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在大型企业中有效评估 MPS 的五个步骤

2014 年 4 月 24 日发布 - Alan Joch 

与业务目标密切相关的全面评估有助于确保打印管理服务的成功。

有许多高管喜欢打印管理服务 (MPS)。使用得当,它可以降低整个打印环境的成本并支持优化的业务流程。

不幸的是,并不保证每个企业都可以完全获得这个重要策略的回报。许多因素最终促成了成功,但最重要的一个因素是在 MPS 合约的一开始,对企业业务需求和当前打印资源的前期评估。无视这个步骤会让组织承受结果不如人意和最终用户不愿使用的风险。

五个基本步骤可以帮助企业管理者根据其需求量身定制 MPS 解决方案,定义关键绩效指标以保持策略步入正轨并建立持续改进的框架,从而保证 MPS 在未来几年内仍具有宝贵价值。

第一步:定义业务目标

既然企业都有其独特的业务需求,MPS 就不应该是死板的通用型解决方案。某些领导者可能把首要重点放在解决打印环境中缺乏管理的环节,例如多余的个人打印机或者破坏批量折扣机会的临时碳粉采购。其他人希望 MPS 满足运营预算中的削减开支目标并利用成本节省购买新设备。其他管理者则具有更广阔的视野,认为 MPS 可减少对纸质文档的依赖并优化业务流程。MPS 可以实现每一个目标,但前提是组织和服务提供商在设计解决方案时便考虑到适当的端点。 

第二步:了解当前的打印环境

从整合四个主要来源的数据着手,可为有效的 MPS 奠定基础。首先,提供商应该帮助您收集有关打印环境的现成统计信息,如打印机、传真机和扫描仪的数量和型号。每个设备的输出量和维护成本(如果可用),以及有关租赁合同的财务数据也将有助于明确您当前的运营。

其次,应该使用数据收集工具搜索网络上连接的输出设备。在许多情况下,这些工具将会发现不在标准库存列表上的额外硬件。精确计数将是确定不受管理的费用和冗余设备的关键。随着时间的推移(一个星期或一个月或更多,取决于企业的需求),审核工具也可以发挥作用,跟踪输出量及显示可能未充分利用或能力吃紧的硬件。

第三,评估专业人员应该对环境进行实地审查。实地检查可以侧重于具代表性的部门或覆盖整个企业,具体视所需信息的深入程度而定。除了查找出没有接入网络的设备之外,顾问还将绘制每一个硬件的实际位置图,并监控业务流程在实际情况下的有效性。

最后,对当前的打印环境有了清楚的认识后,评估者应该将企业的维护和支持成本与独立研究公司采集的行业数据进行比较。这些信息有助于规划人员确定在输出基础设施中每一个硬件组件的实际总拥有成本 (TCO)。

第三步:识别改进机会

通过使业务目标与 TCO 配置文件相匹配,企业领导者和评估合作伙伴可以创建定制的 MPS 规划。

定制是关键。例如,MPS 策略应该确定网络打印机与最终用户的最佳比例。如果设备太少,当人们等待他们的打印作业完成时生产力会下降。如果打印机太多,组织会承担过多的设备和维护成本。然而,一刀切地采用通用的比例,结果可能并不尽如人意。

适宜的比例还因工作职能以及行业而异。例如,工厂车间内的机器操作员会在开始轮班的时候输出工作订单,与他们相比,零售展示厅内的销售人员可能需要更多的打印机以维持高水平的客户服务。掌握行业基准的评估合作伙伴可以帮助组织根据公司规模、行业、业务流程和其他因素确定适宜的比例。

MPS 建议还会确定哪些类型的设备将实现最高的回报,具有传真、复印和扫描功能,可支持管理工作组的多功能数码复合机就属于此列。

一旦利益相关者认可了新环境,最好的 MPS 顾问将生成一份详细的报告,列出每个工作区域所需的确切设备和数量,以及可以平衡成本和生产力的最佳设备位置。使用这些信息,企业可以轻松地将 MPS 解决方案从建议转变为实际行动。

第四步:管理变更

全面的 MPS 策略可以从根本上改变人们工作的方式和他们用于完成作业的工具。不适应变更甚至会破坏最好的优化计划。成功的变更管理从与组织中的每一个人沟通第一步中概述的目标开始,这样高级管理人员和初级员工都能理解 MPS 计划的目标和它所代表的利益。拥有经验丰富的变更管理专家的评估合作伙伴可以在整个流程期间支持客户并在反对变更的员工破坏项目之前说服他们。 

第五步:做好持续改进的准备工作

使用 MPS 优化企业是一个持续的项目。最好的解决方案会将工具和实践都落实到位,以确保在企业随时间增长和变化的过程中保持持续改进。

经过长期的努力,可以确定不符合打印策略的设备。这样的例子包括未默认设为双面打印,或者不挂起打印作业,需要授权用户到设备前释放订单的设备。解决这样的策略例外可以减少页计数和相关的成本。例如,据业内专家称,挂起打印作业可以减少 10-20% 的废弃输出。

持续的分析还可以提高生产力。发现组织中会意外产生大作业的区域后,管理员可以考虑变更业务流程或检查在哪些位置需要升级设备。

赢在起跑线上

众所周知,智能 MPS 策略可以帮助加速业务流程并降低成本。专家评估将会提高成功的几率,并确保企业采用专为其特定业务需求定制的解决方案。 

Alan Joch

Alan Joch 
业务和技术独立作者

Alan Joch 成为一个独立的业务和技术作者已经超过十年之久。他的专长包括服务器和桌面虚拟化、云计算、新兴的移动应用程序、网络安全和绿色 IT。关注他的 Twitter @alanallegro 

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