Kuehne + Nagel

success-story

Kuehne + Nagel cuts paper storage and electronically indexes 2 million documents per year with Lexmark solutions.

discover-the challenge | solution | results

Kuehne + Nagel photo

Kuehne + Nagel

company

Founded in 1890, Kuehne + Nagel is the world’s top sea freight forwarder, and a global leader in air freight and contract logistics.

industries

Fabrication

products

Services d'infogérance d'impression, Imprimantes et périphériques multifonctions, Gestion de flux de travail et de processus

Locations

1,000

Countries

100

Employess

1,300

challenge

Sur le site de Southaven, Kuehne + Nagel est un prestataire de services logistiques pour des dizaines de clients, dont Lexmark. En plus de la réception et de l'envoi, Southaven fournit des services à forte valeur ajoutée, comme la livraison d'imprimantes personnalisées Lexmark commandées spécifiquement par certains clients, et assure que la configuration matérielle pour des comptes gouvernementaux ou militaires est conforme aux normes spécifiques à leur secteur. Le suivi des expéditions et des interventions génère plus de deux millions de pages imprimées chaque année, dont des bordereaux de colisage, des feuilles de connaissement, des bons d'expédition, des factures commerciales et plus encore.

Gérer le casse-tête du stockage des documents

« Toute la documentation papier doit être stockée et classée par date et par transporteur, au cas où une plainte est déposée ou un audit est demandé », explique le chef de projet, Jonathan Keathley. « Nous stockons toute la documentation dans des Bankers Boxes®, empilés sur des palettes. »

Selon Len Sokaloski, Directeur général du centre de distribution de Southaven, la gestion de cette montagne de documents prend beaucoup de temps. Toute une variété de documents entrants et sortants sont collectés et traités pour l'expédition chaque jour. « Sans qu'on s'en rende compte, cela finit par représenter deux millions de documents par an. »

Perdu dans un océan de papier, le plus grand transporteur maritime au monde a commencé à chercher comment moderniser son flux de travail afin d'éliminer une grande partie des impressions en stockant des équivalents électroniques dans une base de données en ligne dans laquelle des recherches pouvaient être effectuées.

Kuehne + Nagel était déjà un client de longue date de Lexmark et avait standardisé l'infrastructure de ses sites américains grâce à la technologie d'imprimantes et de multifonctions de Lexmark. En effet, Kuehne + Nagel avait déjà choisi Lexmark comme fournisseur de services d'infogérance d'impression, et aujourd'hui Lexmark continue d'assurer la gestion du cycle de vie des actifs, la gestion proactive des consommables, la résolution des pannes/les réparations, ainsi que la gestion de l'assistance technique, la formation et les services de maintenance pour tous les sites américains de Kuehne + Nagel. Avec une infrastructure standardisée et optimisée constituée d'imprimantes et de multifonctions déjà en place, Kuehne + Nagel n'a pas eu à rechercher un expert en rationalisation des flux de travail basés sur du papier. « Via notre relation avec Lexmark, nous avons pu identifier une solution pour la gestion des documents entrants et sortants basée sur une indexation sans papier », explique Jonathan Keathley.

solution

En travaillant en partenariat avec Lexmark, Kuehne + Nagel a été en mesure d'analyser son fonctionnement et d'identifier des opportunités de réduction des impressions, de mise en œuvre de flux de travail sans papier et de numérisation des documents papier pour leur classement électronique. Suite à cette analyse, l'entreprise a installé la solution de gestion des documents de logistique de Lexmark.

Kuehne + Nagel utilise la solution pour créer des copies numériques des formulaires papier, envoyer les e-formulaires pour approbation en interne et à ses clients. Les documents entrants sont numérisés à l'aide de multifonctions Lexmark et dotés d'un code-barres unique pour leur identification, avant d'être indexés dans le référentiel central de Kuehne + Nagel. Les documents sortants générés par le nouveau flux de travail sont également dotés d'un code-barres et indexés.

