La digitalización centralizada permite a las oficinas gubernamentales digitalizar archivos antiguos y documentos actuales en papel a formato electrónico para compartirlos con sus usuarios y gestionarlos y archivarlos de una forma más eficaz. A medida que se crean nuevos documentos y materiales de seguimiento y se agregan al archivo electrónico, el proceso de digitalización centralizado y la infraestructura resultan costosos e ineficaces. Por este motivo, Lexmark ha introducido el proceso de digitalización distribuido en sus Impresoras Multifunción Inteligentes como método eficaz para capturar documentos e información en papel como parte del proceso normal de convertir la información impresa a un formato electrónico que permita combinar estos nuevos documentos en la carpeta del registro electrónico existente.
La digitalización distribuida ofrece las siguientes ventajas:
- Reduce los costos de funcionamiento
- Acelera el acceso a la información digitalizada de toda la organización
- Elimina los costes de enviar los documentos que necesitan digitalizarse
- Reduce los gastos de impresión de todas las organizaciones
- Reduce el número de dispositivos necesarios en la oficina
- Mejora la precisión de los metadatos
Uso compartido de la información
Comprobación de la información
