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Cinco etapas para avaliações de MPS efetivas em grandes empresas

Publicado em 24 de abril de 2014 – Alan Joch 

Uma avaliação abrangente intimamente ligada às metas comerciais ajuda a assegurar o sucesso na gestão de serviços de impressão.

Existem muitas coisas na gestão de serviços de impressão que agradarão executivos. Feita corretamente, ela pode reduzir custos em todo o ambie­nte de impressão e dar suporte a processos comerciais otimizados.

Infelizmente, não há garantias de que toda empresa aproveitará por completo as vantagens dessa estratégia importante. Vários fatores acabam contribuindo para o sucesso, mas um dos mais impor­tantes surge bem no início de um contrato de MPS – a avaliação inicial das exigências comerciais de uma empresa e os recursos de impressão atuais. Aborde superficialmente essa etapa, e as organizações correm risco de encontrar resultados desapontadores e pouco entusiasmo na adesão de usuários finais.

Cinco etapas essenciais podem ajudar gerentes corporativos na adaptação de uma solução de MPS às suas necessidades, definir indicadores de desempenho para manter a estratégia sob controle e criar uma estrutura para uma melhoria contínua que garante que a MPS continuará sendo um recurso importante nos anos seguintes.

Etapa 1: Definir metas comerciais

A MPS não deve ser uma solução rígida, tamanho único, pois as empresas a adaptam às exigências comerciais exclusivas. Alguns líderes podem colocar uma prioridade alta na abordagem de áreas mal gerenciadas do ambiente de impressão, como impr­essoras pessoais redundantes ou compras de toner ad hoc enfraquecem oportunidades de desconto por volume. Outros procuram a MPS para atingir metas para redução de gastos nos orçamentos de operações e aproveitar a economia em compras de novos equipamentos. Outros gerentes enxergam a MPS dentro de uma visão maior para reduzir a dependência de documentos impressos e otimizar processos comerciais. A MPS poderá atingir todas essas metas, mas apenas se organizações e prestadores de serviço projetarem a solução tendo as finalidades apropriadas em mente. 

Etapa 2: Compreender o ambiente de impressão atual

A base de uma MPS efetiva começa pela agregação de dados de quatro fontes principais. Primeiro, o prestador deve ajudar na coleta de estatísticas prontamente disponíveis sobre o ambiente de impressão, como o número e os modelos de impressoras, aparelhos de fax e scanners. Volumes de produção e custos de manutenção de cada dispositivo, se disponíveis, bem como dados financeiros sobre contratos de leasing, também contribuirão para se chegar a um quadro preciso das operações atuais.

Segundo, uma ferramenta para coleta de dados deve ser usada para investigar a rede em busca de dispositivos de produção conectados. Em muitos casos, essas ferramentas descobrirão hardware adicionais não contabilizados em listas de inventário padrão. Uma contagem precisa será fundamental para identificar custos não gerenci­ados e equipamentos redundantes. As ferramentas de auditoria também podem funcionar com o passar do tempo – uma semana ou um mês, ou mais, dependendo das exigências de uma empresa – para acompanhar volumes e mostrar hardware que possam ser subutilizados ou cuja capacidade foi esgotada.

Terceiro, os profissionais de avaliação devem realizar uma análise física do ambiente. Dependendo da profundidade das informações necessárias, os passo a passos podem se concentrar em depart­amentos representativos ou abranger toda a empresa. Além de descobrir dispositivos não conectados à rede, os consultores irão mapear os locais físicos de cada hardware e controlar a eficiência de processos comerciais em condições reais.

Por fim, com uma ideia muito clara do ambiente de impressão atual, os avaliadores devem comparar os custos de manutenção e suporte da empresa com os dados do setor compilados por empresas de pesquisa independentes. As informações ajudam os planejadores a determinarem um custo total de propriedade (TCO) real para cada compo­nente de hardware na infraestrutura de produção.

Etapa 3: Identificar oportunidades de melhoria

Alinhando metas comerciais com um perfil de TCO, os líderes corporativos e os parceiros de avaliação podem criar um plano de MPS personalizado.