« Grâce à notre collaboration avec Lexmark, nous avons pu éliminer les obstacles qui perturbaient notre fonctionnement et créer une solution productive permettant d'améliorer nos entrepôts et de rationaliser nos opérations. »
Jonathan Keathley IT Project Manager, Southaven Distribution Center, Kuehne + Nagel

Améliorer le service client et augmenter la productivité

Une fois les bons d'expédition imprimés et signés par les chauffeurs, les documents sont numérisés et indexés, en s'assurant que la prise en charge par le chauffeur soit vérifiable en seulement quelques secondes. L'accès au document est désormais quasi instantané. Les employés de Kuehne + Nagel peuvent désormais répondre aux réclamations des clients immédiatement au téléphone, ce qui constitue une amélioration significative par rapport à la recherche manuelle des documents sur le lieu de stockage. « Grâce à Lexmark, nous avons amélioré notre productivité », explique Jonathan Keathley.

Kuehne + Nagel utilise également les e-formulaires et les solutions de flux de travail de Lexmark pour créer des formulaires d'autorisation numériques afin de gérer l'inventaire. Cette solution assure le suivi des approbations et signatures numériques, et simplifie la gestion des plaintes, des enquêtes et des audits.

En parallèle, les multifonctions de Lexmark, disposant de solutions logicielles perfectionnées, offrent également l'impression à la demande, même sur des supports complexes, afin que Kuehne + Nagel puisse imprimer dans ses locaux des étiquettes, des feuilles d'installation et des guides de l'utilisateur. L'entreprise jouit ainsi d'une plus grande flexibilité et réalise encore plus d'économies.

results

Impression des bons d'expédition réduite de moitié

Le site de Kuehne + Nagel à Southaven a réduit l'impression des bons d'expéditions de 50 %. Le nouveau flux de travail est également une solution idéale, en particulier dans le cas d'un audit. « Nous pouvons désormais retrouver instantanément n'importe quel document et l'afficher à l'écran », explique Jonathan Keathley. Plus de deux millions de documents sont munis de codes-barres et indexés électroniquement chaque année dans le site de Southaven, ce qui participe à l'initiative « verte » de l'entreprise.

La réduction du volume de papier utilisé est un facteur facile à quantifier qui fait pencher la balance en faveur de la solution Lexmark. C'est cependant la rapidité avec laquelle Kuehne + Nagel répond aux requêtes des clients qui est le point le plus bénéfique. « Le délai d'obtention d'un document s'est considérablement réduit, de quelques heures à quelques minutes », explique Len Sokaloski. « Et ces documents ne sont pas seulement à la disposition de Kuehne + Nagel. Nos clients peuvent également y accéder. »

Le délai d'obtention d'un document s'est considérablement réduit, de quelques heures à quelques minutes. Et ces documents ne sont pas seulement à la disposition de Kuehne + Nagel. Nos clients peuvent également y accéder.
Len Sokaloski General Manager, Southaven Distribution Center, Kuehne + Nagel

Une économie d'un million de dollars et un million de pages imprimées en moins

Les solutions de Lexmark améliorent aussi la productivité dans d'autres domaines de l'entrepôt, notamment la surveillance de l'inventaire. « Grâce aux eFormulaires, nous avons éliminé les processus à forte demande en papier dans l'ensemble de l'entrepôt », explique Jonathan Keathley. Ces résultats et ces économies s'ajoutent aux économies de plus d'un million de dollars générées par la mission MPS. La mission de services d'infogérance d'impression a également permis de réduire de plus d'un million le nombre de pages imprimées par l'entreprise.

Dans sa quête perpétuelle d'excellence, Kuehne + Nagel a trouvé avec Lexmark le moyen d'améliorer ses niveaux de service et sa productivité. « Grâce à notre collaboration avec Lexmark, nous avons pu éliminer les obstacles qui perturbaient notre fonctionnement et créer une solution productive permettant d'améliorer nos entrepôts et de rationaliser nos opérations », explique Jonathan Keathley.