HISTÓRIA DE SUCESSO
Esta empresa listada entre os 25 maiores provedores de seguros e gestão patrimonial é constantemente reconhecida por seu serviço superior, seus esforços de sustentabilidade e como uma das mais éticas do mundo. A empresa tem mais de 30.000 funcionários em escritórios nos EUA e no mundo, e ativos totais avaliados em US$ 300 bilhões. Produtos em uso: Gestão de Serviços de Impressão da Lexmark Gerenciamento de suprimentos proativo da Lexmark Gerenciamento de impressão da Lexmark e Liberação de impressão
Descubra: O desafio | A solução | Os resultados
Líder do setor reduz os custos de produção em US$ 10 milhões ao longo de cinco anos com a Gestão de Serviços de Impressão da Lexmark e a solução de Liberação de impressão da Lexmark
Bancário
Impressoras e dispositivos multifuncionais, Serviço de gerenciamento de impressão (MPS)
Gestão de Serviços de Impressão da Lexmark
Gerenciamento de suprimentos proativo da Lexmark
Gerenciamento de impressão e Liberação de impressão da Lexmark
Assim como a maioria das empresas de serviços financeiros no mundo todo, esta grande empresa de seguros dos EUA estava procurando formas de reduzir custos, melhorar o fluxo de trabalho e aumentar o nível do atendimento ao cliente. Ela suspeitava que estava gastando muito tempo e dinheiro com a impressão e o manuseio manual da produção e, com isso, elevando os custos e reduzindo a eficiência.
Sem uma ideia precisa de quantos dispositivos de saída estavam em uso em toda a empresa, o cliente não tinha como quantificar as despesas de produção de forma confiável. Anteriormente, a empresa tinha identificado e colocado em rede a maioria de seus dispositivos. Mas, com o tempo, os dispositivos de impressão pessoais tinham voltado ao ambiente de produção, gerando custos inesperados e incontroláveis, bem como problemas de suporte, provisionamento e gerenciamento.
Na melhor das hipóteses, a empresa tinha 10.000 impressoras em rede e conectadas localmente, incluindo cerca de 7.000 impressoras pessoais de todos os tipos, modelos e idades espalhadas em 125 pontos comerciais.
Os 30.000 funcionários da empresa usavam esses dispositivos para imprimir tudo, de documentos do Word® com uma única página a trabalhos de impressão com dezenas a centenas de páginas. A empresa percebeu que implementar uma solução de impressão gerenciada era um primeiro passo fundamental para retomar o controle do ambiente de produção. Após um processo de pedido de proposta (RFP), a empresa escolheu a Lexmark com base em sua flexibilidade e criatividade para criar uma solução, sua ampla especialização no setor financeiro e seus preços competitivos.
A empresa utilizou uma abordagem em duas etapas para implementar a Gestão de Serviços de Impressão (MPS) da Lexmark. Embora a implementação final planejada incluísse aproximadamente 125 locais e 2.500 dispositivos (de 10.000), a empresa decidiu começar com um programa piloto em cinco locais com cerca de 200 dispositivos. A Lexmark e o cliente entenderam as lições aprendidas durante o programa piloto e as usaram para estabelecer o caso de negócios para a implantação completa.
Durante a fase de implementação, a empresa ficou impressionada com o pensamento criativo e a flexibilidade da Lexmark. Por exemplo, para dar início ao treinamento e à aceitação do usuário final em relação à nova tecnologia antes da implementação, a Lexmark montou quiosques nos 100 principais escritórios da empresa. Os especialistas da Lexmark estavam disponíveis para ajudar os funcionários a se familiarizar com os recursos dos dispositivos e para registrar seus crachás como parte do novo processo de Liberação de impressão. Quando a implantação começou de fato, os funcionários estavam prontos para começar a otimizar a nova solução desde o primeiro dia.
