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Büroangestellte setzen ihre Karriere oder ihren Ruf innerhalb der Firma aufs Spiel, wenn sie vertrauliche Dokumente im Ausgabefach des Druckers liegen lassen: Zu diesem Ergebnis kommt eine Online-Studie von TNS Sofres, die im Auftrag des Druckerherstellers Lexmark mit 2.500 Teilnehmern in Europa durchgeführt wurde.

Im Rahmen der europäischen Erhebung gaben knapp zwei Drittel (64 Prozent) der Befragten an, bereits mindestens einmal ein vertrauliches Dokument im Netzwerkdrucker vergessen oder gefunden zu haben. Darüber hinaus äußerten sich fast acht von zehn (78 Prozent) Angestellten besorgt über die Sicherheit ihrer im Drucker zurückgelassenen vertraulichen Ausdrucke.

Befragt zu den persönlichen Konsequenzen fürchten mehr als 80 Prozent der in europäischen Unternehmen angestellten Mitarbeiter negative Auswirkungen auf ihr Image innerhalb der Firma, wenn sie vertrauliche Ausdrucke vergessen - jeder Fünfte (21 Prozent) sieht damit sogar seinen Job aufs Spiel gesetzt. Um zu verhindern, dass vertrauliche Dokumente im Drucker zurückbleiben, würden fast die Hälfte (48 Prozent) der Europäer aktiv eigene Prozesse aufsetzen, um die Sicherheit im Unternehmen zu gewährleisten. Immerhin würden 87 Prozent der Mitarbeiter in Europa die Prozesse auch einhalten.

Finanzielle Folgen
Durchschnittlich 28 Prozent der Mitarbeiter in europäischen Unternehmen mit mehr als 500 Angestellten beziffern den möglichen finanziellen Schaden, inklusive Strafen und Verluste für Mitarbeiter und Unternehmen durch liegen gelassene vertrauliche Ausdrucke, auf über 100.000 Euro. Bei kleineren Firmen mit weniger als 50 Angestellten könnten die Auswirkungen im Verhältnis noch viel verheerender sein und sogar deren Existenz bedrohen: Immerhin fast
ein Fünftel (19 Prozent) der europäischen Mitarbeiter schätzen die möglichen finanziellen Risiken auf über 100.000 Euro.

Interessanterweise fürchten vor allem kleine Firmen in Europa (41 Prozent) die negativen Konsequenzen für die Kundenbeziehung und -zufriedenheit, während nur 28 Prozent der großen Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern die Gefahren im sorglosen Umgang mit vertraulichen Daten sehen.

Mangelndes Bewusstsein
Mehr als 60 Prozent der europäischen Büroangestellten haben keine Vorstellung davon, wie sich das Sicherheitsrisiko durch vergessene Ausdrucke vermeiden lässt oder ob hierfür bereits Prozesse existieren. Während sich mehr als drei Viertel (78 Prozent) der in europäischen Unternehmen angestellten Mitarbeiter Sorgen machen, dass Kollegen ihre vertraulichen Dokumente lesen könnten, scheinen die Führungskräfte deswegen weit weniger besorgt - obwohl sie häufiger mit vertraulichen und geheimen Informationen konfrontiert werden. Im europäischen Vergleich sind sich nur 58 Prozent der britischen Manager dieser Gefahren bewusst und nur 43 Prozent des Managements in deutschen Unternehmen das Risiko erkennen.

Heilloses Durcheinander im Ausgabefach
Von Lebensläufen bis hin zu vertraulichen Kundeninformationen - jeden Tag bleiben die verschiedensten geheimen Dokumente im Ausgabefach des Druckers liegen. Die Studie hat herausgefunden, dass die meisten vertraulichen Ausdrucke persönliche oder private Informationen enthalten. So vergessen Mitarbeiter vor allem persönliche Dokumente (53 Prozent) und vertrauliche Unternehmensdaten (48 Prozent) im Ausgabefach des Druckers.

Sicherheitsbewusste Spanier
Fast zwei Drittel der in europäischen Unternehmen angestellten Mitarbeiter (64 Prozent) hat schon einmal vertrauliche oder geheime Dokumente im Drucker vergessen oder gefunden. Großbritannien ist mit 71 Prozent der negative Spitzenreiter. In Spanien scheint das Sicherheitsbewusstsein höher zu sein: „Nur“ 57 Prozent der Spanier lassen vertrauliche Dokumente im Drucker zurück.

„Die Ergebnisse dieser Studie verdeutlichen das hohe Risiko, das vergessene Ausdrucke im Ausgabefach für Unternehmen darstellen. Wir kennen die Bedeutung von Sicherheitsfragen für Unternehmen jeder Größe und haben deshalb praktische Lösungen entwickelt“, sagt Markus Lauda, Verkausfsleiter Österreich.

Lexmark möchte Unternehmen für die hohen Sicherheitsrisiken sensibilisieren und hat deshalb maßgeschneiderte Lösungen entwickelt, um vertrauliche Dokumente besser zu schützen. Einfache Lösungen, wie die von Lexmark entwickelte „Confidential Print“-Funktion, bei der Mitarbeiter erst eine PIN-Nummer am Drucker eingeben müssen, um das Dokument ausdrucken zu können, erhöhen die Sicherheit von Dokumenten maßgeblich.

Über Lexmark
Lexmark International Inc. (NYSE: LXK) bietet Unternehmen und privaten Anwendern in über 150 Ländern ein vielfältiges Angebot an Druckern, Drucklösungen und Services, die Anwender dabei unterstützen, die Produktivität zu steigern. Lexmark erzielte im Jahr 2005 einen Umsatz von 5,2 Mrd. USD und beschäftigt weltweit mehr als 13.000 Mitarbeiter.
Weitere Informationen dazu, wie man mit Lexmark effizienter arbeiten kann, finden Sie im Internet unter www.lexmark.at.