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少真的是多吗?反思打印管理服务

2015 年 4 月 9 日发布 - Sharon Apollo 

在组织寻找新的方法来管理信息的过程中,“打印更少”的策略从变革时期进入发展时期。 

回到一切都印在纸上的时候,打印管理服务 (MPS) 是一个革命性的解决方案。目前,打印更少已经变成常态。人们知道不必要的打印会浪费纸张、耗材、资金和时间,伤害环境并且存在安全风险。这是否意味着 MPS 的鼎盛时期已经结束?

“许多公司已经通过优化可用打印机的数量和它们的摆放位置来最大化效率,”Lexmark MPS 销售和市场副总裁 Kyle Farmer 说。“现在他们想知道他们可以用这些还能扫描文档和捕获信息的设备做些别的什么。”

MPS 正随技术和业务一起发展,远未到没落时期 

现在,许多组织正在评估 MPS 不断变化的性质如何提供增长的投资回报。如今的愿景包括,不局限于只是管理打印机,还要优化和简化流经打印基础设施的工作流和业务流程。

“组织通过开发、并购或合作获得与打印和电子工作流两方面都相关的新技能,将有机会降低成本、提高生产率、增加安全性和合规性,以及降低风险,”研究公司 IDC 的文档解决方案部门研究副总裁 Holly Muscolino 说。

进入智能打印管理服务时代。由于不断增加的功能、应用程序和分析,MPS 比以往任何时候都更智能,它不仅能够帮助人们优化和管理基础设施,而且还能简化跨越许多行业的基本业务流程。

多功能数码复合机支持 MPS 策略

多功能数码复合机 (MFD) 可充当数字匝道来启动各种行业特定的业务流程。零售业、制造业、保险业、政府、医疗保健和金融组织正在以创新和有益的方式部署智能打印管理服务。例如,除了应付和应收账款之外,多功能数码复合机让银行分行在发放贷款和开设新帐户方面也受益良多。

总部位于威斯康辛州格林湾的联合银行使用 Lexmark MPS 和多功能数码复合机来简化其新开户流程。“联合银行每个月都会开设数千个帐户,”高级副总裁兼业务解决方案总监 Paul Ho-Sing-Loy 说。“在我们银行的存款方面,我们有超过 100 种表单用于开户。过去,处理表单时的出错率令人无法接受,导致效率低下和工作积压。Lexmark 的技术让我们既能增强卓越的客户服务,还能提高分行运营效率。”

联合银行正计划利用这一技术使其他领域,如商业银行和财富管理的流程自动化。

搜索结构? 

随着平板电脑和智能手机的出现,人们在默认情况下会打印更少。因此,MPS 自然演化为帮助组织管理其他类型的内容。毕竟,除了纸张之外,文档还以多种形式存在。

即使随着智能 MPS 的演变,可以满足诸多行业中各组织不断变化的需求,基于纸张的流程和非结构化内容仍然构成日常挑战。虽然组织持续减少打印,但在 IDC 于 2013 年底进行的调查表明,受访者表示在其公司每天使用的所有文档中,相对于电子格式,有 55% 是纸质格式。

据 IDC 的 Muscolino 称:“非常成熟的组织将会重新设计打印和文档工作流以符合业务目标,推动新的业务模式、业务转型和更好的业务成果。”

对于已经实现工作流自动化的组织而言,管理设备变得更为重要,因为这些设备是工作流不可或缺的组成部分。因此,组织需要 MPS 提供的设备群可见性,以及与合作伙伴的安心合作,这样可以确保设备的最高可用性。

大数据分析推动 MPS ROI

大数据分析的迅猛发展还帮助组织从其 MPS 投资获得最大收益。随着不断发展的分析趋势,供应商能够捕获更多数据并更好地了解客户,让供应商能够更好地识别工作流优化机会。

对于 Lexmark 的 Farmer 而言,打印管理服务演化的一个令人兴奋的方面是“帮助我们的客户发展他们与其客户的业务,而不仅仅是帮助他们降低成本和提高效率。当它实现时,它可以在我们的组织之间构建更高的忠诚度和协同效应。”

牵线搭桥—发现最好的打印管理服务合作伙伴

据 IDC 称,一个组织发展更为成熟的打印和文档管理 (PDM) 的一种方法是与打印和文档管理服务提供商合作。PDM 方案的外包持续增长。事实上,IDC 预测整个美国的打印和文档管理服务市场将从 2013 年的 57 亿美元增长到 2018 年的 77 亿美元。

如果贵组织已经最大化其打印管理服务基础设施,可以考虑采取后续行动所带来的额外利益。有一个可以倾听您的需求、以行业特定方式应用技术和使用有计划分阶段实施方法的 MPS 合作伙伴,您将会惊讶于 PDM 方案可以发展的所有方式。 

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Sharon Apollo 
Lexmark, Intl.的市场业务作者

Sharon 是市场业务作者,主要关注打印管理服务。她曾作为文案就职于汽车营销机构、软件公司和大型零售商,具有丰富的专业经验。她还有在高等教育领域作为作者和指导者的经验。

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