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Cinq étapes pour évaluer efficacement les besoins en services d'infogérance d'impression dans les grandes entreprises

Publié le 24 avril 2014 - Alan Joch 

Une évaluation complète et étroitement corrélée avec les objectifs d'entreprise favorise la réussite des projets MPS.

Les services d'infogérance d'impression (MPS) ont tout pour séduire les responsables d'entreprise. S'ils sont bien mis en œuvre, ils peuvent contribuer à réduire les coûts à tous les niveaux de l'environnement d'impression. Ils permettent également d'améliorer les processus métier.

Malheureusement, on ne peut garantir que toutes les entreprises tireront pleinement parti de cette importante stratégie. Un certain nombre de facteurs doivent être réunis pour qu'elle donne les résultats positifs escomptés, mais l'un d'eux est essentiel et il intervient au tout début d'une mission MPS : l'évaluation des besoins de l'entreprise et de ses ressources d'impression actuelles. Négligez cette étape et vous courez le risque que le projet rencontre un accueil mitigé auprès des utilisateurs, et que les résultats en soient décevants.

Pour créer une solution MPS adaptée à leurs besoins, suivre la bonne exécution de la stratégie en définissant des indicateurs de performances clés, et mettre en place une structure d'amélioration continue qui garantira que les MPS restent une ressource utile pour les années à venir, les responsables d'entreprise doivent suivre cinq étapes essentielles.

Etape 1 : Définir des objectifs métier

Les MPS ne doivent pas être une solution formatée ; les entreprises doivent l'adapter à leurs besoins et à leurs impératifs particuliers. Certains responsables souhaitent parfois s'occuper en priorité d'aspects un peu négligés de leur environnement d'impression, par exemple le nombre excessif d'imprimantes personnelles ou les achats ponctuels de toner qui les empêchent de bénéficier des remises souvent accordées sur les commandes importantes. D'autres s'intéressent aux MPS pour appliquer les restrictions de budget opérationnel et profiter des économies réalisées pour acheter de nouveaux équipements. D'autres encore intègrent les MPS dans un programme plus large visant à réduire la dépendance aux documents papier et à optimiser les processus métier. Les MPS peuvent vous aider à atteindre tous ces objectifs, mais uniquement si les organisations et les prestataires de services ont conçu une solution parfaitement adaptée aux besoins exprimés. 

Etape 2 : Comprendre l'environnement d'impression actuel

Pour être efficace, une stratégie MPS doit débuter par un regroupement de données issues de plusieurs sources. Le prestataire doit commencer par recueillir les statistiques facilement accessibles sur votre environnement d'impression, notamment le nombre et les modèles d'imprimantes, de télécopieurs et de scanners dont vous disposez. Pour se faire une idée précise de votre mode de fonctionnement actuel, il doit également prendre en compte les volumes d'impression et les coûts de maintenance de chaque périphérique, ou encore le budget consacré aux contrats de location.

Il se servira ensuite d'un outil de collecte de données pour rechercher des périphériques d'impression connectés sur votre réseau. Dans la plupart des cas, ce type d'outil permet de détecter du matériel supplémentaire qui n'apparaît pas dans les listes d'inventaire standard. Il est essentiel d'obtenir des chiffres exacts pour pouvoir identifier les coûts échappant à votre contrôle et les éventuels périphériques « en double ». Les outils d'audit peuvent également fonctionner sur une certaine période – une semaine, un mois ou plus, selon les besoins – pour suivre les volumes d'impression et identifier les équipements éventuellement sous-utilisés ou au contraire surexploités.

Dans un troisième temps, les spécialistes de l'évaluation mènent un examen physique de l'environnement. Selon le niveau de détail requis pour les informations, ils peuvent s'intéresser plus particulièrement à certains services représentatifs ou examiner l'ensemble de l'entreprise pendant leurs visites. Les consultants localisent chaque matériel et contrôlent l'efficacité des processus métier en condition réelle. Ce faisant, ils découvrent des périphériques qui ne sont pas reliés au réseau.

Dernière étape : une fois qu'ils connaissent plus précisément l'environnement d'impression actuel, ils comparent les coûts de maintenance et de support aux données du secteur recueillies par des instituts d'étude indépendants. Ces informations aident les responsables de la planification à déterminer le coût total de possession de chaque composant matériel inclus dans l'infrastructure d'impression.

Etape 3 : Identifier les points à améliorer

En alignant les objectifs de l'entreprise sur un profil de TCO, les responsables d'entreprise et les spécialistes de l'évaluation peuvent créer un plan MPS sur mesure.

