Die Herausforderung
Ausgangssituation und Herausforderung
Zum Jahresende 2023 sah sich die Stadtsparkasse München mit einer strategisch relevanten Herausforderung konfrontiert: Der Hersteller-Support für über 600 unternehmensweit eingesetzte Netzwerkdrucker lief aus. Die betroffenen Geräte – darunter Multifunktionssysteme, Gruppen- und Arbeitsplatzdrucker, Farbdrucker sowie spezialisierte DIN-A3-Drucklösungen – stammten größtenteils vom Anbieter Lexmark, jetzt Teil der Xerox Corporation.
„Uns war klar, dass wir nicht einfach eins zu eins ersetzen, sondern die Gelegenheit nutzen wollten, unsere Druckinfrastruktur zukunftsfähig aufzustellen und gleichzeitig die Kontinuität der Geschäftsprozesse sicherzustellen“, sagt Herbert Maier, Abteilungsleiter IT-Betrieb bei der Stadtsparkasse München.
Die Herausforderung bestand darin, eine einheitliche, sichere und effiziente Lösung für alle Standorte zu finden, von zentralen Standorten bis hin zu den Filialen. Neben der technischen Modernisierung sollten die Geräteanzahl optimiert, die Prozesse vereinheitlicht und gleichzeitig die Anforderungen an Datenschutz und Flexibilität erfüllt werden.
Bedarfs- und Kundenanalyse als Basis der Umsetzung
Vor der eigentlichen Umstellung wurden zentrale Einheiten und ausgewählte Geschäftsstellen vor Ort besichtigt. In persönlichen Bedarfsgesprächen erfassten die Verantwortlichen die aktuellen Arbeitsweisen, räumlichen Gegebenheiten und speziellen Anforderungen. Mit dem Ziel, bereits bestehende Infrastruktur und Systeme bestmöglich zu nutzen und zu integrieren.
„Die Vor-Ort-Termine waren für uns entscheidend, um die tatsächlichen Anforderungen zu verstehen und passgenaue Lösungen zu finden“, erläutert Susanne Heinze, Projektleitung Full Service Print, Stadtsparkasse München.
Als ökologisch denkendes Finanzinstitut war es der Stadtsparkasse zudem wichtig, einen Druckanbieter zu wählen, der in Sachen Nachhaltigkeit und Langlebigkeit führend ist.
Die Lösung
Klare Entscheidung für Full Service Print (FSP) und Lexmark
In enger Abstimmung mit der Finanz Informatik GmbH, dem zentralen IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe, und der internen IT-Strategie fiel die Wahl auf das Full Service Print Konzept der Finanz Informatik, gemeinsam mit dem Hersteller Lexmark.
„Wir arbeiten seit vielen Jahren erfolgreich mit Lexmark zusammen und haben sehr gute Erfahrungen gemacht. Deshalb war es für uns naheliegend, auch bei der neuen Lösung wieder auf diesen etablierten Partner zu setzen“, so Peter Schuster, stellv. Bereichsleiter IT Infrastruktur, Stadtsparkasse München.
Kompetente Unterstützung durch Lexmark und Partner
„Ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Umsetzung des Projektes war eine von Beginn an kompetente Beratung und Begleitung durch Lexmark, sagt Herbert Maier “. Stefanie Tusche, Key Account Managerin Finance, konnte mit ihrer Erfahrung und Marktkenntnis ein maßgeschneidertes Konzept mit uns erarbeiten. Sie hat dabei immer unsere Kundenbedürfnisse und Anforderungen im Blick gehabt, um die bestmögliche Lösung für uns zu finden. Diese Professionalität und Kundenorientierung wissen wir sehr zu schätzen.
Lexmark empfahl zudem die Zusammenarbeit mit dem Partnerunternehmen ACP Print & Mobility GmbH für den Roll-out. Die ACP-Gruppe mit über 50 Standorten DACH-weit gilt als einer der führenden IT-Systemintegratoren und stellte seine Kompetenz im Rahmen des Projekts professionell unter Beweis.
„Der Roll-out verlief absolut reibungslos. ACP hat flexibel auf kurzfristige Änderungen reagiert und uns so den Übergang enorm erleichtert“, so Susanne Heinze.
