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Sind Sie bereit für einen technologiebasierten Ansatz bei Managed Print Services?

Veröffentlicht am 18. August 2016 – Tyler Martin

Einfach ausgedrückt, lässt sich Managed Print Services wie folgt definieren: Services, die von einem externen Anbieter zur Optimierung oder Verwaltung der Dokumentausgabe eines Unternehmens angeboten werden. Dies scheint ziemlich klar zu sein. Es spielt allerdings eine große Rolle für Ihre Ergebnisse, wie ein externer Anbieter diesen Dienst ausführt. 

Viele Anbieter sind von einem großen Team an technischen Außendienstlern abhängig, die diese Managed Print Services (MPS) anbieten. Das heißt, wenn etwas kaputt geht, rufen Sie sie an. Sie reparieren es. Mit einem technischen Mitarbeiter an jeder Ecke, ist es möglich, dass in kürzester Zeit jemand vor Ort ist. Ein auf der Arbeitskraft basierender Ansatz funktioniert zwar, führt jedoch zu lästigen Verzögerungen und Unterbrechungen für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Nutzer. In der Regel muss es erst zu einem Fehler kommen, bevor eine Korrekturmaßname vorgenommen wird. Sie müssen warten, bis ein Techniker kommt, und hoffen, dass das Problem gleich beim ersten Mal gelöst werden kann. Bei diesem Ansatz beginnt der Vorgang erst, nachdem ein Problem beim Gerät aufgetreten ist. 

System erkennt potenzielle Probleme

Bei einem technologiebasierten Ansatz hingegen, beginnt der Vorgang, bevor ein Problem beim Gerät aufgetreten ist. Das System erkennt potenzielle Probleme und leitet automatisch Serviceanforderungen ein, sodass die Benutzer nicht beim Helpdesk anrufen oder ein Trouble-Ticket eingeben müssen. Das ist ein Vorteil eines Systems, dass sich mehr auf die Technik als auf die Arbeitskraft verlässt.

„Dieser Ansatz hat sich als sehr gewinnbringend erwiesen – Lexmark verwaltet aktiv unsere Hardware, Ausfälle werden prognostiziert, bevor sie auftreten, und Probleme werden schnell behoben“, so ein Technologiemanager für einen großen globalen Einzelhändler. „Dies erhöht die Geschäftsverfügbarkeit, was für uns die wichtigste Kennzahl ist. Lexmark ist in der Lage, Techniker einzuplanen, statt reaktiv vorzugehen. So können sie Probleme, die sich auf das Geschäft auswirken, schneller beheben.“

Bei einem arbeitskraftbasierten Ansatz kann zudem die Berichterstattung eine Schwachstelle sein. Wenn Sie auf manuelle Prozesse zum Aktualisieren des Gerätestatus und zum Aufzeichnen von Interaktionen angewiesen sind, ist das Risiko für Fehler, ungenaue Berichte und Abrechnungen ziemlich hoch. Diese Probleme werden größer, wenn Ihr Unternehmen in mehr als in einem Land ansässig ist, da viele Anbieter unterschiedliche Systeme und Vorgehensweisen rund um den Globus anbieten. Im Grunde genommen hinterlässt ein arbeitskraftbasierter Ansatz bei MPS viele Lücken, die nur von einem technologiebasierten Ansatz gefüllt werden können.

Mehr als Daten sammeln

Der vielleicht wichtigste Punkt ist, dass Ihnen Möglichkeit entgeht, von dem umfassenden Data Mining zu profitieren, das beim Sammeln von Flottendaten in einem einzigen, technologiebasierten System auftreten kann. Ihre Flotte enthält eine Menge Daten, die für die Verbesserung von Workflows und dokumentgestützten Prozessen extrem wertvoll sein können. Je nach Ansatz, den Ihr Managed Print Services-Anbieter verwendet, könnten Ihnen also wichtige Informationen entgehen.

Der Schlüssel liegt darin, Millionen von Datenpunkten über Managed Print-Geräte erfassen UND interpretieren zu können. Dank unseres einzigen globalen Systems und technologiebasierten Ansatzes ist dies genau das, was wir bei Lexmark tun. 

