Une des 25 premières compagnies d’assurance et de gestion du patrimoine

CAS DE RÉUSSITE

Ce fournisseur d’assurance et de gestion du patrimoine de premier ordre est continuellement reconnu pour son service de qualité supérieure et ses efforts pour la durabilité. Il s’agit également de l’une des entreprises les plus éthiques au monde. L’entreprise compte plus de 30 000 employés de bureau aux États‑Unis et un peu partout dans le monde, et son actif total s’élève à 300 milliards de dollars. Produits utilisés : Services gérés d’impression de Lexmark, solution Proactive Consumables Management de Lexmark, Lexmark Print Management avec Print Release

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Une des 25 premières compagnies d’assurance et de gestion du patrimoine

entreprise

Le chef de file de l’industrie a réduit ses coûts d’impression de 10 millions de dollars sur cinq ans avec les services gérés d’impression de Lexmark et la solution Impression à la demande de Lexmark

Secteurs

Secteur bancaire

Produits

Imprimantes et imprimantes multifonctionnelles, Services gérés d’impression

Produits utilisés :

Services gérés d’impression de Lexmark

Produits utilisés :

Solution Proactive Consumables Management de Lexmark

Produits utilisés :

Solution Lexmark Print Management avec commande d’impression

Le problème

Comme la plupart des entreprises de services financiers dans le monde, cette compagnie d’assurance parmi les chefs de file aux États-Unis cherchait à couper ses coûts, à améliorer ses flux de travaux et à augmenter les niveaux de service à la clientèle. Elle trouvait qu’elle dépensait trop d’argent et passait trop de temps à l’impression et au traitement manuel de documents produits, ce qui augmentait ses coûts et réduisait son efficacité.

N’ayant pas d’idée précise de la quantité de périphériques d’impression utilisés au sein de l’entreprise, le client n’avait aucun moyen fiable de quantifier ses dépenses d’impression. L’entreprise avait déjà dénombré et réseauté la plupart de ses périphériques, mais les imprimantes personnelles avaient peu à peu été réintroduites dans l’environnement d’impression, créant des coûts imprévus et incontrôlables, de même que de nombreuses préoccupations relatives au soutien, à l’approvisionnement et à la gestion.

L’entreprise estimait posséder environ 10 000 imprimantes, reliées à un réseau ou locales, dont environ 7 000 imprimantes personnelles, de différentes marques, de divers modèles et de différentes années, dispersées à travers ses 125 succursales.

Les 30 000 employés de l’entreprise utilisaient ces périphériques pour imprimer des documents de toutes sortes, de documents Word® d’une page à des projets d’impression comptant des dizaines de milliers de pages. L’entreprise a réalisé que la mise en œuvre d’une solution de services gérés d’impression était une première étape cruciale pour regagner le contrôle de son environnement d’impression. À la suite d’un processus de demande de propositions (DP) minutieux, elle a choisi Lexmark en raison de ses solutions polyvalentes et créatives, de son expertise profonde de l’industrie des finances et de ses tarifs concurrentiels.

 

La solution

L’entreprise a suivi une méthode en deux étapes pour mettre en œuvre une solution de services gérés d’impression (SGI) de Lexmark. Le plan de mise en œuvre incluait environ 125 sites et 2 500 appareils (au lieu de 10 000), mais l’entreprise a décidé de commencer avec un projet pilote dans cinq sites, avec environ 200 appareils. Lexmark et le client ont profité des leçons apprises pendant ce projet pilote pour élaborer le processus opérationnel en vue du déploiement à grande échelle.

Tout au long de la phase de mise en œuvre, l’entreprise a été impressionnée par les idées créatives et la souplesse de Lexmark. Par exemple, afin de lancer la formation des utilisateurs et de favoriser l’acceptation de la nouvelle technologie avant la mise en œuvre officielle, Lexmark a installé des kiosques dans les 100 principaux bureaux de l’entreprise. Les experts de Lexmark étaient sur place pour aider les employés à se familiariser avec les fonctionnalités des périphériques et pour enregistrer leurs badges dans le cadre du nouveau processus Impression à la demande. Lorsque la mise en œuvre a finalement débuté, les employés étaient prêts à optimiser la nouvelle solution, dès le premier jour.

Les services de gestion des périphériques simplifient les activités

Avec le parc d’appareils Lexmark au cœur de son nouveau système électronique de gestion de documents, l’entreprise souhaitait s’assurer que les appareils fonctionnent en tout temps et de façon optimale. Elle a donc investi dans un programme complet de gestion et de soutien courants en ayant recours aux services gérés d’impression de Lexmark.