A personalização é fundamental. Por exemplo, as estratégias de MPS devem identificar a melhor relação de impressoras em rede para usuários finais. Se houver poucos dispositivos, a produtividade cairá enquanto as pessoas aguardarem a conclusão dos trabalhos de impressão. Se houver muitas impressoras, as organizações incorrerão em custos excessivos de equipamento e manutenção. Porém, se apenas impuser proporções genéricas, você correrá o risco de resultados decepcionantes.

As proporções certas também irão variar de acordo com o cargo, bem como com o setor. Por exemplo, colaboradores de vendas em salas de exposição no varejo podem precisar de mais impressoras para manter níveis de atendimento ao cliente elevados do que operadores de máquina em chão de fábrica, que expedem ordens de serviço no início de um turno. Os parceiros de avaliação com acesso a bench­marks do setor podem ajudar as organizações na determinação das proporções certas, com base no tamanho da empresa, no setor, no processo comercial e em outros fatores.

A recomendação da MPS também determinará quais tipos de dispositivos proporcionarão os retornos mais elevados, como uma impressora multifuncional com fax, cópia e digitalização para dar suporte a um grupo de trabalho admin­istrativo.

Assim que as partes interessadas concordarem com o novo ambiente, os melhores consultores de MPS produzirão um relatório detalhado descrevendo os equipamentos exatos e as quantidades necessárias para cada área de trabalho, além da melhor disposição dos dispositivos para equilibrar custo e produtividade. Com essas informações, a empresa pode facilmente migrar a solução de MPS da recomendação para a implementação.

Etapa 4: Gerenciar mudanças

Uma estratégia de MPS abrangente pode mudar fundamentalmente a maneira como as pessoas trabalham e as ferramentas que usam para realizar os trabalhos. Um desconforto em relação à mudança pode atrapalhar até mesmo os melhores planos de otimização. Um gerenciamento de mudanças bem-su­cedido começa pela comunicação das metas descritas na Etapa 1 a todas as pessoas na organização, de maneira que gerentes seniores e membros juniores da equipe compreendam as metas do plano de MPS e as vantagens que ele representa. Os parceiros de avaliação com especialistas experientes no gerenciamento de mudanças poderão dar suporte a clientes durante todo o processo e conquistar funcionários avessos a mudanças antes que estes minem o projeto. 

Etapa 5: Preparar-se para melhoria contínua

A otimização de uma empresa com MPS é um projeto contínuo. As melhores soluções implantam ferramentas e práticas para m­elhorias contínuas à medida que a empresa cresce e muda com o passar do tempo.

As iniciativas a longo prazo podem identificar um equipamento que não esteja em conformidade com as políticas de impressão. Entre os exemplos estão dispositivos que não assumem como padrão a impressão frente e verso ou que não retêm trabalhos de impressão até o usuário autorizado chegar até o dispositivo para liberar o pedido. A abordagem de exce­ções à política assim pode reduzi as contagens de páginas e os custos associados. Por exemplo, a retenção dos trabalhos de impressão podem reduzir a produção abandonada de 10 a 20 por cento, de acordo com especialistas do setor.

As análises contínuas também podem aumentar a produtividade. Identificando áreas na organização que produzam trabalhos inesperadamente grandes, os administradores podem levar em consideração mudanças em processos comerciais ou saber onde são necessários upgrades de equipamento.

Sucesso desde o início

Não é segredo para ninguém que uma estratégia de MPS inteligente pode agilizar processos comerc­iais e reduzir custos. Uma avaliação especializada irá aumentar as chances de sucesso e garantir que a empresa adote uma solução personalizada para as necessidades comerciais em especial. 

Alan Joch

Alan Joch 
escritor de material sobre negócios e tecnologia, independente

Alan Joch trabalha como escritor de material sobre negócios e tecnologia independente há mais de uma década. Ele possui conhecimento em virtualização de servidor e desktop, computação em nuvem, aplicativos para dispositivos móveis emergentes, segurança cibernética e TI ecologicamente correta. Siga-o no Twitter, @alanallegro 

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