La personnalisation est essentielle. Par exemple, une stratégie MPS doit déterminer le ratio imprimantes réseau/utilisateurs le plus profitable. Si le nombre de périphériques est trop faible, la productivité chute tandis que les utilisateurs attendent que leurs documents soient imprimés. Au contraire, s'il est trop élevé, les coûts d'achat et de maintenance de l'équipement représentent un budget très conséquent. Ceci dit, si vous imposez sommairement un ratio standard, vous risquez d'obtenir des résultats décevants.

La bonne proportion varie également en fonction du poste occupé par l'utilisateur et du secteur d'activité. Par exemple, les vendeurs qui travaillent dans des showrooms peuvent avoir besoin de plus d'imprimantes pour assurer un service clientèle efficace que des opérateurs sur machine en usine, qui impriment les fiches de travail lorsqu'ils prennent leur poste. Les spécialistes de l'évaluation qui ont accès aux références de l'industrie peuvent aider les organisations à déterminer les bons ratios, en fonction de la taille de l'entreprise, du secteur d'activité, des processus métier et d'autres facteurs.

La recommandation MPS va également déterminer quels types de périphériques vont offrir le meilleur retour sur investissement, par exemple une imprimante multifonction capable de gérer les besoins en télécopie, copie et numérisation d'un groupe de travail administratif.

Lorsque toutes les personnes concernées ont convenu des caractéristiques du nouvel environnement, les meilleurs consultants MPS établissent un rapport détaillé, qui recense le type et le nombre des équipements nécessaires pour chaque secteur de l'entreprise. Il indique également, pour les différents périphériques, le lieu d'installation permettant d'obtenir le meilleur rapport coût-productivité. Munie de ces informations, l'entreprise peut facilement mettre en œuvre la solution MPS recommandée.

Etape 4 : Gérer le changement

Une stratégie MPS complète peut changer fondamentalement la manière de travailler des employés et les outils dont ils se servent pour effectuer leurs tâches. Les réticences au changement peuvent enrayer un plan d'optimisation, aussi performant soit-il. Pour gérer correctement le changement, il faut présenter les objectifs évoqués à l'étape 1 à tous les employés, afin que les principaux responsables et le reste du personnel comprennent la finalité du plan MPS et les avantages qu'il offre. Les spécialistes de l'évaluation qui disposent d'experts en gestion du changement peuvent accompagner les clients tout au long du processus, et convaincre les employés rétifs avant qu'ils n'entravent le bon déroulement du projet. 

Etape 5 : Poser les bases d'une amélioration continue

Pour optimiser le fonctionnement d'une entreprise à l'aide des services MPS, le projet doit s'inscrire dans la durée. Les meilleures solutions mettent en place des outils et des pratiques pour pérenniser l'amélioration au rythme du développement et des changements de l'entreprise.

Les actions à long terme peuvent identifier les équipements incompatibles avec les règles d'impression. Exemple : les périphériques qui ne fonctionnent pas en recto verso par défaut, ou qui ne mettent pas une tâche en file d'attente jusqu'à ce que l'utilisateur autorisé vienne la lancer sur place. Gérer les exceptions telles que celles-ci peut contribuer à réduire le nombre de pages imprimées et le coût qu'elles représentent. Par exemple, les experts de l'industrie estiment que la mise en file d'attente peut réduire de 10 à 20 % le nombre d'impressions non récupérées.

L'exécution régulière d'analyses peut également améliorer la productivité. En identifiant les secteurs d'une organisation qui réalisent un volume d'impression étonnamment élevé, les administrateurs peuvent décider de modifier les processus métier ou d'effectuer des mises à niveau.

Une réussite garantie

Ce n'est pas un secret, une stratégie MPS bien menée contribue à accélérer les processus métier et à réduire les coûts. Un spécialiste de l'évaluation saura augmenter les chances de succès, et veiller à ce que l'entreprise adopte une solution adaptée à ses besoins spécifiques. 

Alan Joch

Alan Joch 
journaliste spécialiste des technologies d'entreprise, Indépendant

Depuis plus de 10 ans, Alan Joch travaille comme journaliste indépendant spécialiste des technologies d'entreprise. Il maîtrise parfaitement la virtualisation des serveurs et des postes de travail, le cloud computing, les applications mobiles émergentes, la cybersécurité et l'informatique « verte ». Vous pouvez le suivre sur Twitter : @alanallegro 

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