Com a frota de dispositivos da Lexmark formando o núcleo do novo sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos, a empresa queria ter certeza de que os dispositivos continuassem funcionando sem interrupções e com ótimo desempenho. Em consequência, a empresa investiu em um programa de gerenciamento e suporte diário por meio do MPS da Lexmark.
Os serviços de gestão de impressoras da Lexmark monitoram de forma contínua e proativa cada dispositivo das filiais da empresa. Se surgir um problema, as impressoras e multifuncionais da Lexmark transmitem um alerta de serviço para o centro de operações da Lexmark, onde os engenheiros iniciam procedimentos de diagnóstico remoto para resolver o problema antes que ele afete a produtividade. Se não for possível resolver remotamente, um tíquete de problema é automaticamente emitido para o help desk interno da empresa. Se for necessária uma intervenção maior, a Lexmark enviará engenheiros de serviço ao local.
Gerente Infraestrutura de suporte de TI Empresa de seguros e gestão patrimonial dos EUADe 409 milhões de folhas de papel compradas em 2008, passamos para 250 milhões em 2010 com nossa solução de MPS totalmente implementada.
O sistema da Lexmark registra o local físico de cada dispositivo, captura informações de uso do dispositivo e monitora o status de cada dispositivo. Com essas informações, a empresa pode tomar decisões fundamentadas sobre a reimplantação de dispositivos de saída para atender melhor à demanda com capacidade ou sobre quando aposentar um dispositivo que chegou ao fim da vida útil.
A empresa também escolheu implementar os recursos de Liberação de impressão da Lexmark para reduzir custos, aumentar a segurança dos documentos e apoiar suas iniciativas de sustentabilidade corporativa. Esse poderoso software de “pull printing”, rastreamento e relatório monitora toda a atividade de produção nos dispositivos de saída em rede por usuários individuais ou grupos de usuários. Isso dá à empresa os dados de alta qualidade necessários para modificar hábitos de impressão, gerenciar melhor os ativos, bem como reduzir custos de impressão e o desperdício.
A Liberação de impressão da Lexmark fornece aos usuários locais e remotos da rede a latitude para enviar documentos de seu computador, tablet, smartphone ou do portal da Web da Plataforma de Soluções da Lexmark para a fila da rede e imprimi-los em qualquer impressora ou multifuncional habilitada.
Em vez de enviar documentos para um dispositivo de impressão designado, onde as páginas ficam à vista do público até serem recolhidas, os usuários as “puxam” da fila de impressão ao fazer login ou ao passar o cartão de identidade no dispositivo. Em vez de ficarem presos a um único dispositivo, os usuários podem liberar trabalhos de impressão na impressora em rede mais conveniente ou escolher uma que tenha os recursos ou as funcionalidades de que precisam para um trabalho de impressão em particular, por exemplo, quando é necessário obter impressão colorida ou acabamento.
A Liberação de impressão da Lexmark também está fornecendo os seguintes benefícios a essa seguradora de primeira linha: } Custos de impressão reduzidos e pegadas de carbono menores} Controles de acesso, segurança e conformidade fortalecidos } Impressão sem complicações de dispositivos móveis } Habilidade de implementar cotas de usuários } Maior redundância, garantindo disponibilidade da impressora } Opções de implantação flexíveis (no local ou software como serviço (SaaS)) A empresa geralmente elogia a flexibilidade e a criatividade da Lexmark para atender requisitos de preço, implementação e suporte, começando pelo processo de RFP e continuando até o ambiente de estado regular atual. Por exemplo, em um ponto inicial do relacionamento, havia uma preocupação sobre onde armazenar os dispositivos antes da implementação. O gerente de conta da Lexmark sabia que o cliente tinha um armazém grande e seguro, e sugeriu que esse prédio fosse usado como uma área de armazenamento temporário, para que a equipe pudesse encomendar e criar antecipadamente, depois enviar dispositivos totalmente configurados. A solução economizou dinheiro e agilizou a implementação.
