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Cinq étapes pour évaluer efficacement les services gérés d’impression dans les grandes entreprises

Publié le 24 avril 2014 – Alan Joch 

Une évaluation complète étroitement liée aux objectifs opérationnels favorise la réussite des services gérés d’impression.

Les services gérés d’impression (SGI) offrent de nombreux avantages aux gestionnaires. Lorsqu’ils sont adéquats, ils peuvent réduire les coûts de l’environnement d’impression et contribuer à l’optimisation des processus opérationnels.

Malheureusement, rien ne garantit que toutes les entreprises bénéficieront pleinement des avantages de cette importante stratégie. Parmi les différents facteurs qui contribuent à la réussite, l’un des plus importants intervient dès le début d’un contrat de SGI : l’évaluation initiale des exigences opérationnelles et des ressources d’impression actuelles d’une entreprise. Les organisations qui omettent cette étape risquent d’obtenir des résultats décevants et un faible appui des utilisateurs finaux.

Les gestionnaires d’entreprise doivent suivre cinq étapes essentielles s’ils veulent personnaliser une solution de SGI selon leurs besoins, définir des indicateurs de rendement clé leur permettant de respecter la stratégie et créer un cadre favorable à l’amélioration continue qui garantit que les SGI demeureront une ressource précieuse pour les années à venir.

Étape 1 : Définir les objectifs opérationnels

Les SGI ne devraient pas constituer une solution rigide et universelle. En fait, les entreprises doivent les adapter selon leurs exigences opérationnelles uniques. Certains meneurs peuvent prévoir de s’occuper en priorité des zones mal gérées de l’environnement d’impression, comme celles dotées d’imprimantes personnelles redondantes ou celles effectuant des achats ponctuels de cartouches, empêchant de profiter des réductions accordées pour des commandes en gros. D’autres se tournent vers les SGI pour atteindre des objectifs de réduction des dépenses dans leurs budgets de fonctionnement et réaliser des économies de coûts sur l’achat de nouveaux équipements. D’autres gestionnaires considèrent les SGI d’une façon plus globale leur permettant de réduire leur dépendance aux documents papier et d’optimiser leurs processus opérationnels. Les SGI peuvent atteindre tous ces objectifs, mais uniquement si les organisations et les fournisseurs de services conçoivent une solution orientée vers les objectifs finaux. 

Étape 2 : Comprendre l’environnement d’impression actuel

Le fondement d’une stratégie de SGI efficace commence par le regroupement des données de quatre sources principales. En premier lieu, votre fournisseur doit vous aider à recueillir des statistiques facilement disponibles sur votre environnement d’impression, comme les modèles et le nombre d’imprimantes, de télécopieurs et de numériseurs. Les volumes imprimés et les coûts d’entretien de chaque appareil, le cas échéant, de même que les données financières relatives aux contrats de location, contribuent également à établir une représentation précise de la situation actuelle.

Ensuite, l’utilisation d’un outil de collecte des données pour fouiller le réseau à la recherche des appareils d’impression branchés est essentielle. Dans de nombreux cas, ces outils détectent du matériel additionnel non consigné dans les listes d’inventaire standards. Un inventaire précis est primordial à l’identification des coûts superflus et des équipements redondants. Les outils de vérification peuvent également servir au fil du temps – une semaine, un mois ou plus, selon les exigences d’une entreprise – à suivre les volumes imprimés et à déceler le matériel qui est soit sous-utilisé, soit mis à rude épreuve.

Enfin, les professionnels en évaluation doivent mener un examen physique de l’environnement. Selon l’importance des renseignements requis, ces visites peuvent se concentrer sur certains services représentatifs ou couvrir l’ensemble de l’entreprise. En plus de dresser la liste des appareils non connectés au réseau, les consultants établissent le plan de l’emplacement physique de chaque élément de matériel et contrôlent l’efficacité des processus opérationnels dans des conditions réelles.

Finalement, lorsqu’ils disposent d’une vue d’ensemble claire de l’environnement actuel d’impression, les évaluateurs doivent comparer les coûts d’entretien et d’assistance de l’entreprise aux données compilées par des firmes de recherche indépendantes dans l’industrie. Ces renseignements aident les planificateurs à déterminer le coût total de propriété réel de chaque composant matériel de l’infrastructure d’impression.

Étape 3 : Cerner les occasions d’amélioration

En harmonisant le coût total de propriété avec les objectifs opérationnels, les gestionnaires d’entreprise et les évaluateurs peuvent créer un plan de SGI personnalisé.

