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Una valutazione efficace in cinque fasi dei servizi di stampa gestiti per le grandi aziende

Data di pubblicazione: 24 aprile 2014 - Alan Joch 

Una valutazione completa strettamente correlata agli obiettivi aziendali contribuisce ad assicurare il successo nei servizi di stampa gestiti.

I dirigenti apprezzano i servizi di stampa gestiti per numerosi motivi. Se condotti nel modo giusto, possono ridurre i costi in tutto l'ambiente di stampa e ottimizzare i processi aziendali.

Purtroppo non vi è garanzia che ogni azienda colga tutti i vantaggi di questa importante strategia. Sono molti i fattori che contribuiscono al successo di un'iniziativa di servizi di stampa gestiti, ma uno dei più importanti deve essere affrontato all'inizio del progetto: una valutazione preventiva dei requisiti aziendali e delle risorse di stampa esistenti di un'impresa. Trascurare questa fase può comportare risultati deludenti per le organizzazioni e una tiepida accettazione del cambiamento da parte degli utenti finali.

Cinque fasi essenziali possono aiutare i manager a formulare una soluzione di servizi di stampa gestiti tagliata su misura per le esigenze della loro azienda, a definire gli indicatori chiave di prestazioni per mantenere la strategia entro i binari prestabiliti e a sviluppare uno schema di miglioramento continuo che garantisca la rimuneratività dei servizi di stampa gestiti negli anni.

Fase 1: definire gli obiettivi aziendali

Una soluzione di servizi di stampa gestiti non deve essere rigida e uguale per tutti, ma adattarsi agli specifici requisiti aziendali di un'azienda. Alcuni dirigenti danno priorità al problema delle aree non gestite dell'ambiente di stampa, come l'eccesso di stampanti personali o gli acquisti di toner appositi per determinate unità che impediscono di usufruire di sconti sui grandi volumi. Altri si orientano verso i servizi di stampa gestiti per conseguire gli obiettivi di riduzione dei costi dei budget operativi usufruendo dei vantaggi economici derivanti dall'acquisto di nuove apparecchiature. Altri ancora considerano i servizi di stampa gestiti nell'ambito di un'ottica più vasta di riduzione della dipendenza dai documenti cartacei e di ottimizzazione dei processi aziendali. Lexmark MPS può soddisfare ciascuna di queste esigenze, ma solo se le organizzazioni e i fornitori di servizi progettano la soluzione con obiettivi finali chiari e ben definiti. 

Fase 2: comprendere l'ambiente di stampa attuale

Una strategia di servizi di stampa gestiti efficace inizia con la raccolta di dati provenienti da quattro fonti principali. In primo luogo, il fornitore del servizio deve aiutare l'azienda a raccogliere informazioni basilari sull'ambiente di stampa, come il numero e i modelli di stampanti, fax e scanner. Anche i volumi di stampa, i costi di manutenzione di ciascun dispositivo e i dati finanziari sui contratti di leasing, se disponibili, contribuiscono a delineare un quadro preciso delle operazioni correnti.

In secondo luogo, con l'ausilio di uno strumento di raccolta dei dati, occorre analizzare attentamente la rete al fine di individuare le periferiche collegate. In molti casi, questi strumenti scoprono hardware aggiuntivo non elencato negli inventari standard. Un conteggio corretto è fondamentale per identificare costi non gestiti e apparecchiature ridondanti. Gli strumenti di audit possono essere utilizzati anche per periodi più lunghi (una settimana, un mese o più, a seconda dei requisiti dell'azienda) per tenere traccia dei volumi di stampa e identificare hardware sottoutilizzato o eccessivamente sfruttato.

In terzo luogo, gli addetti alla valutazione devono ispezionare fisicamente l'ambiente di stampa. A seconda del livello di dettaglio delle informazioni, le ispezioni possono concentrarsi su reparti rappresentativi o estendersi a tutta l'organizzazione. Oltre a scoprire eventuali periferiche non connesse in rete, i consulenti tracceranno una mappa dell'ubicazione fisica di ciascun dispositivo hardware e verificheranno l'efficacia dei processi aziendali in condizioni reali.

Infine, una volta ottenuto un quadro ben chiaro dell'ambiente di stampa esistente, gli addetti alla valutazione confronteranno i costi di manutenzione e assistenza attuali con i dati di settore compilati da enti di ricerca indipendenti. Le informazioni aiutano i pianificatori a determinare un costo di proprietà totale (TCO) effettivo per ogni componente hardware dell'infrastruttura di stampa.

