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Vale davvero la pena di ridurre le stampe? Riconsiderare i servizi di stampa gestiti

Data di pubblicazione: 9 aprile 2015 - Sharon Apollo 

Le strategie di riduzione delle stampe si evolvono man mano che le organizzazioni cercano nuovi modi di gestire le informazioni. 

All'epoca in cui tutto era su carta, i servizi di stampa gestiti erano una soluzione rivoluzionaria. Oggigiorno, stampare meno è la norma. Le persone sanno che stampare senza necessità comporta uno spreco di carta, materiali di consumo, tempo e denaro, è dannoso per l'ambiente e presenta rischi per la sicurezza. Significa che l'epoca d'oro dei servizi di stampa gestiti è finita?

"Molte aziende hanno già migliorato l'efficienza ottimizzando il numero di stampanti disponibili e la loro dislocazione", dice Kyle Farmer, Vicepresidente di vendite e marketing di Lexmark MPS. "Ora vogliono sapere che cos'altro possono fare con questi dispositivi che sono in grado di acquisire documenti e raccogliere informazioni".

Lungi dall'essere superati, i servizi di stampa gestiti si stanno evolvendo assieme alla tecnologia e al business 

Ora molte organizzazioni stanno valutando come l'evoluzione dei servizi di stampa gestiti possa fornire un ritorno sull'investimento sempre maggiore. Oggigiorno la prospettiva va ben oltre la gestione delle stampanti per spingersi verso l'ottimizzazione e la semplificazione di flussi di lavoro e processi aziendali attraverso l'infrastruttura di stampa.

"Le organizzazioni hanno l'opportunità di ridurre i costi, aumentare la produttività, la sicurezza e la compliance e mitigare i rischi sviluppando o acquisendo, anche attraverso partner, nuove competenze sui flussi di lavoro di stampa ed elettronici", afferma Holly Muscolino, Research VP, Document Solutions presso l'istituto di ricerca IDC.

È l'avvento dei servizi di stampa gestiti intelligenti. I servizi di stampa gestiti sono più intelligenti che mai grazie alla disponibilità sempre maggiore di capacità, applicazioni e funzioni di analisi e possono aiutare le aziende non solo a ottimizzare e gestire l'infrastruttura, ma anche a semplificare i processi aziendali essenziali di svariati settori.

I prodotti multifunzione supportano una strategia di servizi di stampa gestiti

I prodotti multifunzione (MFP) costituiscono una rampa di lancio digitale per avviare vari processi aziendali specifici di settore. Le organizzazioni dei settori della vendita al dettaglio, manifatturiero, assicurativo, sanitario, finanziario e della pubblica amministrazione stanno adottando servizi di stampa gestiti in modi innovativi e proficui. Ad esempio, le filiali delle banche possono utilizzare gli MFP per avviare le procedure di concessione prestiti, aprire nuovi conti e gestire la contabilità fornitori e clienti.

Associated Bank, con sede a Green Bay, Wisconsin, si avvale di Lexmark MPS e dei prodotti multifunzione Lexmark per semplificare la procedura di apertura dei nuovi conti. "Associated Bank apre migliaia di nuovi conti al mese", spiega Paul Ho-Sing-Loy, Vicepresidente senior e direttore di Business Solutions. "Nei magazzini della banca abbiamo oltre 100 moduli utilizzati per l'apertura di un conto. In passato la percentuale di errori nella gestione dei moduli era inaccettabile e causava inefficienze e arretrati. La tecnologia Lexmark ci ha consentito di migliorare sia il servizio alla clientela che le operazioni delle filiali".

Associated Bank prevede di utilizzare questa tecnologia per automatizzare i processi in altre aree, come i servizi commerciali e la gestione dei patrimoni.

Hai necessità di implementare una struttura? 

Con l'avvento di tablet e smartphone, le persone stampano meno. Per i fornitori di servizi di stampa gestiti il passaggio ad aiutare le organizzazioni a gestire altri tipi di contenuti è un'evoluzione naturale. Dopotutto, i documenti esistono in molte forme oltre a quella cartacea.

Anche se i fornitori più lungimiranti si adattano per andare incontro alle mutate esigenze delle organizzazioni in molti settori, i processi basati su carta e i contenuti non strutturati presentano ancora sfide quotidiane. Sebbene le organizzazioni continuino a ridurre le stampe, in uno studio di IDC condotto alla fine del 2013 i partecipanti hanno rivelato che il 55% di tutti i documenti impiegati nelle loro aziende ogni giorno è ancora in formato cartaceo anziché elettronico.

Secondo l'analista di IDC Muscolino, "le organizzazioni più avanzate riorganizzeranno i flussi di lavoro di stampa e documentali per allinearli agli obiettivi aziendali, promuovere nuovi modelli di business e la trasformazione dell'azienda e migliorare i risultati economici".

Per le organizzazioni che hanno già implementato flussi di lavoro automatizzati, la gestione dei dispositivi diventa ancora più importante poiché si tratta di componenti essenziali dei flussi di lavoro. Di conseguenza, le organizzazioni hanno bisogno della visibilità sul parco periferiche offerta dai fornitori di servizi di stampa gestiti, oltre alla rassicurazione di lavorare con un partner che garantirà la massima disponibilità dei dispositivi.

L'analisi dei big data incrementa il ritorno sull'investimento in servizi di stampa gestiti

Anche la grande diffusione dell'analisi dei big data aiuta le organizzazioni a trarre i massimi benefici dal loro investimento in servizi di stampa gestiti. Grazie alle funzioni di analisi sempre più sofisticate, i fornitori possono acquisire più dati per conoscere meglio i loro clienti e con tali conoscenze identificare più facilmente opportunità di ottimizzazione dei flussi di lavoro.

Secondo Farmer di Lexmark, uno degli aspetti più interessanti dell'evoluzione dei servizi di stampa gestiti è la possibilità di aiutare i clienti a crescere sfruttando la conoscenza della loro clientela, anziché limitarsi ad aiutarli a ridurre i costi e ad aumentare l'efficienza. "La realizzazione di questo obiettivo porterà a una maggiore fidelizzazione e allo sviluppo di sinergie tra le nostre organizzazioni".

Trovare il partner ideale per i servizi di stampa gestiti

Secondo IDC, un'organizzazione può sviluppare un alto grado di maturità nella gestione di stampe e documenti stabilendo una partnership con un fornitore di servizi di stampa e documentali gestiti. L'outsourcing di queste attività in effetti continua a crescere, tanto che IDC prevede che il mercato dei servizi di stampa e documentali gestiti negli Stati Uniti crescerà dai 5,7 miliardi di dollari del 2013 a 7,7 miliardi nel 2018.

Le organizzazioni che hanno già ottimizzato la loro infrastruttura di servizi di stampa gestiti devono considerare i vantaggi che potrebbero ottenere dall'estendere il servizio. Con un partner che ascolta le necessità del cliente, applica la tecnologia in modo specifico a seconda del settore e adotta una metodologia di implementazione pianificata e suddivisa in fasi, una soluzione di gestione di stampe e documenti può procurare benefici insospettati e vantaggi che vanno ben oltre le aspettative iniziali. 

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Sharon Apollo 
Marketing Business Writer, Lexmark, Intl.

Sharon è una business writer di marketing specializzata principalmente nei servizi di stampa gestiti. Il suo background professionale include il ruolo di copywriter per un'agenzia di marketing del settore automotive, per una ditta di software e per una grande azienda di distribuzione al dettaglio. Ha anche esperienza come autrice di testi e insegnante in istituti di istruzione superiore.

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