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Managed Print Services-Analysen ebnen den Weg für bessere Geschäftsprozesse

Veröffentlicht am 17. November 2015 – Sharon Apollo 

Von der Datenerfassung zu prozessfähigen Erkenntnissen 

Da immer mehr Unternehmen Managed Print Services (MPS) einsetzen oder einsetzen wollen, um dem bewährten Weg, weniger zu drucken und die Druckinfrastruktur zu verwalten, zu beschreiten, sind mit einer Erweiterung dieses Wegs größere Prozessverbesserungen für aktuelle und künftige MPS-Kunden zu erzielen. Dieser erweiterte Weg ist mit anspruchsvollen Analysen gepflastert, die MPS in neue Richtungen leiten können. Zum Navigieren durch die ständig ansteigenden Datenmengen ist ein Partner erforderlich, der diese Daten in ein Instrumentarium für den Geschäftserfolg verwandeln kann. 

Die Datenerfassung bildet den Antrieb, doch eine Richtungsvorgabe ist erforderlich

Allein die Tatsache, dass viele Daten vorhanden sind, bedeutet noch nicht, dass sie wertvoll sind. Der Schlüssel sind prozessfähige Daten für Ihre spezifische Organisation. Ein guter MPS-Anbieter geht über das reine Führen durch die von Ihrer Druckerflotte erfassten Daten (im Hinblick auf das Kopieren, Drucken, Scannen und Faxen) hinaus. Er unterstützt Sie dabei, das Verhalten zu erkennen, das dazu führt, dass bestimmte Datenpunkte auffallen, und zu ermitteln, was dieses Verhalten für Ihr Unternehmen bedeutet und wie Sie auf Basis dieser Informationen am effektivsten handeln können.

Laut Quocirca Managed Print Services Landscape 2015: „Während MPS in der Wertschöpfungskette aufrücken und sich zunehmend auf die Bereitstellung von wirtschaftlichen Auswirkungen auf strategischer Ebene fokussieren, versprechen Analysen, das nächste wichtige Alleinstellungsmerkmal unter führenden MPS-Anbietern zu werden.”

Managed Print Services-Kunden geben, was sie wollen: Transparenz

„Unsere MPS-Kunden wünschen sich mehr Transparenz in ihren Geschäftsabläufen, insbesondere über mehrere Standorte hinweg”, sagte Kyle Farmer, Vice President von Lexmark MPS Sales and Marketing. „Sie setzen MPS bereits ein, um das Druckvolumen zu senken und ihre Flotten zu verwalten, und jetzt sind sie bereit, über die Hardware hinauszugehen, um die Geschäftsprozesse und Workflows zu verbessern.”

Diese Verbesserungen beginnen bei der Erfassung von Daten über die Multifunktionsprodukte (MFPs) des Kunden und dem Importieren dieser Daten in ein zentrales System. Anschließend kann der MPS-Anbieter die Daten analysieren, um festzustellen, ob einige außerhalb der Norm liegen. Im Anschluss können weitere Recherchen wie Befragungen von wichtigen Mitarbeitern am Standort des Kunden durchgeführt werden und dem Kunden berichtet werden. Vor der Untersuchung der Analysen erwartet ein Großunternehmen mit Hunderten von Standorten möglicherweise, dass bei allen die Ergebnisse gleich aussehen. In diesem Fall werden sie überrascht sein.

„Ihre Ergebnisse sehen nicht alle gleich aus”, sagte Erin Childress, Senior Manager, Premium Analytics in MPS bei Lexmark.  „Anhand der MPS-Analysen der nächsten Generation sind wir in der Lage, den Kunden eine Transparenz in ihren Geschäftsabläufen zu ermöglichen, die zuvor nicht möglich war. In der Firmenzentrale wird häufig angenommen, wie die Geschäftsabläufe aussehen, ohne dass diese Annahme jedoch überprüft werden kann. Durch die Vorlage von Daten und die Möglichkeit von datengesteuerten Entscheidungen erhalten sie einen anderen Ansatz zur Lösung des Problems. Sie sehen, wie verschiedene Standorte oder Funktionen innerhalb ihres Unternehmens ablaufen.”

Sind Prozessstrategie und -ausführung aufeinander abgestimmt?