Durante a implementação, a Lexmark forneceu instalação no dia seguinte em todos os locais (todos os 125), desde um único recurso no local em escritórios menores a equipes de seis a oito engenheiros de serviço na sede da empresa e em outros escritórios maiores.
Contrato de cinco anos de Distributed Fleet Management 2.600 impressoras a laser e multifuncionais da Lexmark Liberação de impressão da Lexmark para aumentar a segurança dos documentos e reduzir impressões em geral Serviços de gestão de impressoras e suprimentos
Economia projetada de US$ 10 milhões (25%) durante cinco anos, redução de 200 milhões de páginas (39%) no volume de páginas impressas, 407.000 páginas em média por mês saíram da fila de liberação de impressão } Eliminou os custos de descarte de reciclagem para páginas previamente abandonadas Reduziu os custos de suporte e suprimentos resultantes da implantação cada vez maior de produtos e serviços da Lexmark Contas de energia elétrica mais baixas Eliminação de várias linhas de fax dedicadas
Redução no número de dispositivos de saída: de 10.000 para 2.600 Feedback extremamente positivo de “99,9%” dos funcionários Segurança de documentos significativamente maior com o software de Liberação de impressão da Lexmark
Além da previsão de economia de custo líquida e benefícios operacionais no total de US$ 10 milhões ao longo de cinco anos, essa empresa listada entre os 25 maiores provedores de seguros e gestão patrimonial espera colher outros benefícios mensuráveis e não quantificáveis.
Com a substituição de uma combinação de dispositivos de saída pelas multifuncionais da Lexmark, a empresa reduziu o número total de dispositivos implantados em 78%, de cerca de 10.000 para 2.200.
A empresa estima que imprimirá 200 milhões de páginas a menos (uma redução de 50%), incluindo quase cinco milhões de páginas a menos abandonadas na impressora que precisam ser recicladas em 2011. Tudo isso contribui para a economia significativa de energia e custos.
A Liberação de impressão da Lexmark garante que documentos confidenciais não fiquem mais expostos a olhos curiosos na impressora. Os documentos são enviados para a “nuvem” e ficam retidos até que o usuário se autentique na impressora usando um PIN ou um cartão de leitura para liberar o trabalho de impressão. Por exemplo, gerentes que escrevem avaliações em casa durante o fim de semana agora podem enviar o trabalho de impressão para a fila da rede na nuvem e imprimi-lo quando e onde escolher.
Gerente Infraestrutura de suporte de TI Empresa de seguros e gestão patrimonial dos EUAA oferta de Liberação de impressão da Lexmark parecia mais madura e muito mais barata do que as ofertas de outras empresas.
Muitas impressoras da empresa tinham de 10 a 12 anos e pareciam quebrar com frequência. O efeito da entrega de uma frota completa com 2.200 multifuncionais novas e inteligentes teve um impacto significativo na motivação da equipe. Os novos dispositivos deram acesso a recursos que muitos funcionários não tinham antes, como digitalização para e-mail, acabamento e impressão colorida.
O acesso com cartão de leitura para liberação de impressão também foi um grande sucesso. Considerando a segurança, os usuários gostaram de poder pressionar ‘imprimir’ e não precisar correr para a impressora a fim de proteger os documentos. Além disso, o aspecto “siga-me” da liberação de impressão significa que, se eles se esquecerem de imprimir um documento ou uma apresentação importante antes de se deslocarem para uma reunião em um escritório diferente, poderão simplesmente passar o cartão e imprimir no escritório onde se encontram.
A economia de custos foi o objetivo principal da implementação do MPS por esse provedor que está entre as 25 maiores empresas de seguros e gestão patrimonial. Com a previsão de economia de US$ 10 milhões durante o prazo do contrato, esse cliente da Lexmark está comemorando e continua contando com a Lexmark para saber outras formas de utilizar sua nova frota de dispositivos e obter ganhos de produtividade e fluxo de trabalho adicionais.
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