ont mis à contribution leurs réseaux de distribution dans toute l'Amérique du Nord pour nous assurer la fourniture des appareils. »

Les résultats

Avec l'achèvement prochain de l'installation des appareils dans ses installations existantes et dans deux projets d'expansion majeurs, l'université Mount Royal a déjà pu réduire substantiellement sa consommation de papier. Au cours de sa première année d'exploitation, la solution Commande d'impression de Lexmark a pu supprimer des milliers de tâches d'impression non réclamées des file s'attente, pour une économie totale de 332 000 feuilles de papier.

La disponibilité des appareils est améliorée. Les IMF de Lexmark consomment moins d'électricité que les anciens appareils remplacés. Grâce à la solution Commande d'impression de Lexmark, les utilisateurs impriment moins et ont accepté l'idée d'utiliser une carte d'identification pour valider leur impression. En plus de fournir un logiciel qui effectue un suivi de l'utilisation, les ingénieurs de Lexmark ont développé un logiciel pour Mount Royal qui fournit également un suivi spécifique de l'impression couleur. Grâce à une réduction de la consommation de papier, de toner et d'électricité—en majeure partie par l'utilisation de la solution Commande d'impression de Lexmark—et des coûts d'entretien réduits, les dépenses générales d'impression de l'Université ont été réduites de 14 p. cent.

« Lexmark a atteint tous les objectifs établis au départ. Nous connaissions l'excellente réputation de Lexmark. Nous savions qu'il s'agissait d'une grande société et n'étions pas inquiets », conclut Reed.

Les universités, grandement conscientisées par leur corps professoral et leurs étudiants, sont devenus des chefs de file en sensibilité environnementale. En adoptant des solutions d'impression de Lexmark viables, recyclables et sensibles à l'environnement qui visent à réduire l'utilisation du papier et la consommation électrique, l'université Mount Royal continue à faire valoir l'un de ses principes fondamentaux : Une vie changée aujourd'hui, une vie à changer demain.