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准备好使用基于技术的打印管理服务方法了吗?

2016 年 8 月 18 日发布 - Tyler Martin

简单来说,打印管理服务的定义就是:由外部供应商提供,用于优化或管理公司的文档输出的服务。这看起来非常简单。然而,外部供应商如何执行这些服务会对您的结果有很大影响。 

许多提供商严重依赖大量的现场服务技术员工来提供打印管理服务 (MPS)。就是说如果有东西坏了,您打电话给他们, 然后他们会来修复。由于技术员遍布各处,他们可以很快派人到现场。虽然基于劳动力的方法可以起作用,但是它会给您、您的员工和用户造成难以忍受的延迟和中断。通常情况下,只有在遇到故障后,才会采取纠正措施。您需要等待技术员到达,并希望问题可以在第一时间就得到解决。使用这种方法,打印管理服务流程在设备出现问题之后才会启动。 

系统会检测潜在的问题

使用基于技术的方法则不同,服务流程在设备出现问题之前就会启动。系统检测潜在的问题并自动启动服务请求,这样用户不需要输入故障单或者打电话给技术支持。这是更依赖技术而不是劳动力的系统的一大优势。

“这种方法已被证明是非常成功的—Lexmark 主动管理我们的硬件,在故障出现之前进行预测并迅速解决问题,”一位全球大型零售商的技术经理表示。“这可以提高商店可用性,这是我们的关键指标。 Lexmark 能够调度工程师,而不是被动反应,因此他们能够更快地着手解决影响商店的问题。”

此外,使用基于劳动力的方法,报告可能会出现问题。如果您依赖人工流程来更新设备状态和记录交互,产生错误以及报告和计费不准确的风险会非常大。由于许多提供商在世界各地使用不同的系统和流程,如果您的企业遍布多个国家/地区,这些问题会被放大。基本而言,基于劳动力的 MPS 方法会产生许多漏洞,而只有基于技术的方法才能解决它们。

超越收集数据

或许最重要的是,您无法受益于丰富的数据挖掘,而在单纯基于技术的系统中收集设备群数据时会进行数据挖掘。您的设备群包含大量的数据,在改进工作流和文档驱动的流程方面具有极其重要的价值。因此,您可能会错过重要的信息,具体视您的打印管理服务提供商所使用的方法而定。

关键是捕获和解释有关托管打印设备的数以百万计数据点的能力。在 Lexmark,由于我们采用单一的全球系统和基于技术的方法,这个目标得以实现。

据分析公司 IDC 称:“对于力图将打印和文档管理服务 (MPDS) 延伸至提供更大战略业务价值的领域的供应商而言,数据分析也将成为关键的差异化优势。利用数据分析将在诸如预测和优先服务能力的领域中提供短期效益,创造更高效和节省成本的服务交付模式。但从长远来看,随着物联网越来越普及,数据分析将变得至关重要,而 MPDS 解决方案可以用来提高商业智能和驱动更好的业务成果。”[1]

从物联网获得有价值的洞察力

由于现今复杂的互联设备,我们有理由期待您的 MPS 提供商提供一个准确、全面的设备群视图并无缝地采取行动来为您减少或消除中断。想想现代世界中的所有设备,具有传感器、软件并在网络上作为日益庞大的物联网 (IoT) 的一部分。通过智能传感器获得的洞察力正在使企业能够提供让他们在竞争中脱颖而出的服务。

“硬拷贝厂商都已做好准备来抓住物联网在文档生态系统中呈现的机会,主动和预测管理的不仅是外设,如打印、捕获和显示,还包括在更广泛的物联网生态系统中的其他端点,”IDC 的硬拷贝产业转型计划高级研究分析师 Arianna Valentini 说。“此外,他们还可以通过利用更广泛的物联网生态系统启用更智能的业务工作流”。[2]

对 MPS 提供商提出的重要问题

要利用基于技术的打印管理服务方法,一定要对您的 MPS 提供商提出类似如下的问题:

1.      您如何将物联网纳入您的服务中?

2.      您如何帮助我在打印相关活动上花费较少的时间?

3.      设备群的首次修复率是多少?

4.      在我的设备无法工作前,您多长时间能解决问题?

5.      如果不调度服务技术员,您多长时间能解决问题?

6.      我能获得实时性能指标吗?

7.      我可以在一个仪表板上看到全局设备群的详细信息吗?

8.      您如何减少对打印设备的干预?

9.      您从我的设备群收集哪些类型的数据?

10.    这些数据将如何让我的企业受益?

 

[1] 全球和美国的打印和文档管理服务和基本打印服务预测,2016–2020,作者 Robert Palmer、Holly Muscolino,2016 年 5 月,文档号 US40183716

[2] 转换文档解决方案生态系统的物联网机会,作者 Arianna Valentini 和 Angèle Boyd,2015 年 8 月,文档号 258161

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Tyler Martin
全球 MPS 市场总监
Lexmark, Intl.

Tyler 负责打印管理服务的销售支持和沟通,提供整个硬件、软件和服务组合的 Lexmark 价值主张。他于 2005 年加入 Lexmark 并担任多个职务,包括全球行业经理-银行业、内容管理实践总监、零售行业的企业解决方案专家和顾问。 

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