kubus IT

KURZE ZUSAMMENFASSUNG

Als Dienstleister der AOK (Allgemeine Ortskrankenkasse) etablierte kubus IT eine Lexmark Outputlösung für die über 400 AOK-Filialen in Bayern, Sachsen und Thüringen. Dadurch konnte die AOK die Kosten für Verbrauchsmaterial um rund 30 Prozent senken.

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kubus IT

Das Unternehmen

kubus IT stellt den IT-Betrieb für alle AOK-Anwender in den Bundesländern Bayern, Sachsen und Thüringen sicher. Insgesamt betreut der Dienstleister 17.000 PC-Arbeitsplätze in den AOK Filialen. Die AOK versichert fast 24 Millionen Menschen und ist mit einem Marktanteil von rund 35 Prozent eine der größten gesetzlichen Krankenversicherungen. kubus IT ist aus der AOK Bayern und der AOK PLUS (Sachsen und Thüringen) hervorgegangen und kennt daher die Ziele und Herausforderungen des Versicherers wie kein anderer. Der IT-Dienstleister hat 14 Standorte in Bayern, Sachsen und Thüringen und beschäftigt 650 Mitarbeiter.

Branche

Versicherungen

Produkt

Drucker und Multifunktionsgeräte

Die Herausforderung

Das Beratungsgespräch in der bayerischen AOK-Geschäftsstelle ist abgeschlossen. Die Kundin dankt und nimmt ihre ausgedruckten Unterlagen entgegen, sie möchte sich zu Hause alles in Ruhe durchlesen. Ausdrucke gehören bei der AOK zum Service, und sie müssen sofort verfügbar sein. „Eine gute Outputstrategie leistet einen entscheidenden Beitrag zur Servicequalität, aber auch zur Wirtschaftlichkeit der AOK“, sagt Axel Kusian. Er ist Geschäftsbereichsleiter IT-Infrastruktur bei kubus IT und verantwortet die gesamte Technik – Netzwerke, Server, Clients und damit auch das Drucken, Scannen und Kopieren. „Es war an der Zeit, die bisherige Druckerflotte zu optimieren. Die AOK nutzte bis zu 20 Gerätetypen von unterschiedlichen Herstellern. Jedes Gerät wurde anders bedient, das Papier mit dem AOK-Logo anders eingelegt, die Toner von Gerät A passten nicht zum Drucker B. Was den Anwendern in den AOK-Filialen zu schaffen machte, lief bei kubus IT im First Level Support auf. Die Tickets häuften sich.“

DB Schenker

Deshalb definierte kubus IT als Ziel, eine einheitliche, zentral gemanagte Ein-Hersteller-Lösung mit wenigeren, dafür jedoch leistungsfähigen Geräten. Bei einer internen Befragung wurde außerdem zurückgemeldet, dass der Bedarf an DIN-A3-Ausdrucken weiter zurückgegangen ist, deshalb lag der Fokus auf DIN A4.

In der europaweiten Ausschreibung wurden Kriterien wie die Bedienoberfläche, die Möglichkeit eines zentralen Managements sowie Energie- und Umweltkriterien hoch gewichtet. Die Geräte sollten gekauft und mit einem Servicevertrag über einen Rundum-Service mit schnellen Reaktionszeiten aufgestockt werden. Ein vereinbarter Seitenpreis sollte der AOK Transparenz und Kalkulationssicherheit geben.

Die Lösung

Nach einer Marktbetrachtung testete kubus IT Geräte verschiedener Hersteller. Die Ausschreibung gewann die Bechtle AG mit einer flächendeckenden Lexmark Lösung bei bestem Preis-Leistungs-Verhältnis. Als Lexmark Partner lieferte Bechtle alle Geräte und erbringt den Second Level Support.

Die neue Druckerflotte der AOK umfasst 3.200 Geräte in fünf Leistungsklassen. Alle Geräte haben die gleiche Bedienoberfläche – einen großen Touchscreen mit übersichtlicher Menüführung. Bestandteil der neuen Lösung ist das automatisierte Management der Verbrauchsmaterialien (Fleet Management). Sobald ein bestimmter Tonerschwellwert unterschritten ist, geben die Geräte eine Meldung an kubus IT. Daraufhin wird unverzüglich ein neuer Toner in die Geschäftsstelle geschickt. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Tonerkassetten nur dann angeliefert und berechnet werden, wenn sie benötigt werden – die Vorfinanzierung und Lagerhaltung entfällt.

Die neuen Lexmark Geräte sind standardmäßig mit Duplex-Funktion ausgestattet, um das Druckvolumen der AOK zu reduzieren. Die Option Scan-to-E-Mail ist ebenfalls an allen Geräten verfügbar und wird von den AOK-Mitarbeitern viel genutzt. Die Geräte sind mit der Funktion „Vertraulicher Druck“ ausgestattet, so dass der Anwender den Ausdruck erst nach Eingabe einer PIN am Gerät starten kann. Diese Funktion wird insbesondere von den Mitarbeitern der Personalabteilung genutzt.

Die Lexmark Lösung entlastet uns. Dadurch können wir den AOK höherqualifizierten Anwendersupport bieten.

Axel Kusian Geschäftsbereichsleiter IT-Infrastruktur kubus IT

Das Ergebnis

Den größten Vorteil der Lexmark Geräte sieht Axel Kusian in der einheitlichen und ergonomischen Bedienbarkeit über alle Druckermodelle hinweg. „Das kommt bei den AOK-Mitarbeitern gut an und spart Zeit.“ Einen zusätzlichen Nutzen bringe die standardisierte Ein-Hersteller-Lösung. Egal, wo ich bin und an welchem Gerät ich stehe, ich finde mich sofort zurecht.“

Auch der finanzielle Effekt kann sich sehen lassen: die zwei AOK Gesellschaften verringerten ihre Kosten für Verbrauchsmaterial um rund 30 Prozent. Der Lager- und Verwaltungsaufwand wurde auf ein Minimum reduziert. Diese Ersparnis ist bei fast 150 Millionen gedruckten Seiten im Jahr ein wichtiger Beitrag zur Wirtschaftlichkeit der AOK.

Die AOK ist bestrebt, unnötige Ausdrucke zu vermeiden und umweltbewusst zu handeln. „Das ist durch die neue Lösung viel einfacher geworden“, sagt Axel Kusian.

Den Lexmark Partner Bechtle lobt er für seine Flexibilität: „Der dynamische Rollout ermöglicht uns, den individuellen Bedarf in der Geschäftsstelle oder Zentrale nochmals kurzfristig zu prüfen. So sind wir sicher, dass überall genau das passende Gerät aufgestellt wird.“ Sein Ergebnis aus IT-Sicht: „Die Lexmark Lösung entlastet uns im First Level Support und gibt uns mehr Zeit für höherqualifizierten Anwendersupport. Die Lexmark Treiber sind gut, das Drucken aus SAP wird optimal unterstützt. Das Feedback von Kollegen und Anwendern ist positiv. Wir schätzen es, bei Lexmark einen persönlichen Ansprechpartner zu haben.“

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Der große Pluspunkt der Lexmark Geräte ist die einheitliche, sehr ergonomische Bedienoberfläche.

Axel Kusian Geschäftsbereichsleiter IT-Infrastruktur kubus IT