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Alerta às Empresas Europeias: Estudo revela ineficiências nos processos de trabalho dos colaboradores

Lisboa - 17/12/2013

Estudo da Lexmark revela que as empresas a operar processos manuais têm maiores ineficiências, incluindo baixa produtividade e ciclos mais lentos de input de dados

70% dos trabalhadores de escritórios europeus inquiridos afirmaram pensar que o tempo que dedicam a completar tarefas administrativas aumentou nos últimos cinco anos

59% dos inquiridos revelaram que efetuar tarefas administrativas na empresa implica processos pesados e complexos, com muitos passos

Os processos manuais consomem parte considerável do tempo das equipas. 50% dos colaboradores que responderam afirmam que o tempo é o maior problema associado à administração do escritório

Segundo um estudo da Lexmark, a implementação massiva de sistemas automatizados pode ajudar as empresas europeias a estimular a produtividade dos colaboradores, reduzir custos operativos e diminuir os erros associados aos processos manuais.
A Lexmark inquiriu trabalhadores de escritório em toda a Europa sobre as etapas e o tempo que gastam a executar tarefas administrativas. A pesquisa descobriu grandes ineficiências em empresas que operam processos manuais.
Os colaboradores inquiridos afirmaram completar tarefas administrativas como preencher contratos, processamento de encomendas e inserção de dados de cartões de visita em bases de dados e livro de endereços de forma manual em vez de o fazerem através de um processo automatizado.
Dos questionados, 59% acham que os processos para completar tarefas administrativas na sua empresa são demasiado complicados, afirmando que há muitos passos envolvidos. É mostrada uma correlação direta entre a dificuldade de completar estas tarefas e o tempo gasto nas mesmas. Um terço dos inquiridos gasta três horas ou mais por semana só em tarefas administrativas. Além disso, 70% pensam que este tempo aumentou nos últimos cinco anos, apontando que as empresas estão com isso a gastar tempo valioso das equipas.
O estudo sublinha ainda que, a nível pessoal, as equipas ponderam eliminar formas antiquadas e pouco produtivas de trabalhar. Perante a pergunta “qual é o maior problema associado aos processos administrativos manuais?”, 50% respondeu que “demoram muito tempo a ser completados”.
Porém, há outras implicações para o negócio além da produtividade. Um quarto dos inquiridos indicaram que o seu maior problema com os processos de administração manual é a sua propensão ao erro. Além disso, quase dois terços dos trabalhadores europeus inquiridos experienciaram uma situação na qual um erro proveniente de uma tarefa de administração manual custou dinheiro à empresa.
Mais teclas digitadas traduz-se em custos de inserção de dados, mais erros e ciclos de input de dados mais lentos. Isto pode ter impacto direto nos resultados dos negócios. Se uma fatura não é enviada corretamente, essa situação pode levar ao atraso nos pagamentos, à duplicação de pagamentos ou a outras situações mais graves que necessitam de ser resolvidas. Isto pode, inclusivamente, resultar numa quebra da relação com o cliente, vendedor ou fornecedor. Assim, a empresa deve rever a sua abordagem relativamente aos dados corporativos e à forma como estes são manuseados nas tarefas diárias.
A Lexmark tem soluções que são utilizadas em médias e grandes empresas para atingir uma forma mais eficiente de trabalhar. Das aplicações de captura móvel – que permitem digitalizar e captar recibos para que os colaboradores não tenham que digitalizar manualmente as suas despesas – até software de captura inteligente, a Lexmark permite às empresas criar fluxos de trabalho mais produtivos.
As suas soluções combinam poderosos equipamentos de scan e impressão com software de processamento de conteúdos e documentos que permitem a captura inteligente de informação. Os dados dos documentos, tais como inquéritos, queixas, aplicações ou relatórios, são automaticamente capturados e separados num formato estruturado e transferidos para processos de negócio e sistemas corporativos para melhor visibilidade da informação em toda a empresa. Isto permite à empresa eliminar 85 a 95% da introdução manual de dados que é tipicamente requerida, melhorando o acesso à informação.

 Declarações:

“O nosso estudo é uma chamada de atenção para as empresas em toda a Europa. Os resultados mostram que muitas empresas vivem numa ‘era digital negra’, não retirando partido das tecnologias disponíveis para apoiar a produtividade dos colaboradores e os fluxo de trabalho no geral”, afirma Juan Leal Cárdenas, Diretor Geral da Lexmark Ibérica. “Se as empresas não querem ficar para trás necessitam de olhar para os processos automatizados e otimizados por forma a conseguir mais eficiência no trabalho, incluindo a sua abordagem às tarefas administrativas diárias”.


Informação de Apoio sobre o Estudo:

A Lexmark inquriu 714 trabalhadores de escritórios em 12 países, incluindo Bélgica, França, Alemanha, Hungria, Itália, Holanda, Portugal, África do Sul, Espanha e Reino Unido. A pesquisa foi completada em Julho de 2013.

Sobre Lexmark

A Lexmark está exclusivamente focada em conectar a informação impressa e digital não estruturada em todas as empresas com processos, aplicações e pessoas que o necessitem. Para mais informação, por favor visitar www.lexmark.com.

 

Lexmark e Lexmark com o desenho do diamante são marcas registadas da Lexmark International, Inc., registada nos EUA e/ou outros países. Todas as outras marcas registadas são propriedade dos respectivos donos.


Contacto:
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