Hierzu äußert sich das Marktforschungsunternehmen IDC wie folgt: „Datenanalysen werden ein wichtiger Wettbewerbsfaktor für Anbieter werden, die Managed Print and Dokument Services (MPDS) in Bereichen ausweiten möchten, die sich mit größerem strategischem Unternehmenswert befassen. Die Nutzung von Datenanalysen wird zeitnah Vorteile in Bereichen wie vorausschauende und vorbeugende Servicefunktionen bieten und effizientere und kostengünstigere Servicebereitstellungsmodelle schaffen. Auf lange Sicht werden Datenanalysen jedoch unerlässlich, da das Internet der Dinge immer universeller wird und MPDS-Lösungen dafür genutzt werden könnten, um Business Intelligence zu verbessern und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen.“[1]

Erhalten Sie wertvolle Erkenntnisse vom Internet der Dinge

Angesichts der fortschrittlichen verbundenen Geräte von heute ist es nur berechtigt, dass Sie von Ihrem MPS-Anbieter eine genaue, ganzheitliche Übersicht über Ihre Flotte erwarten. Zudem wird erwartet, dass er nahtlos dafür sorgt, Unterbrechungen zu reduzieren oder eliminieren. Denken Sie nur an all die Geräte in der modernen Welt, die über Sensoren und Software verfügen und sich als Teil des ständig wachsenden Internet der Dinge (Internet of Things, IoT) im Netzwerk befinden. Die über intelligente Sensoren gewonnenen Einblicke ermöglichen es Unternehmen, Services anzubieten, durch die sie sich von der Konkurrenz abheben.

„Hardcopy-Anbieter können gut von den Möglichkeiten profitieren, die das IoT im Dokumentökosystem einnimmt, um nicht nur Peripheriegeräte – wie zum Drucken, Erfassen und Anzeigen – proaktiv und vorausschauend zu verwalten, sondern auch andere Endpunkte innerhalb eines IoT-Ökosystems“, sagt Arianna Valentini, Senior Research Analyst, Hardcopy Industry Transformation-Programm von IDC. „Zudem können sie intelligentere Geschäftsabläufe ermöglichen, indem sie die Vorteile eines umfassenderen IoT-Ökosystems nutzen.“[2]

Wichtige Fragen für Ihren MPS-Anbieter

Um die Vorteile des technologiebasierten Ansatzes bei Managed Print Services zu nutzen, vergessen Sie nicht, Ihrem MPS-Anbieter Fragen wie diese zu stellen:

1.      Wie integrieren Sie das IoT in Ihren Service?

2.      Wie können Sie mich dabei unterstützen, weniger Zeit für druckbezogene Aktivitäten aufzuwenden?

3.      Wir hoch ist die erstmalige feste Rate für meine Flotte?

4.      Wie oft können Sie Probleme lösen, bevor mein Gerät ausfällt?

5.      Wie oft können Sie Probleme lösen, ohne einen Service-Techniker zu entsenden?

6.      Habe ich Einsicht in die Leistungskennzahlen in Echtzeit?

7.      Kann ich Details meiner globalen Flotte auf einem einzigen Dashboard sehen?

8.      Wie reduzieren Sie die Anzahl an Eingriffen bei Druckgeräten?

9.      Welche Arten von Daten meiner Flotte werden gesammelt?

10.    Wie kann mein Unternehmen von diesen Daten profitieren?

 

[1] Worldwide and U.S. Managed Print and Document Services and Basic Print Services Forecast, 2016–2020, von Robert Palmer, Holly Muscolino, Mai 2016, Dokumentnr. US40183716

[2] Internet of Things Opportunities for Transforming the Document Solutions Ecosystem, von Arianna Valentini und Angèle Boyd, August 2015, Dokumentnr. 258161

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Tyler Martin
Director of Global MPS Marketing, 
Lexmark, Intl.

Tyler ist verantwortlich für Vertriebsunterstützung und Kommunikation für Managed Print Services, indem er das Lexmark Werteversprechen über das Portfolio an Hardware, Software und Services hinweg bereitstellt. Er begann 2005 bei Lexmark und hatte verschiedene Funktionen inne, darunter Global Industry Manager für Banking, Direktor für Content Management-Vorgänge, Enterprise Solution Specialist und Berater in der Einzelhandelsbranche. 

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