Les services de gestion de parc de Lexmark surveillent constamment et de façon proactive chaque appareil dans les succursales de l’entreprise.

Grâce à la mise en œuvre complète de notre solution de SGI, nous avons réduit nos achats en papier, passant de 409 millions de feuilles en 2008 à 250 millions de feuilles en 2010.

Directeur nfrastructure de soutien des TI, compagnie d’assurance et de gestion du patrimoine des États‑Unis

Si un problème survient, les imprimantes et appareils multifonctionnels de Lexmark transmettent une alerte au centre des opérations de Lexmark, où des ingénieurs engagent des procédures de diagnostic à distance afin de résoudre le problème avant que celui-ci ne nuise à la productivité. Si le problème ne peut être résolu à distance, un dossier de panne est automatiquement ouvert auprès du service de soutien interne de l’entreprise. Si d’autres mesures sont nécessaires, Lexmark envoie des ingénieurs de maintenance sur les lieux.

Le système de Lexmark trace l’emplacement physique, saisit les renseignements d’utilisation et surveille l’état de chaque appareil. Avec ces renseignements, l’entreprise est en mesure de prendre des décisions éclairées quant au redéploiement des périphériques de sortie pour mieux faire correspondre demande et capacité, ou encore quant au moment de retirer un appareil ayant atteint sa fin de vie utile.

La solution Impression à la demande Lexmark améliore la gestion, la sécurité et les économies

L’entreprise a également choisi d’implanter la solution Impression à la demande de Lexmark pour réduire davantage les coûts, améliorer la sécurité des documents et soutenir ses initiatives en matière de durabilité. Ce logiciel d’impression par authentification, de suivi et d’établissement de rapports puissant surveille toutes les activités de sortie des appareils d’impression du réseau selon les utilisateurs individuels ou les groupes d’utilisateurs. Il fournit ainsi à l’entreprise les données de qualité supérieure nécessaires pour modifier les habitudes d’impression, mieux gérer les appareils et réduire les coûts d’impression et le gaspillage.

La solution Impression à la demande de Lexmark donne aux utilisateurs locaux et à distance la latitude voulue pour envoyer des documents à la file d’attente du réseau à partir d’un poste de travail, d’une tablette, d’un PC, d’un téléphone intelligent ou du portail Web de la plate‑forme de solutions de Lexmark, puis les imprimer sur toute imprimante ou tout appareil multifonctionnel compatible.

Au lieu d’envoyer les documents à un périphérique d’impression donné, où les pages imprimées demeurent à la vue de tous jusqu’au moment où le document est récupéré, les utilisateurs récupèrent les documents de la file d’attente d’impression au moment où ils se connectent à l’imprimante ou glissent leur carte d’identité dans le lecteur de cartes de celle‑ci. Au lieu de toujours avoir à utiliser la même imprimante, les utilisateurs peuvent récupérer leurs tâches d’impression sur une imprimante réseau située plus près de l’endroit où ils se trouvent ou choisir une imprimante dotée des fonctionnalités qui répondent à leurs besoins pour une tâche d’impression précise, par exemple une impression couleur ou avec une finition particulière.

La solution Impression à la demande de Lexmark offre également les avantages suivants à cet assureur de premier ordre : } Coûts d’impression et empreinte carbone réduits } Contrôles d’accès, sécurité et conformité renforcés } Impression rapide et sans tracas à partir d’appareils mobiles } Ajout de quotas aux utilisateurs } Redondance accrue pour garantir la disponibilité d’une imprimante } Options de déploiement flexibles, sur place ou en tant que logiciel-service. L’entreprise mentionne fréquemment la souplesse et la créativité de Lexmark relativement aux exigences de coûts, de mise en œuvre et de soutien, depuis le processus de demande de DP jusqu’à l’environnement stable d’aujourd'hui. Par exemple, à un certain moment, au début de la relation, on se questionnait sur l’endroit où stocker les appareils avant la mise en œuvre. Le gestionnaire de compte de Lexmark savait que le client possédait un vaste entrepôt sécuritaire; il a donc suggéré d’utiliser ce bâtiment comme entrepôt et zone d’organisation pour donner à l’équipe la possibilité de précommander et de préconstruire les appareils et de les livrer entièrement configurés. La solution a permis d’économiser de l’argent et de simplifier la mise en œuvre.