Fase 3: identificare le opportunità di miglioramento

Allineando gli obiettivi aziendali a un profilo di TCO, i dirigenti dell'azienda e i partner che si occupano della valutazione possono formulare un piano personalizzato per i servizi di stampa gestiti.

La personalizzazione è fondamentale. Ad esempio, la strategia MPS deve stabilire la proporzione ottimale tra stampanti connesse in rete e utenti finali. Se vi sono pochi dispositivi, la produttività cala perché gli utenti devono attendere il completamento dei processi di stampa. Se ve ne sono troppi, i costi di apparecchiature e manutenzione diventano eccessivi. Stabilendo una proporzione generica è tuttavia possibile ottenere risultati insoddisfacenti.

Il rapporto giusto varia anche in base alla funzione lavorativa e al settore d'industria. Ad esempio, il personale di un punto vendita al dettaglio può necessitare di un numero maggiore di stampanti per mantenere alti i livelli di assistenza ai clienti rispetto agli operatori delle macchine di uno stabilimento che stampano solo gli ordini di lavoro all'inizio di un turno. I partner che si occupano della valutazione, avvalendosi dei benchmark di settore, possono aiutare le aziende a stabilire le proporzioni giuste in base a dimensione dell'organizzazione, settore d'industria, processi aziendali e altri fattori.

Consiglieranno anche i tipi di dispositivi più adatti a ottenere il maggior ritorno sull'investimento: ad esempio, il personale dell'ufficio amministrativo trarrà maggior vantaggio da un prodotto multifunzione con funzionalità di fax, copia e acquisizione di documenti.

Una volta che tutti gli stakeholder hanno concordato il nuovo ambiente, i consulenti più capaci stilano un rapporto dettagliato che descrive le apparecchiature e le quantità esatte richieste per ogni area di lavoro e la miglior collocazione delle periferiche per bilanciare costi e produttività. Con queste informazioni l'azienda può facilmente passare dai consigli all'implementazione della soluzione.

Fase 4: gestire il cambiamento

Una soluzione di servizi di stampa gestiti completa può cambiare radicalmente il modo di lavorare delle persone e gli strumenti da loro utilizzati per svolgere le proprie mansioni. L'avversione al cambiamento può far naufragare anche il migliore dei piani di ottimizzazione. Un'efficace gestione dei cambiamenti parte dalla comunicazione degli obiettivi delineati nella fase 1 a tutti i membri dell'organizzazione, in modo tale che tutti, a partire dal senior management fino ad arrivare ai neoassunti, siano consapevoli delle finalità del progetto e dei benefici che apporterà. I partner che si occupano della valutazione devono mettere a disposizione esperti nella gestione dei cambiamenti capaci di assistere i clienti durante l'intero processo e conquistare la fiducia dei dipendenti riluttanti prima che la loro mancanza di collaborazione comprometta la riuscita del progetto. 

Fase 5: predisporre il miglioramento continuo

L'ottimizzazione di un'azienda con servizi di stampa gestiti è un progetto continuativo e a lungo termine. Le soluzioni migliori predispongono strumenti e prassi di miglioramento continuo sulle quali l'azienda possa contare man mano che cresce e cambia nel corso del tempo.

Un'iniziativa a lungo termine può identificare apparecchiature non conformi alle prassi di stampa, ad esempio periferiche che non stampano fronte/retro per impostazione predefinita o che non trattengono i processi di stampa finché un utente autorizzato non rilascia fisicamente l'ordine di stampa dal dispositivo. La risoluzione dei problemi legati alla mancata conformità alle norme può ridurre il numero di pagine stampate e i relativi costi. Ad esempio, secondo gli esperti di settore, una funzione che trattiene i processi di stampa può ridurre le stampe abbandonate dal 10 al 20%.

Un monitoraggio regolare può inoltre migliorare la produttività: identificando aree dell'organizzazione che producono lavori di volumi superiori al previsto, gli amministratori possono valutare l'opportunità di modificare i processi aziendali o di rinnovare le apparecchiature.

Successo assicurato sin dall'inizio

È un fatto noto che una strategia di servizi di stampa gestiti intelligente può accelerare i processi aziendali e ridurre i costi. Una valutazione condotta da esperti aumenta le probabilità di successo e garantisce che l'azienda adotti una soluzione personalizzata per le sue specifiche necessità aziendali. 

Alan Joch

Alan Joch 
autore indipendente specializzato in business e tecnologia 

Alan Joch scrive su argomenti di business e tecnologia da oltre dieci anni. È un esperto di server e virtualizzazione desktop, cloud computing, applicazioni emergenti per dispositivi mobili, sicurezza informatica e IT ecosostenibile. Seguilo su Twitter @alanallegro 

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