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Moins, est-ce vraiment plus ? Repenser les services d'infogérance d'impression

Publié le 9 avril 2015 - Sharon Apollo 

Alors que les entreprises cherchent de nouvelles manières de gérer les informations, les stratégies visant à réduire le volume d'impression passent de la révolution à l'évolution. 

Lorsque le papier était roi, les services d'infogérance d'impression (MPS) ont fait figure de solution révolutionnaire. Aujourd'hui, il est devenu habituel de limiter le nombre d'impressions. Chacun sait qu'imprimer alors que ce n'est pas nécessaire entraîne un gaspillage d'eau, de papier, de temps et d'argent, et que cela n'est bon ni pour l'environnement, ni pour la sécurité de l'entreprise. Faut-il donc en conclure que l'âge d'or des services MPS est terminé ?

Kyle Farmer, vice-président des ventes et du marketing MPS chez Lexmark, explique : « De nombreuses entreprises ont déjà appris à travailler plus efficacement, en gérant le nombre d'imprimantes qu'elles utilisent et en les plaçant stratégiquement ». « A présent, elles veulent savoir quoi faire d'autre avec des périphériques qui sont aussi capables de numériser les documents et de capturer des informations. »

Non seulement l'ère des services MPS est bien loin d'être terminée, mais ils vont même évoluer avec la technologie et l'activité des entreprises. 

Aujourd'hui, de nombreuses sociétés cherchent à savoir dans quelle mesure la capacité d'adaptation des services MPS peut augmenter le retour sur investissement. La vision actuelle implique d'aller au-delà de la gestion des imprimantes, pour optimiser et rationaliser les flux et les processus métier via l'infrastructure d'impression.

« Les entreprises ont l'opportunité d'augmenter leur productivité, de renforcer la sécurité et la conformité. Elles peuvent également limiter les risques en développant ou en acquérant de nouvelles compétences en flux d'impression et électroniques, et en trouvant des partenaires dans ce domaine », explique Holly Muscolino, vice-présidente de la recherche pour les solutions documentaires chez IDC.

Découvrez des services d'infogérance d'impression intelligents. Les services MPS sont devenus plus intelligents que jamais, car les fonctionnalités, les applications et les outils d'analyse se sont développés. Ils favorisent l'optimisation et la gestion de l'infrastructure, tout en rationalisant les processus métier essentiels dans de nombreux secteurs d'activité.

Les produits multifonctions autorisent la stratégie MPS

Les produits multifonctions (MFP) forment une voie d'accès numérique qui permet de lancer des processus métier spécifiques à différents secteurs d'activité. distribution, fabrication industrielle, assurances, administration, santé ou encore finance, les entreprises évoluant dans ces branches déploient des services d'infogérance d'impression intelligents de façon innovante et avantageuse. Par exemple, en sus des opérations de comptabilité clients et fournisseurs; les agences bancaires peuvent utiliser leurs MFP dans les procédures d'octroi de prêt et d'ouverture de compte.

La Associated Bank, (Green Bay, Wisconsin) a choisi les services MPS et les MFP Lexmark pour rationaliser son processus d'ouverture de compte. « Chez Associated, nous ouvrons des milliers de comptes chaque mois », explique Paul Ho-Sing-Loy, vice-président et directeur des solutions d'entreprise. « Dans le service des dépôts de notre banque, nous utilisons plus de 100 formulaires pendant une ouverture de compte. Les erreurs de manipulation de ces formulaires atteignaient un niveau inacceptable, et elles entraînaient une baisse d'efficacité et des retards. La technologie Lexmark nous a permis d'optimiser notre service client et le fonctionnement de nos agences. »

La banque Associated prévoit d'utiliser cette technologie pour automatiser les processus dans d'autres secteurs, notamment les services bancaires commerciaux et la gestion de patrimoine.

Vous cherchez une structure ? 

L'arrivée des tablettes et des smartphones a fait baisser le volume d'impression par défaut. Les services MPS évoluent donc naturellement afin d'aider les entreprises à gérer d'autres types de contenu. Après tout, les documents existent sous bien d'autres formes que le papier.

Même si les services MPS intelligents se transforment pour suivre l'évolution des besoins des entreprises, dans de nombreux secteurs d'activité, les processus impliquant des documents papier et l'existence d'un contenu non structuré continuent de poser des problèmes au quotidien. Même si les organisations réduisent leur volume d'impression, une étude menée fin 2013 par IDC a montré que 55 % de tous les documents utilisés chaque jour dans l'entreprise des personnes interrogées se présentaient sous forme imprimée plutôt qu'électronique.

Holly Muscolino, chez IDC, explique : « Les organisations les plus avancées révisent leurs flux documentaire et d'impression pour les aligner sur leurs objectifs. Elles créent de nouveaux modèles d'entreprise, favorisent la transformation de l'activité et l'amélioration des résultats. »

Pour celles qui automatisent déjà les flux, la gestion des périphériques devient encore plus critique, car ces derniers en sont des composants essentiels. Par conséquent, elles ont besoin de la visibilité sur leur parc que les services MPS offrent, et de la sérénité que procure un partenaire capable de garantir une disponibilité optimale des périphériques.

L'analyse statistique du big data favorise le retour sur investissement dans les MPS

L'explosion de l'analyse statistique du big data aide aussi les organisations à tirer le maximum de bénéfice des sommes qu'elles ont investies dans les MPS. Les outils d'analyse étant de plus en plus utilisés, les fournisseurs peuvent capturer plus de données et ils connaissent mieux leurs clients, ce qui leur indique comment optimiser les flux.

Pour Kyle Farmer, chez Lexmark, l'un des aspects très intéressants de cette évolution des services MPS est qu'ils « aident nos clients à développer leur activité avec leurs propres clients, au lieu de simplement les aider à réduire les coûts et à gagner en efficacité. Lorsque cela se produit, cela renforce la fidélisation et la synergie entre nos organisations. »

Services d'infogérance d'impression : à la recherche du partenaire idéal

Selon IDC, l'un des moyens dont dispose une organisation pour développer son niveau de maturité en gestion documentaire et de l'impression (PDM) est de travailler avec un partenaire spécialisé dans les services d'infogérance documentaire et d'impression. L'externalisation des projets PDM continue à augmenter. En fait, IDC prévoie qu'aux Etats-Unis, le marché total des services d'infogérance documentaire et d'impression devrait passer de 5,7 milliards en 2013 à 7,7 milliards en 2018.

Si votre organisation a optimisé son infrastructure de services d'infogérance d'impression, vous pouvez bénéficier de nouveaux avantages en passant à l'étape suivante. Avec un partenaire MPS qui écoute vos besoins, applique la technologie comme votre secteur d'activité le requiert et adopte une approche progressive, vous découvrirez avec surprise toutes les façons dont vos projets PDM peuvent évoluer. 

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Sharon Apollo 
Journaliste spécialiste du marketing d'entreprise, Lexmark, Intl.

Sharon Apollo est une analyste marketing qui étudie principalement les services d'infogérance d'impression. Son parcours professionnel montre qu'elle a travaillé comme rédactrice dans une agence de marketing automobile, chez un éditeur de logiciels et une grande entreprise de la distribution. Elle possède également de l'expérience en tant que rédactrice et formatrice en enseignement supérieur.

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