Auch wenn dieselben Prozesse an allen Standorten eingeführt werden, kann die Ausführung dieser Prozesse variieren. Lexmark arbeitete beispielsweise mit einem großen Einzelhandelsunternehmen zusammen, um die Prozessinkonsistenzen an den verschiedenen Ladenstandorten aufzudecken. Aus den Daten ergab sich, dass die kombinierte Kopierausgabe von der Firmenzentrale und den Läden dieses Einzelhandelsunternehmens doppelt so hoch war wie bei vergleichbaren Unternehmen. Die Kopierausgabe von den Läden war sogar dreimal so hoch wie die Branchennorm. Warum war das so?

Lexmark sah sich das Problem genauer an und stellte fest, dass dieses Einzelhandelsunternehmen jedes Jahr 80.000 Saisonarbeitskräfte einstellte und sie in den Läden einsetzte. Viele Informationen zu Neueinstellungen mussten von den Läden an einen zentralen Scanstandort übertragen werden. Lexmark konzentrierte sich auf die Läden und führte persönliche Gespräche mit Managern und wichtigen Mitarbeitern. Es stellte sich heraus, dass die für die Läden verantwortliche Managerin Sicherheitskopien der Unterlagen jedes Neuangestellten erstellte, weil am zentralen Standort Dokumente verloren gingen, was dieser allerdings bestritt. Da in diesem Punkt die Transparenz fehlte, ging die Zentrale davon aus, dass alles ordnungsgemäß ablief.

„Wir konnten eine Lösung bereitstellen, bei der diese Kopien aus den Abläufen genommen wurden, indem das MFP im Laden als Erfassungspunkt genutzt wurde”, sagte Childress.  Jetzt werden die Dokumente direkt in das Netzwerk-Repository gescannt, sodass der Workflow zur Einarbeitung neuer Angestellter vom MFP des Ladens angestoßen wird, statt dass jeder Laden Kopien erstellt und sie in Paketen an den zentralen Scanstandort sendet. Daraus ergaben sich Vorteile wie weniger Papier- und Tonerverschwendung, weniger Verzögerungen bei der Bearbeitung und geringere Kurier- und Lagerkosten. 

Von Kalkulationstabellen zu Verhaltenserkenntnissen 

Laut Quocirca Managed Print Services Landscape 2015: „Quocirca ist überzeugt, dass die Nutzung von Analysen in Verbindung mit soliden Branchenkenntnissen langfristig der Schlüssel für neue Erkenntnisse und Innovationen bei MPS-Projekten sein wird.”

Einige dieser Erkenntnisse ergeben sich aus den Analysen von MFP-Daten, die über 150 Metriken umfassen können. Da hohe Fax-, Kopier- und Druckaufkommen in der Regel Indikatoren für manuelle Prozesse sein können, muss der MPS-Anbieter den Grund für diese Prozesse hinterfragen, um die Möglichkeiten zur Prozessoptimierung zu ermitteln.

„Wir geben den Kunden prozessfähige Daten an die Hand, nicht nur Kalkulationstabellen über 2.000 Läden und Informationen darüber, wie diese sich verhalten haben. Wir helfen ihnen, zu verstehen, welche Verhaltensweisen in diesen Läden üblich sind”, sagte Childress. „Wir gehen der Sache auf den Grund, finden die Nadel im Heuhafen und nehmen uns des Problems an.” 

Erreichung des Ziels

Angesichts der Datenmengen, die jeden Tag erfasst werden, arbeiten kluge Kunden mit einem Managed Print Services-Partner zusammen, der mehr als eine Reihe von Statistiken zu bieten hat. MPS-Anbieter müssen bereit sein, Kunden mit den analytischen Erkenntnissen auszustatten, mit denen die Prozesse optimiert und das Geschäftsergebnis verbessert werden können. 

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Sharon Apollo 
Marketing Business Writer, Lexmark, Intl.

Sharon Apollo schreibt Marketingartikel für Unternehmen mit Fokus auf Managed Print Services. Im Laufe ihres beruflichen Werdegangs arbeitete sie als Werbetexterin für eine Werbeagentur im Automobilbereich, ein Softwareunternehmen und ein großes Einzelhandelsunternehmen. Außerdem konnte sie Erfahrungen als Autorin und Lehrerin im Hochschulbereich sammeln.

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