Kreisverwaltung Lippe

KURZE ZUSAMMENFASSUNG

Der Kreis Lippe führt den mit Lexmark eingeschlagenen Sparkurs weiter. Vor fünf Jahren hatte das IT-Team die Druckerlandschaft verschlankt. Jetzt steigt man auf die neueste Gerätegeneration um, baut digitale Prozesse aus und integriert eine neue Fax-Lösung. Mit dem Technologie-Update werden weitere Einsparpotenziale erschlossen. Die daraus resultierende Spar- und Umweltbilanz liefern die monatlichen Green Reports von Lexmark.

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Kreisverwaltung Lippe

Das Unternehmen

Der Kreis Lippe im Nordosten Nordrhein-Westfalens ist bekannt durch den geschichtsträchtigen Teutoburger Wald und das Hermannsdenkmal. Zum Kreis gehören 16 Gemeinden mit ca. 350.000 Einwohnern, Sitz der Kreisverwaltung ist Detmold. Um die Hard- und Software der Kreisverwaltung kümmert sich der Fachbereich Service. Das IT-Team betreut ca. 1.400 Nutzer in 42 Außenstellen in enger Zusammenarbeit mit dem Kommunalen Rechenzentrum Lemgo (KRZ).

Branche

Behörden

Produkt

Drucker und Multifunktionsgeräte

Die Herausforderung

Vor fast fünf Jahren hatte man das Outputmanagement mit multifunktionalen Lösungen von Lexmark verschlankt. Vier Jahre und rund zehn Millionen gedruckte Seiten später stand nun der Wechsel auf die nächste Gerätegeneration an. Tim Pfeiffenberger und Jan Oertel sind Projektverantwortliche beim Kreis Lippe: „Der geplante Umstieg gab uns Gelegenheit, von neuen technischen Benefits zu profitieren, beispielsweise von schnelleren Geräten, höheren Tonerreichweiten und zeitsparenden Funktionen. Die neue Lösung sollte für die Anbindung an ein DMS-System vorbereitet sein und eine sinnvolle Faxlösung für die IP-Telefonanlage bieten.“ Gleichzeitig strebte das IT-Team wirtschaftliche und ökologische Verbesserungen an.

Kreis Lippe

Zeit für einen Anbieterwechsel? „Aus eigener Erfahrung kennen wir nicht nur Lexmark, sondern auch das HP-Umfeld, haben Geräte von Kyocera ausprobiert“, sagt Tim Pfeiffenberger. „Aber Kopierer mit Druckfunktion reichen uns nicht aus und ein offenes Tonersystem kam nicht infrage. Unsere Herausforderung hieß: eine neue, saubere und benutzersichere Lösung zu installieren. Die neuen Geräte sollten zudem einfach bedienbar sein. Lexmark Geräte sind unserer Erfahrung nach in allen Punkten ideal, somit haben wir die gute Zusammenarbeit fortgeschrieben.“

Die Lösung

Die neue Gerätelösung ist ein Technologie-Update. Den Löwenanteil bilden monochrome Multifunktionslösungen mit extra großem Farb-Touchscreen, gefolgt von Abteilungs-MFPs für große Volumen, hohe Geschwindigkeit und DIN-A3-Format. Ergänzt werden sie durch Multifunktions-Farbdrucker, um auch farbige Broschüren, Präsentationen oder Diagramme drucken zu können. Der Kreis Lippe entschied sich für Mietkauf, entrichtet also während der Nutzungsdauer eine monatliche Leasingrate, nach Ablauf der vorgesehenen 48 Monate verbleiben die Geräte im Haus.

Technologisch stehen Funktionen wie Scan-to-E-Mail, Single-Pass Duplex Scan und eine neue Faxfunktion für IP-Telefonie im Vordergrund. Die Lexmark Document Accounting Solution schützt vertrauliche Dokumente durch Authentifizierung – integriert in einen Chip, den die Mitarbeiter auch zur Zeiterfassung und als Zutrittsberechtigung nutzen (Bild unten).

Unsere Bilanz: Mehr Komfort. Weniger gedruckte Seiten, weniger Energieverbrauch, weniger Kosten.

Tim Pfeiffenberger Projektverantwortlicher Kreis Lippe
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Neu sind die sogenannten Green Reports von Lexmark. In diesen Analysen erhält der Kreis Lippe Informationen über nicht gedruckte Seiten. Ein Beispiel: Aus wirtschaftlichen und ökologischen Gründen hat sich der Kreis Lippe für standardmäßigen Duplex-Druck entschieden. In den Green Reports wird die daraus resultierende Papierersparnis errechnet und positive Umwelteffekte werden anschaulich dargestellt (Bild unten). Zu den Sparpotenzialen gehören weiterhin Druckjobs, die nicht mehr benötigt und deshalb nicht am Gerät abgerufen wurden. Auch Stromsparmodi werden angerechnet.

