Communiqués de presse

Le rapport, réalisé en collaboration avec les enseignants de l’European School of Management (Paris) et le département de psychologie de l’université de Hull (Royaume-Uni), montre que, contrairement à une idée très répandue, le bureau sans papier est loin d’être une réalité. Il révèle notamment que l’utilisation des médias électroniques nourrit l’augmentation de la consommation de papier dans les entreprises, une tendance qui devrait se prolonger à court et moyen termes.

Trois ensembles de facteurs expliquent pourquoi cet antique support de communication, aussi encombrant que difficile à manier, reste aussi populaire :

Les pratiques établies

Beaucoup d’entreprises souhaitent évoluer vers le « zéro papier » mais sont contrariées dans cette démarche par les habitudes de travail, les législations locales et les lois internationales.

• Les contraintes légales. La législation oblige les entreprises à conserver plusieurs années des copies papier de tous leurs documents. C’est particulièrement vrai au Royaume-Uni et aux Etats-Unis.
• La limitation du risque. Les pays ayant, comme l’Espagne, l’Italie et la France, une forte culture « de prévention des risques » et où prédominent les modèles hiérarchiques centralisés ont tendance à utiliser plus de papier que les autres, de façon à pouvoir justifier toutes les transactions et à éviter les erreurs.

• La résistance au changement, notamment chez les cadres et les dirigeants expérimentés.

Les facteurs psychologiques

L’être humain semble avoir une préférence naturelle pour le papier, support physique et tangible, plutôt que pour des supports immatériels comme les documents électroniques.

• La perception tactile. L’importance du toucher dans la compréhension que l’individu a du monde qui l’entoure fait qu’il se sent beaucoup moins à l’aise avec des documents électroniques qu’il ne peut pas toucher qu’avec des documents imprimés.
• La permanence de l’objet. Les documents papier sont perçus comme plus durables que les fichiers électroniques associés, souvent à tort, à de plus grands risques de perte de données.
• L’éducation et la peur de perdre les informations. Dès l’école, nous apprenons à respecter la communication écrite sur papier, forme sous laquelle sont délivrés tous les documents importants ou officiels. Ce respect se double d’un souci de préservation de la « mémoire » chez toute personne ayant, au moins une fois dans sa vie, perdu des informations électroniques importantes et impossibles à reconstituer : même si on l’égare, un document papier garde son existence physique et on sait qu’il se trouve forcément quelque part.

La technologie

Aucun support alternatif actuel n’est aussi durable, accessible, économique et peu gourmand en énergie que le papier.

• La compatibilité. Utilisé depuis des millénaires, le papier reste le support de communication dominant. Les solutions de remplacement doivent nécessairement être compatibles avec ce support.
• La formation. Tout le monde sait utiliser une feuille de papier mais seule une minorité a été correctement formée à l’utilisation des systèmes informatiques.
• Les nouveaux moyens de communication. Paradoxalement, certaines technologies induisent une consommation accrue de papier. C’est par exemple le cas des messageries électroniques qui se traduisent dans les entreprises par une augmentation du volume de papier de l’ordre de 40%*, les utilisateurs ayant tendance à imprimer leurs messages pour les lire.

Pour ces différentes raisons et dans la mesure où aucune alternative n’allie les avantages professionnels, psychologiques et techniques du papier, tout laisse penser que le marché des systèmes d’impression a encore de beaux jours devant lui. Le rapport conclut néanmoins qu’en dépit de l’augmentation continuelle de l’utilisation du papier, de nouvelles solutions de gestion électronique des documents (GED), telles que le Document Distributor de Lexmark, devraient permettre à plus long terme de réduire la consommation de papier dans les entreprises. En permettant à ces dernières de diffuser les documents sous forme électronique et non sous forme imprimée, les systèmes de GED encouragent l’impression « intelligente » et éliminent les impressions systématiques et les copies inutiles ainsi que les coûts associés à leur production et à leur diffusion.

« Ce rapport met en évidence les raisons pour lesquelles la consommation de papier continue à progresser dans les entreprises » déclare Béatrice Marneffe, Directeur Marketing, Support et Services de Lexmark. « Même si cette tendance semble devoir se prolonger, Lexmark s’attache à encourager les entreprises à imprimer de manière plus intelligente et, de ce fait, les aide à réduire leurs dépenses ainsi que l’impact de leur consommation de papier sur l’environnement ».

Pour obtenir un exemplaire du rapport, complété des biographies des auteurs et contributeurs, contacter RUMEUR PUBLIQUE.

*PriceWaterhouseCoopers