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Para uma empresa regional de relações públicas em crescimento, flexibilidade é o nome do jogo quando se trata de solução de impressão para o escritório. As necessidades de impressão da empresa podem mudar rapidamente. Em um dia a empresa pode ter que entregar um pacote de press releases. No outro, etiquetas em cores de CDs para um kit interativo para a imprensa, acompanhado dos layouts de uma série de brochuras que fazem parte do lançamento de um novo cliente.
A agência enfrenta ainda várias necessidades relacionadas a comunicações: Documentos precisam ser transmitidos por fax para a mídia. Artigos e outros materiais impressos precisam ser scanneados para o sistema ou copiados para circulação interna. Tudo isso tem que ser feito dentro de um orçamento que mantenha os custos de tecnologia sob controle.
A solução para essa agência foi uma Multifuncional Lexmark X6170 . Cada uma das três equipes de atendimento ao cliente da empresa (constituídas por três a quatro gerentes de conta) possui a sua impressora/scanner/fax/copiadora em rede. O resultado foi de aumento na produtividade e melhora significativa no atendimento ao cliente.
Aqui estão alguns exemplos de como a empresa se beneficiou com a solução Multifuncional:
- O índice custo/desempenho da X6170 permitiu que a agência comprasse três máquinas por quase o mesmo preço de uma impressora laser monocromática para rede. Conseqüentemente, cada equipe de atendimento ao cliente pode imprimir o seu material sem ter que se preocupar com o outro grupo, que conta apenas com a única impressora do escritório.
- A flexibilidade da solução de impressão se enquadra perfeitamente nos vários tipos de materiais que a agência precisa produzir. As equipes de conta podem imprimir formulários, etiquetas, relatórios e outros materiais, em uma única impressora. Não é necessário que a empresa incorra no custo de equipamentos especializados de escritório, que poderiam ser usados apenas algumas poucas vezes.
- Funções de scanneamento fáceis de usar aumentam ainda mais a eficiência. Por exemplo: uma cópia impressa do discurso feito pelo Presidente do cliente foi transformado em arquivo de texto com o scanner/alimentador de documentos da X6170 e com o software de reconhecimento ótico de caracteres, que é fornecido junto com o equipamento. O arquivo pode então ser reformatado e enviado por e-mail para repórteres, em menos de uma hora após o encerramento do discurso.
- A impressão em cores com alta resolução ajuda também as atividades de desenvolvimento de negócios da empresa. As apresentações para novos clientes se beneficiam das cores atraentes e demonstram a capacidade da empresa de relações públicas para atender todas as necessidades de promoção e reconhecimento da marca de cada cliente.
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