Das Ergebnis

„Unsere neue Drucklösung ist nun seit etwa acht Monaten in Betrieb. Seitdem haben wir über 1,1 Millionen Seiten gedruckt“, fasst Tim Pfeiffenberger zusammen. „Die Ersparnis kann sich sehen lassen. Allein durch den voreingestellten Duplex-Druck und das ”Nicht ausdrucken“ von Dokumenten (bereinigte Druckjobs) konnten wir über 195.000 Papierseiten einsparen, also etwa 20 Prozent unseres gesamten Papierverbrauchs. Das ist fast eine Tonne Papier! Rechnet man dies auf die vorgesehene Nutzungsdauer von 48 Monaten hoch, sparen wir deutlich über eine Million Seiten Papier. Das sind schon etwa 7.000 Euro Papierkosten – oder 150 Bäume. Durch den Duplexdruck und die Stromsparmodi der Geräte sparen wir außerdem direkte 10.000€ an Stromkosten.“

Solche Erkenntnisse liest das IT-Team aus den Green Reports ab. „Eine gute Neuerung von Lexmark, zumal wir uns die relevanten Analysen auswählen und indivduelle Reports zusammenklicken können, das ist eine Sache von fünf Minuten.“ Die so entworfenen Auswertungen erhält das Team einmal im Monat per E-Mail.

Jan Oertel fügt hinzu: „Unsere neue Lösung ist sehr komfortabel und spart Zeit. Die Funktion Scan-to-E-Mail wird von den Mitarbeitern stark genutzt, weil sie so einfach ist. Man muss nur den Chip vor das Lesegerät halten, starten, schon ist das PDF im Posteingang.“ Hervorragend findet er auch die neue Anbindung über die PC-Faxlösung des Herstellers Ferrari Electronic AG. Oertel: „Es sind keine analogen Anschlüsse mehr erforderlich, die Faxfunktion ist an jedem Gerät verfügbar und das Sendeprotokoll bekommt man direkt an den Arbeitsplatz geliefert. Auch bei der IT-Administration wird durch die neue Active-Directory-Importfunktion Zeit gespart. Musste man früher Änderungen der Authorisierungs-Chips manuell eintragen, so werden die Daten heute einmal am Tag automatisch aus zwei verschiedenen Domänen importiert.

Oertel und Pfeiffenberger werten das Technologie-Update als Erfolg. Dachte man zunächst, dass durch die Konsolidierung vor mehr als vier Jahren die Einsparpotenziale weitgehend ausgeschöpft seien, so haben sich nun neue Möglichkeiten ergeben. Auch für kommende Lösungen wie Dokumentenmanagement ist die Kreisverwaltung jetzt gut gerüstet.

Das Mietkaufmodell hat für den Kreis Lippe den Vorteil höherer Flexibilität am Ende der Laufzeit, weil man nicht mit allen Druckern gleichzeitig auf die nächste Generation umsteigt. „Ein Rollout aller Geräte zu einem Fixtermin, das wäre für uns sehr sportlich. Der Mietkauf ermöglicht uns einen sanfteren Generationswechsel“, sagt Oertel.

Mit der Zusammenarbeit ist das IT-Team hoch zufrieden. „Lexmark ist aktiv und optimiert immer wieder Funktionen oder technische Details. Das ist nicht selbstverständlich“, findet Pfeiffenberger, „im Unterschied zu anderen Anbietern kümmert sich Lexmark direkt um seine Kunden und pflegt den persönlichen Kontakt. Wir schätzen das.“

Der Kreis Lippe hat in den letzten Monaten eine Reihe weiterer Aufgaben übernommen. Beispielsweise hat der Kreis durch Zulassung als sogenannte Optionskommune nach dem SGBII das Jobcenter Lippe mit über 350 Arbeitsplätzen integriert. Die Gesamtzahl ist somit auf über 1.400 gestiegen, andere Drucklandschaften kamen hinzu. Die neu hinzugekommenen Fachbereiche haben bereits Interesse an Lexmark Lösungen bekundet, ihr besonderes Augenmerk gilt dem „Vertraulichen Druck“.

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Wir haben schon jetzt eine Tonne Papier eingespart.

Jan Oertel Projektverantwortlicher Kreis Lippe