MainSource 银行

MainSource 银行业务不断增长,虽然该事实对公司有积极的一面,但它同样也造成新的挑战。银行花费了大量的金钱来购买、操作和维护数十台不同的设备。使用 Lexmark 多功能数码复合机(MFD),MainSource 银行能够通过清理开户流程并在各个分行建立一组统一、标准化的设备来削减成本。

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认识 MainSource 银行

公司

MainSource 银行是以社区为中心,多种银行金融服务为导向的公司,其分支机构分布在美国的 4 个州。MainSource 银行总部位于印第安纳州格林斯堡,是 MainSource 金融集团所运营的附属公司。

银行业

产品

工作流程和过程管理, 打印机和多功能设备, 数据采集与提取, 文档管理

成立时间

1907 年

分支机构

85

资产

29 亿美元

挑战

MainSource 银行业务不断增长,虽然该事实对公司有积极的一面,但它同样也造成新的挑战。其中一个挑战是散落在各分行中不同品牌和型号的打印机、扫描仪、复印机和传真机造成的困境。数十台不同的设备花费了银行大量资金来购买、操作和维护—尤其是捆绑昂贵的月租赁和维护合同的复印机。实质上,银行接收了每家新银行已经安装的所有设备,设备型号不一致导致出现问题并且增加开支。

有效管理帐户增长

银行业务发展,随之而来的新客户开设大量的新帐户。由于开户量的增加,银行的流程开始显露局限性。每天,分行职员打包所有的新帐户文件。

快递员开车到每家分行收取文件,并交付到三个运营中心之一。此过程需要昂贵的维护费用,包括司机工资和卡车保养。甚至银行运送文档的袋子费用随着银行收购更多分行也在增加。文档在运营中心被接收后,有时会发现错误或缺失信息,导致文档被退回分行进行纠正。这浪费时间,增加成本,并且影响客户服务。

“该流程不是可持续、安全或一致的,”MainSource 银行副总裁,运营总监,Andy Saner 说。“我们每年的快递费用超过 50 万美元,包括车辆、维护、保险和快递人员。但更重要的是,我们看不到或者没有跟踪文档本身和它们在审核流程中的位置。因此,在文档进入运营中心的系统之前,无法回答客户提出的问题。费用和延迟简直太大了。”MainSource 银行需要更好的解决方案,能够随银行发展而发展,能够更加清楚地看到每个新帐户在审批流程中的状态。

我们看不到或者没有跟踪文档本身和它们在审核流程中的位置。因此,在文档进入运营中心的系统之前,无法回答客户提出的问题。

Andy Saner 副总裁,运营总监

寻找对客户有正向影响且节约成本的解决方案

首先,MainSource 银行取消了自有的快递系统,并开始使用第三方隔夜快递服务。这为文档从分行递送到运营中心提供了一致、可扩展和可靠的基础设施,并提供了基本的跟踪级别——文档离开分行后可以对包裹进行跟踪。虽然这个方法每年可以节省大约 10 万美元,但该流程仍然存在挑战和限制。

“这是在正确方向上迈出的一步,但是成本节省还不够显著,而且我们仍然不能提供客户所要求的真正跟踪服务,”Saner 说。“并且,它没有解决我们各个分行的设备量问题或者消除昂贵的复印机租赁费用。”Saner 很快就了解到分行单色激光打印机供应商之一的Lexmark 有一个建议。

解决方案

Lexmark 建议将所有 MainSource 银行分行内的复印机更换为配有其开户解决方案的 Lexmark 多功能数码复合机,可以自动将新帐户签名卡直接扫描到银行的运营中心。这样做可以消除 MainSource 昂贵的复印机租赁费用,并让新帐户文件能够立即进入银行的审批系统。每年可以节约大约 20 万美元的复印机/扫描仪/传真机维护、耗材和支持费用。

转换到 Lexmark 多功能数码复合机

银行的同事现在就可以在多功能数码复合机上扫描新帐户文件。他们将帐户文档加载到多功能数码复合机的自动进纸扫描仪中,然后在全彩色触摸屏 eTask 面板上选择大的“新开户”图标。文档被自动扫描并进入银行的路由流程。专为 MainSource 银行内置到 Lexmark 软件的智能程序自动检测文档中的错误,并提示银行同事在文档被发送之前,纠正任何错误或者添加缺少的信息。现在,这些操作可以当客户仍然在分行时进行。这可以消除错误,加快新开户过程并改善客户服务。

现在,新帐户的处理和开设可以在同一个工作日进行,MainSource 银行可以立即看到每个新帐户在银行流程中的位置。之前,使用旧流程开设新帐户最快也需要 4 或 5 个工作日。

整合分行设备

当银行审核此方法时,Lexmark 建议安装的多功能数码复合机也可以整合分行的设备。这里将不再需要单独的打印机、扫描仪和传真机,因为 Lexmark 的多功能数码复合机可以在一台设备上实现所有这些功能。现在 MainSource 银行的每个分行有三台 Lexmark 设备。一或两台 Lexmark 单色激光打印机供出纳使用,一台 Lexmark 多功能数码复合机用于打印、复印、传真,以及自动扫描新帐户签名卡并直接发送到运营中心。

无论您去哪家分行,所有设备和开户流程都是相同的。由于我们现在可以马上回答以前无法回答的问题,这对于我们的客户服务能力是一个巨大的改进。

Andy Saner 副总裁,运营总监

“无论您去哪家分行,所有设备和开户流程都是相同的,”Saner 说。

“由于我们现在可以马上回答以前无法回答的问题,这对于我们的客户服务能力是一个巨大的改进。”

MainSource 银行也决定成为 Lexmark 自助维护员,在 Lexmark 设备上拥有自己的认证维修技术人员。这些技术人员根据需要对 Lexmark 设备进行现场维修,而 Lexmark 根据合同条款提供次日更换保证服务。

By the Numbers

$2000,000 
annually in copier/scanner/fax maintenance, supplies and support costs eliminated

$500,000
in courier and overnight shipping costs eliminated

1 day
for New accounts opened



结果

正向的投资回报

据 Saner 所说,MainSource 银行在第一年已经取得其在 Lexmark 解决方案投资上的正向回报。
 

现在,MainSource 银行在其所有分行中有一个标准化且最优化的设备集合。银行的复印机,昂贵的租赁和维护协议都消失了。由于每个分行有相同的设备组,对于银行的新 Lexmark 设备的耗材订购和更换都被简化了。既然自己的技术人员已经通过 Lexmark 设备维修认证,维护也已经被简化。

Lexmark 的整体理念是帮助我们实现目标。这就是我们需要的合作伙伴关系,而且 Lexmark 处处符合或超过我们的预期。

Andy Saner 副总裁,运营总监

“Lexmark 的整体理念是帮助我们实现目标,”Saner 说。“这就是我们需要的合作伙伴关系,而且 Lexmark 处处符合或超过我们的预期。”

可持续发展,一致和安全的流程

该银行也有了一个可持续发展,一致和安全的新开户流程。可以在同一个工作日为客户开设新帐户,而不是 4 或 5 天以后。立即扫描文档到银行的系统中,让银行工作人员几乎即时看到每一个文档在其新开户流程中的位置,这改进了客户服务水平。与快递和隔夜运输相关的成本也已被消除。

“我们对 Lexmark 进行了非常重大和战略性的投资,Lexmark 也对我们进行了同样的投资,”Saner 说。“我们已经在寻找方法,更进一步利用新的多功能数码复合机技术和我们与 Lexmark 的伙伴关系。”