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Services gérés d’impression : évaluation du progrès

Par Tyler Martin – publié le 21 novembre 2016

Tout le monde sait que pour atteindre un objectif, il est important d’avoir un point de départ clair. Parfois, ce point de départ est facile à déterminer, comme monter sur un pèse-personne avant de commencer un nouveau régime. Évidemment, les circonstances et les objectifs peuvent changer, nécessitant un nouveau départ en cours de route. Le poids d’une personne est un exemple parfait, car il peut fluctuer pour toutes sortes de raisons. Il n’est pas statique.

Il en va de même pour votre entreprise et vos services gérés d’impression. Est-ce que tout est comme il y a un an? C’est peu probable. Les niveaux de recrutement ont probablement changé. Il se peut que vous ayez ouvert ou fermé des emplacements. Vous utilisez peut-être de nouveaux processus opérationnels ou de nouvelles technologies. 

Changer le personnel et le milieu de travail

Voici une autre chose à laquelle penser : est-ce que davantage de vos employés travaillent à la maison au moins une fois par semaine – ou travaillent même à distance en tout temps? De nombreuses organisations créent des espaces de travail flexibles où les employés n’ont pas de bureau fermé ou à cloisons attribué. Cela comprend le bureau à la carte, où les travailleurs temporaires réservent un espace de bureau au besoin. De telles options deviennent de plus en plus populaires auprès du personnel d’aujourd’hui. Selon le site GlobalWorkplaceAnalytics.com :

  • 50 % de la main-d’œuvre des États-Unis occupe un emploi compatible avec le télétravail au moins à temps partiel et environ 20 à 25 % du personnel fait du télétravail à une certaine fréquence.
  • 80 à 90 % de la main-d’œuvre des États-Unis affirme qu’elle aimerait faire du télétravail au moins à temps partiel. Deux à trois jours par semaine semblent être le juste milieu permettant un équilibre entre le travail de concentration (à la maison) et le travail de collaboration (au bureau).
  • Les entreprises du classement Fortune 1000 de partout dans le monde réaménagent entièrement leur espace autour du fait que les employés sont déjà mobiles. Les études montrent de façon répétée qu’ils ne sont pas à leur bureau 50 à 60 % du temps.

En route vers la mobilité

« Les appareils mobiles transforment la productivité commerciale. Pour beaucoup, le milieu de travail n’est plus défini par le bureau traditionnel; les employés ont maintenant accès aux applications, aux données et aux services de l’entreprise depuis plusieurs appareils et emplacements chaque jour, dit Louella Fernandes, directrice adjointe des services et des solutions d’impression à Quocirca. Avec un personnel très mobile, les organisations doivent s’assurer que les employés ont accès aux mêmes applications de l’entreprise que depuis un ordinateur de bureau, tout en protégeant les données sensibles. Un domaine qui a besoin d’un meilleur contrôle, et qui n’a pas encore rattrapé l’expérience sur ordinateur de bureau, est l’impression. »[1]

Par conséquent, les entreprises doivent déployer des solutions de gestion de l’impression qui permettent une impression mobile facile à utiliser dans l’ensemble des emplacements.

Tous ces facteurs, entre autres, ont un impact sur vos activités quotidiennes, y compris le nombre et le type d’imprimantes et d’imprimantes multifonctionnelles (IMF) que vous avez, par rapport à ce qui correspond vraiment aux besoins actuels de votre entreprise. Si votre personnel travaille de plus en plus à distance, votre environnement de bureau devra être reconfiguré. Votre parc optimisé sera alors différent de celui d’une entreprise comptant davantage d’employés situés au siège social.

Ainsi, même si vous avez déjà eu une évaluation pour des services gérés d’impression et que vous croyez que votre parc est optimisé, il est possible que vous soyez surpris par vos découvertes potentielles, et de par comment vous pourriez en profiter. Demandez-vous si vous connaissez tout sur votre parc et comment votre entreprise a changé depuis votre dernière évaluation.

