Por: Valente Plascencia
Gerente de Soluciones de impresión
Lexmark México |
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La mayoría de las empresas están buscando ahorros en todos los procesos involucrados en el manejo de papel, llámese impresión, copiado o escaneo, sobretodo cuando sufren de un descontrol del sistema de impresión y de un desconocimiento del gasto actual que tienen, lo que les genera una proliferación de dispositivos que incrementan los volúmenes de impresión y, a la vez, un alto desperdicio de papel. Para ello, requieren de un desarrollo orientado a la mejorara y/o automatización de procesos, que no solo permitirán ahorro en todo lo que involucra papel, sino una mejora continua en la productividad.
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| La estrategia principal es brindar a los clientes soluciones enfocadas a mejorar y consolidar la infraestructura de dispositivos relacionados con el manejo de papel, además de aplicaciones que permitan llevar un control preciso de quién y en dónde imprimen y copian los usuarios. De esta forma, se distribuye el gasto de manera que cada quien pague lo que consume. |
| Dichas aplicaciones permiten mejorar y eficientar los flujos de información en donde se involucra el papel convirtiendo formatos preimpresos en formatos digitales, impidiendo así el desperdicio y costo de almacenaje. ¿Entonces qué ahorros significativos y beneficios pueden tener las empresas? Para muestra un botón: |
- Reducción en el inventario de dispositivos
- Reducción en el inventario de suministros
- Reducción en los costos de servicio
- Reducción en el volumen de llamadas
- Reducción en el volumen de impresión
- Mayor disponibilidad de los dispositivos
- Menos intervenciones
- Más capacidades y características
- Cercanía a los dispositivos
- Facilidad excepcional de uso
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| Con las aplicaciones de control también se pueden establecer políticas de impresión y evitar desperdicios injustificados al momento de enviar una impresión. Por ello, se recomienda dos políticas simples: que los usuarios liberen sus impresiones personalmente del dispositivo, ya sea a través de claves o usando tarjetas de proximidad. O bien, eliminar los formatos preimpresos que generan desabasto y desperdicio, costo de almacenaje y obsolescencia. |
| Otra directriz que están tomando las empresas actualmente es la de contratar los servicios de impresión. Ahora no piensan en comprar equipos sino realizar contratos de servicio de impresión y copiado en donde los fabricantes se hagan cargo de todo equipamiento, suministros, servicio e inclusive, el personal para administrar la base instalada que necesite el cliente. |
| Por lo anterior, es importante que empresas expertas se encarguen de ayudar a los clientes a realizar estudios de consultaría a fin de proponerles la mejor forma de implementar sistemas de impresión eficientes acorde a sus necesidades y, ayudarlos a consolidar dispositivos, eficientar procesos en el papel y generar ahorros importantes. |
