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Para una creciente firma de relaciones públicas, la flexibilidad es la clave del juego cuando se trata de una solución de impresión para su oficina. Las necesidades de impresión de la firma pueden cambiar rápidamente. Un día, es posible que tengan que entregar una gran cantidad de comunicados de prensa, al día siguiente, etiquetas a todo color para CD para un kit de prensa interactivo, seguidos de diseños para una serie de folletos que son parte de una nueva estrategia de clientes.
La agencia también tiene una variedad de requerimientos de comunicación: documentos que deben ser enviados por fax a los medios, y artículos y otros materiales que deben ser escaneados en el sistema, o copiados para circulación dentro de la oficina. Y, todo esto, debe hacerse ajustándose a un presupuesto que mantiene los costos de tecnología con límites.
La respuesta para la agencia fue un centro de oficina Todo-En-Uno Lexmark X6170 Cada uno de los tres equipos de la firma (compuestos por 3-4 representantes de cuenta) tenía su propio dispositivo impresora/escáner/fax/copiadora en red. El resultado ha sido un fuerte aumento en productividad y una mejora significativa en servicio total al cliente.
Abajo se incluyen unas pocas formas en que la compañía se benefició de la solución Todo-En-Uno múltiple:
- La relación precio/desempeño de la X6170 le permitió adquirir tres máquinas por el mismo precio de una sola impresora láser blanco y negro en red. Como resultado, cada equipo de clientes puede generar sus propios materiales de impresión sin tener que preocuparse de que otro grupo esté ocupando la única impresora de la oficina.
- La flexibilidad de la solución de impresión se ajusta perfectamente a los diversos ítems que la agencia debe producir. Los equipos de contabilidad pueden imprimir formas, etiquetas, informes y más con una sola impresora. No hay necesidad de que la firma incurra el costo de equipos de oficina especializados que sean utilizados solo ocasionalmente.
- Las modalidades de escaneo fáciles de usar aumentan más la eficiencia. Por ejemplo, una copia impresa del discurso del presidente ejecutivo de una firma cliente se transformó rápidamente en documento de texto utilizando el alimentador de documentos/escáner de la X6170 y su software de reconocimiento óptico de caracteres integrado. Ese archivo pudo ser reformateado y enviado por e-mail a los periodistas dentro de la hora siguiente a la finalización del discurso.
- La impresión de alta resolución también favorece los esfuerzos de desarrollo de negocios de la agencia. Las nuevas presentaciones a clientes tienen la ventaja de colores llamativos y demuestra la habilidad de la firma de relaciones públicas para satisfacer las necesidades individuales de marcas y promociones de cada cliente.
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