L’évaluation est essentielle

Vous ne passez peut-être pas beaucoup de temps à réfléchir aux évaluations, et pourtant, elles sont un élément essentiel à tous les contrats de services gérés d’impression en cours. Une bonne stratégie en SGI comprend une évaluation complète de vos opérations d’impression en cours afin de créer une base solide pour des processus plus rapides et plus fluides qui réduiront les coûts de l’ensemble de votre environnement d’impression et de documents. L’optimisation de votre environnement d’impression, y compris la disposition appropriée des produits multifonctionnels, représente une étape importante dans la réduction de documents papier et l’amélioration des processus opérationnels. Cependant, il peut être tentant de sauter l’étape d’évaluation si vous pensez qu’elle sera trop longue ou si vous croyez déjà savoir clairement ce qui se trouve dans votre environnement d’impression. Pensez-y bien.

« Notre expérience nous a montré que les organisations sous-estiment la taille de leurs activités d’impression par une proportion pouvant aller jusqu’à 45 % », affirme John Salsman, directeur des services professionnels de Lexmark en Amérique du Nord. « Ce pourcentage varie un peu selon le secteur et grandement si un fournisseur de SGI gère déjà l’environnement. Toutefois, nous rencontrons rarement une organisation qui a établi un portrait juste et complet de ses activités. »

Cette absence de visibilité peut occasionner des dépenses et des efforts inutiles. Une évaluation professionnelle permet au client et au fournisseur de s’accorder entre eux. Somme toute, le processus force les parties à prendre des décisions et sert à établir les priorités pour les projets d’envergure.

Le processus garantit également la méthode la plus rapide pour la mise en œuvre. Si vous élaborez des plans de mise en œuvre en fonction de ce que vous pensez savoir sur vos activités, pour ensuite réaliser que vos informations n’étaient pas exactes, votre mise en œuvre risque d’être lente et parsemée d’embûches.  Cela, bien entendu, vous fait perdre du temps et de l’argent précieux.

Demandez aux fournisseurs de SGI des renseignements sur leur expertise en évaluation

Pour tirer le maximum des services gérés d’impression, assurez-vous que votre fournisseur a une expérience solide en évaluation. Vous pouvez comparer un fournisseur à ses concurrents en posant des questions comme :

  1. Quelles personnes effectueront l’évaluation? S’agit-il d’experts de votre secteur?
  2. Combien d’évaluations le fournisseur a-t-il effectuées (dans l’ensemble et dans votre secteur)?
  3. Les éléments livrables de l’évaluation sont-ils propres à votre organisation et reflètent-ils les connaissances et les tendances du secteur? 
  4. L’évaluation est-elle exhaustive? 
  5. Comment le processus d’évaluation détermine-t-il les exigences uniques de chaque section de votre organisation?
  6. Par quels moyens sont soutenus les environnements de travail modernes et les employés mobiles?
  7. Quels sont les bases de données et les outils de collecte de données utilisés?
  8. De quelle façon les consultants sont-ils affectés à votre organisation? Le fournisseur offre-t-il une expertise professionnelle?
  9. Le fournisseur peut-il s’ajuster rapidement pour s’occuper du projet pour votre entreprise, indépendamment de la taille et de la complexité?

[1] Quocirca, The Mobile Print Enterprise, 2015, par Louella Fernandes et Rob Bamforth

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Tyler Martin
Directeur, Marketing MPS mondial, 
Lexmark, Intl.

Tyler Martin est responsable de l’aide à la vente et des communications concernant les services gérés d’impression, ainsi que de l’offre de proposition de valeur de Lexmark pour l’ensemble du portefeuille de matériel, de logiciels et de services. M. Martin s’est joint à Lexmark en 2005 et a occupé plusieurs postes, notamment ceux de directeur mondial du secteur bancaire, directeur des pratiques de gestion du contenu, spécialiste des solutions d’entreprise et consultant auprès du secteur de la vente au détail. 

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