Pendant la mise en œuvre, Lexmark a fourni des services d’installation en un jour pour chacun des 125 sites, avec des ressources allant d’une seule personne pour les emplacements plus petits à des équipes de six à huit ingénieurs de maintenance au siège social de l’entreprise et aux autres emplacements importants.

Services et solutions de Lexmark

Contrat de cinq ans pour la gestion du parc décentralisée; 2 600 imprimantes laser et appareils multifonctionnels Lexmark; solution Impression à la demande de Lexmark pour améliorer la sécurité des documents et réduire l’ensemble des services de gestion du parc d’impression et des consommables

Économie de coûts d’impression

Économies prévues de 10 millions de dollars (25 %) sur cinq ans; réduction du volume de pages imprimées de 200 millions de pages (39 %); environ 407 000 pages par mois abandonnées dans la file d’impression } Disparition des coûts liés à l’élimination du recyclage des pages abandonnées; diminution des coûts de soutien et de consommables découlant du déploiement accru de produits et services de Lexmark; factures d’électricité réduites; élimination des nombreuses lignes de télécopieur dédiées

Autres avantages

Réduction du nombre de périphériques d’impression : de 10 000 à 2 600; 99,9 % de commentaires très positifs de la part des employés; sécurité des documents considérablement accrue avec le logiciel Impression à la demande de Lexmark

Les résultats

En plus des économies de coûts nets projetés et des avantages opérationnels totalisant 10 millions de dollars sur cinq ans, cette entreprise d’assurance et de gestion du patrimoine comptant parmi les 25 plus importantes s’attend à profiter d’autres avantages mesurables et non quantifiables.

Parc de périphériques d’impression optimisé

En remplaçant ses périphériques d’impression autonomes par des appareils multifonctionnels de Lexmark, l’entreprise a réussi à couper le nombre total d’appareils de 78 %, passant de 10 000 à 2 200 appareils environ.

Écologisation des activités

L’entreprise estime qu’elle imprimera 200 millions de pages en moins, soit une réduction de 50 %, dont près de cinq millions de pages en moins abandonnées à l’imprimante et qui devaient être recyclées en 2011. Tout cela représente également des économies considérables d’énergie et de coûts.

Un environnement d’impression plus sécuritaire

La solution Impression à la demande de Lexmark assure que les documents confidentiels ne sont plus laissés à la vue des regards inquisiteurs à l’imprimante. Les documents sont imprimés dans le « nuage » et retenus jusqu’à ce que l’utilisateur se connecte à l’imprimante en entrant un numéro d’identification ou en glissant une carte pour lancer l’impression. Par exemple, les gestionnaires qui rédigent des évaluations à la maison pendant le week-end peuvent maintenant envoyer leurs tâches d’impression à la file d’attente réseau dans le nuage et les imprimer où et quand ils le veulent.

La solution Impression à la demande de Lexmark semblait plus mature et considérablement moins coûteuse que les solutions des autres entreprises.

Directeur Infrastructure de soutien des TI, compagnie d’assurance et de gestion du patrimoine des États‑Unis

Davantage de sourires

Beaucoup des imprimantes de l’entreprise comptaient 10 à 12 années d'utilisation et se brisaient régulièrement. La livraison d’un parc complet de 2 200 nouveaux appareils multifonctionnels intelligents a eu une incidence importante sur le moral des employés. Les nouveaux appareils ont offert aux employés des fonctionnalités, telles que la numérisation vers le courriel et l’impression couleur, auxquelles ils n’avaient pas accès auparavant.

Le lancement des impressions par balayage de carte d’accès est également très populaire. D’un point de vue de sécurité, les utilisateurs apprécient le fait qu’ils n’ont plus à courir à l’imprimante après avoir cliqué sur « Imprimer » pour protéger leurs documents. De plus, avec la fonction « suivez-moi » de la solution Impression à la demande, s’ils oublient d’imprimer un document important ou une présentation avant de se rendre à une réunion dans un autre bureau, ils n’ont qu’à glisser leur carte et à l’imprimer au bureau qu’ils visitent.

Les économies de coûts constituaient l’objectif principal de la mise en œuvre des SGI visé par cette entreprise d’assurance et de gestion du patrimoine comptant parmi les 25 plus importantes des États‑Unis. Avec des économies prévues de 10 millions de dollars pendant la période contractuelle, ce client de Lexmark se réjouit et continue à faire appel à Lexmark pour trouver d’autres façons d’utiliser son nouveau parc d’appareils afin d’augmenter sa productivité et son flux de travail.