Das Ergebnis: Individuelle Arbeitsplatzdrucker wurden zu über 90 Prozent durch leistungsstarke Multifunktionsgeräte (MFPs) für die gesamte Abteilung ersetzt. Die Druckerflotte wurde somit halbiert, von rund 600 auf etwa 300 Lexmark Geräte. Jede Filiale erhielt mindestens ein Multifunktionsgerät und einen Farbdrucker. Je nach Mitarbeiteranzahl oder räumlicher Situation wurden zusätzliche Geräte ergänzt.
Prozessvereinfachung komplexer Arbeitsweisen
Auch Bereiche mit speziellen Anforderungen, wie das Immobilienmanagement, bezog das Projekt gezielt ein. Die neuen DIN-A3-Multifunktionsgeräte ermöglichen es, Pläne direkt zu digitalisieren, was die Arbeitsabläufe deutlich beschleunigt und vereinfacht. Vorbei sind die Zeiten, in denen die Mitarbeitenden A3-Pläne abfotografierten oder Kopien aus mehreren Einzelkopien umständlich zusammenfügten.
Gleichzeitig reduzierte die Stadtsparkasse München den Bestand an separaten stand-alone Kopiergeräten, die nicht ins Netzwerk integriert waren, auf nur noch ein einziges Gerät. Das senkte zusätzlich die Betriebskosten.
Sicherheit und Risikominimierung mit dem „Secure by Design “-Ansatz
„Die zentrale Ausgabe von Druckdateien spart nicht nur Kosten, sondern erhöht auch die Datensicherheit“, betont Herbert Maier. Die Mitarbeitenden senden ihre Druckaufträge nicht mehr auf ihren individuellen Arbeitsplatzdrucker, sondern an das zentrale Druck-Management-System. Anschließend gehen sie zu einem beliebigen Drucker - in der Zentrale oder einer Filiale - legitimieren sich am Gerät mit ihrer Zutrittskarte, mit der sie sich generell im Unternehmen legitimieren, und der Druckauftrag wird genau an diesem Gerät ausgegeben.
„Die einfache Authentifizierung und Freigabelösung basiert auf dem bestehenden System der Sparkasse. Ein wichtiger Faktor, um die Akzeptanz im Unternehmen zu erhöhen“, erläutert Herbert Maier.
Das unmittelbare Auslösen des Druckjobs am Gerät verhindert, dass Druckunterlagen vergessen werden und von anderen Mitarbeitenden eingesehen werden können.
„Außerdem werden alle nicht ausgedruckten Druckaufträge nach zwölf Stunden automatisch gelöscht“, betont Peter Schuster. Ein weiterer wichtiger Aspekt zur Einhaltung der Compliance-Regeln im Sparkassenumfeld. Der Lexmark “Secure by Design”-Ansatz kommt somit voll zum Tragen.
Das Ergebnis
Ergebnisse und Nutzen: zukunftsfähige Druckinfrastruktur
Mit der erfolgreichen Umsetzung des Projekts konnte die Stadtsparkasse München gleich mehrere strategische Ziele erreichen. Durch die Einführung des Full Service Print-Standards und den Einsatz moderner Lexmark-Systeme wurde die Geräteanzahl nahezu halbiert und gleichzeitig Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit deutlich verbessert. Die neue Druckumgebung ermöglicht es, Druckaufträge flexibel an jedem Gerät im Netzwerk abzurufen, wodurch lange Wege entfallen und Wartezeiten reduziert werden. Lexmark unterstützt gemeinsam mit der Finanz Informatik immer mehr Sparkassen dabei, dieses Konzept zu nutzen und ihre Druckinfrastruktur zu optimieren.
Die enge Zusammenarbeit zwischen Lexmark, der Finanz Informatik und dem Rollout-Partner ACP hat sich nicht nur in der Projektphase, sondern auch im täglichen Betrieb als großer Mehrwert für die Stadtsparkasse München erwiesen.
„Wir haben jetzt eine moderne, sichere, langlebige und effiziente Druckinfrastruktur, die unseren Anforderungen optimal entspricht“, fasst Herbert Maier zusammen. „Das Projekt war für uns ein voller Erfolg – technisch, organisatorisch und wirtschaftlich.“
Der zugrunde liegende Full Service Print-Vertrag wurde 2023 geschlossen und hat eine Laufzeit von 60 Monaten.
