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Pronti per un approccio tecnologico ai servizi di stampa gestiti?

Data di pubblicazione: 18 agosto 2016 - Tyler Martin

La definizione più semplice di servizi di stampa gestiti è la seguente: servizi offerti da un fornitore esterno per ottimizzare o gestire la produzione di documenti di un'azienda. Nonostante sembri un'attività abbastanza semplice, il modo in cui il fornitore esterno eroga questo servizio può avere un impatto enorme sull'azienda. 

Per erogare i servizi di stampa gestiti, molti fornitori si affidano massicciamente a un team di tecnici di assistenza sul campo. Il che significa che, se si rompe qualcosa, basta dirglielo e loro lo aggiustano. Con tecnici dislocati dappertutto, possono inviare qualcuno in sede in tempi brevissimi. Se da una parte questo approccio basato sulla manodopera funziona, dall'altra causa onerosi ritardi e inconvenienti per l'azienda, il personale e gli utenti. In generale, deve verificarsi un guasto prima che venga messo in atto un intervento correttivo; poi, bisogna aspettare che il tecnico arrivi e sperare che il problema possa essere risolto subito. Con questo approccio, il processo inizia dopo che il problema è insorto. 

È il sistema a rilevare i potenziali problemi

Con un approccio basato sulla tecnologia, invece, il processo inizia prima che il problema si manifesti. Il sistema rileva i potenziali problemi e invia automaticamente le richieste di assistenza, senza che gli utenti debbano aprire un ticket o chiamare l'helpdesk. Questo è uno dei vantaggi di un sistema che si affida più alla tecnologia che alla manodopera.

"Questo approccio si è rivelato davvero vincente: Lexmark gestisce attivamente il nostro hardware, predicendo i guasti prima che si verifichino e risolvendo tempestivamente i problemi", ha detto il responsabile della tecnologia di una grande multinazionale della distribuzione al dettaglio. "In tal modo aumenta la disponibilità nel punto vendita , che per noi è un criterio di valutazione fondamentale. Anziché operare in modo reattivo, Lexmark è in grado di pianificare l'invio dei tecnici, riuscendo ad affrontare più tempestivamente i problemi che hanno un impatto effettivo sul punto vendita".

Un approccio basato sulla manodopera rende inoltre problematica la generazione di report. Per chi si affida alle procedure manuali per aggiornare lo stato dei dispositivi e registrare le interazioni, i rischi di errori e di imprecisioni nei report e nella fatturazione sono elevatissimi. L'entità di questi problemi si amplifica per le aziende con sedi in più paesi, in quanto molti fornitori adottano sistemi e processi differenti a seconda del paese. In sostanza, le lacune di un approccio ai servizi di stampa gestiti basato sulla manodopera possono essere eliminate solo dalla tecnologia.

Oltre la semplice raccolta dei dati

Una conseguenza forse ancora più grave è che un sistema basato sulla manodopera impedisce di beneficiare della ricca disponibilità di dati sul parco dispositivi che in un sistema basato sulla tecnologia sono raccolti in un unico punto centrale. Il parco dispositivi, infatti, contiene ingenti volumi di dati che possono migliorare notevolmente i flussi di lavoro e i processi basati sui documenti. Di conseguenza, a seconda dell'approccio adottato dal fornitore di servizi di stampa gestiti, si rischia di perdere informazioni importanti.

Il fattore fondamentale è la capacità di acquisire E interpretare milioni di punti dati sui dispositivi di stampa gestiti. È proprio l'approccio adottato da Lexmark, grazie al sistema globale unificato e alla tecnologia. 

Secondo la società di ricerca IDC: "Anche l'analisi dei dati diventerà un elemento di differenziazione chiave per i fornitori che intendono aumentare il valore aziendale strategico ai servizi di stampa e documentali gestiti. L'analisi dei dati procurerà benefici a breve termine come la capacità di fornire assistenza predittiva e preventiva, creando modelli di erogazione del servizio più efficienti ed economicamente vantaggiosi. Nel lungo termine, tuttavia, l'analisi dei dati diventerà cruciale, grazie alla progressiva diffusione dell'IoT. I servizi di stampa e documentali gestiti potrebbero essere sfruttati per migliorare la business intelligence e ottenere migliori risultati economici per l'azienda". [1]

Informazioni preziose grazie all'Internet of Things

Con i sofisticati dispositivi connessi odierni, è ragionevole aspettarsi che un fornitore di servizi di stampa gestiti offra al cliente una visione accurata e onnicomprensiva del parco dispositivi e che intervenga efficacemente per ridurre o eliminare ogni disagio per il cliente. Pensiamo a tutti i dispositivi nel mondo moderno che dispongono di sensori, software e sono connessi in rete nell'ambito del sempre più vasto Internet of Things (IoT). Le informazioni ottenute grazie ai sensori intelligenti consentono alle aziende di fornire servizi che le distinguono dalla concorrenza.

"I fornitori di attrezzature per documenti cartacei sono in un'ottima posizione per sfruttare le opportunità che l'IoT presenta nell'ecosistema documentale, gestendo in modo proattivo e predittivo non solo le periferiche (dispositivi per stampare, acquisire e visualizzare) ma anche altri endpoint all'interno di un ecosistema IoT più ampio", ha detto Arianna Valentini, analista di ricerca senior del programma Hardcopy Industry Transformation di IDC. "Possono inoltre rendere possibili flussi di lavoro aziendali più intelligenti sfruttando tutto l'ecosistema IoT".[2]

Domande importanti per il fornitore di servizi di stampa gestiti

Per fruire appieno dei vantaggi offerti da un approccio ai servizi di stampa gestiti basato sulla tecnologia, è importante porre al fornitore domande come le seguenti:

1.      Il vostro servizio prevede l'integrazione con l'IoT?

2.      In che modo potete aiutarci a risparmiare meno tempo in attività correlate alla stampa?

3.      Qual è la percentuale di riparazione al primo intervento per il mio parco dispositivi?

4.      Quanto spesso siete in grado di risolvere i problemi prima che i dispositivi si arrestino?

5.      Quanto spesso siete in grado di risolvere i problemi senza inviare un tecnico dell'assistenza?

6.      Mi offrite visibilità sulle metriche delle prestazioni in tempo reale?

7.      Posso visualizzare i dettagli di tutto il parco dispositivi da un unico pannello di controllo?

8.      In che modo riducete il numero di interventi sulle periferiche di stampa?

9.      Quali tipi di dati raccogliete dal parco dispositivi?

10.    In che modo questi dati possono essere utili per la mia azienda?

 

[1] Worldwide and U.S. Managed Print and Document Services and Basic Print Services Forecast, 2016–2020, di Robert Palmer e Holly Muscolino, maggio 2016, numero di documento: US40183716

[2] Internet of Things Opportunities for Transforming the Document Solutions Ecosystem, di Arianna Valentini e Angèle Boyd, agosto 2015, numero di documento: 258161

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Tyler Martin
Director of Global MPS Marketing, 
Lexmark, Intl.

Tyler è responsabile del sales enablement e delle comunicazioni di Managed Print Services, con il compito di trasmettere la proposta di valore di Lexmark in tutta la sua offerta di hardware, software e servizi. Entrato in Lexmark nel 2005, ha ricoperto diversi ruoli, incluso quello di Industry Manager globale per il settore banche, direttore delle prassi di gestione dei contenuti, specialista di soluzioni per le aziende e consulente per il settore della vendita al dettaglio. 

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