La personnalisation est essentielle. Par exemple, les stratégies de SGI doivent permettre de déterminer le meilleur rapport imprimantes réseau/utilisateurs finaux. Si le nombre d’appareils est insuffisant, la productivité chute pendant que les employés attendent la fin de leurs travaux d’impression. Si les imprimantes sont trop nombreuses, les dépenses en matière d’équipement et d’entretien sont excessives. Enfin, l’imposition de rapports fixes risque de donner des résultats décevants.

Les rapports appropriés varient selon les fonctions et l’industrie. Par exemple, les associés des ventes dans des entreprises de détail ont besoin d’un plus grand nombre d’imprimantes pour assurer des niveaux élevés de service à la clientèle que les opérateurs de machine d’une usine, qui doivent imprimer des bons de travail au début d’un quart. Les partenaires responsables de l’évaluation qui ont accès aux valeurs de référence de l’industrie peuvent aider les organisations à établir quels sont les rapports appropriés selon la taille de l’entreprise, l’industrie, le processus opérationnel et d’autres facteurs.

La recommandation en SGI permettra également de déterminer les types d’appareils qui fourniront le meilleur rendement, comme une imprimante multifonctionnelle dotée de fonctions de télécopie, de copie et de numérisation pour soutenir un groupe de travail en administration.

Une fois le nouvel environnement approuvé par les intervenants, les meilleurs consultants en SGI rédigent un rapport détaillé récapitulant de façon précise les équipements et les quantités nécessaires à chaque espace de travail et le meilleur emplacement du matériel pour un équilibre coût/productivité. Munie de ces renseignements, l’entreprise peut facilement mettre en œuvre la solution de SGI qui lui a été proposée.

Étape 4 : Gérer le changement

Une stratégie de SGI complète est susceptible de transformer radicalement la façon de travailler des employés et les outils qu’ils utilisent dans leur travail. Le malaise face au changement peut compromettre même les meilleurs plans d’optimisation. Pour bien gérer le changement, il faut commencer par faire connaître les objectifs décrits à l’étape 1 à tous les membres de l’organisation, de sorte que les gestionnaires supérieurs et les employés de premier échelon comprennent les objectifs du plan de SGI et les avantages qu’il offre. Les partenaires responsables de l’évaluation qui ont de l’expérience dans la gestion du changement peuvent aider les clients tout au long du processus et persuader les employés réfractaires au changement avant qu’ils ne minent le projet. 

Étape 5 : Préparer l’amélioration continue

L’optimisation d’une entreprise au moyen de SGI est un projet continu. Les meilleures solutions mettent en place des outils et des pratiques favorables à l’amélioration continue pendant que l’entreprise se développe et évolue au fil du temps.

Les efforts à long terme peuvent permettre de recenser l’équipement non conforme aux politiques d’impression. Les périphériques qui n’utilisent pas l’impression recto verso par défaut ou qui ne mettent pas les travaux d’impression en attente jusqu’à ce que l’utilisateur autorisé se rende au périphérique pour lancer l’impression en sont des exemples. La correction de telles dérogations à la politique peut réduire le nombre de pages imprimées et les coûts afférents. Par exemple, selon les spécialistes de l’industrie, le fait de mettre les travaux d’impression en attente pourrait réduire les travaux d’impression oubliés de 10 à 20 %.

Les analyses continues peuvent également améliorer la productivité. C’est en ciblant les secteurs d’une organisation qui produisent d’imposantes tâches d’impression inopinées que les administrateurs peuvent envisager de modifier des processus opérationnels ou déterminer l’équipement qu’ils doivent moderniser.

Le succès dès le début

Ce n’est pas un secret qu’une stratégie de SGI intelligente peut contribuer à accélérer les processus opérationnels et à réduire les coûts. Une évaluation d’un expert augmente les chances de succès et veille à ce que l’entreprise adopte une solution personnalisée selon ses besoins d’affaires précis. 

Alan Joch

Alan Joch 
Écrivain sur les entreprises et la technologie, indépendant

Alan Joch est un écrivain dans les domaines des entreprises et de la technologie depuis plus d’une décennie. Son expertise englobe la virtualisation des serveurs et des postes de travail, l’informatique dans le nuage, les applications mobiles émergentes, la cybersécurité et l’informatique verte. Suivez-le sur Twitter @alanallegro 

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