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STIHL

Digital Faxen und sicheres Mailen – In der Outputflotte des schwäbischen Motorsägenherstellers STIHL stehen die Zeichen auf „Zukunft“

Lexmark ergänzt die bestehende Druckerflotte des weltweit mittelständisch geprägten Unternehmens.bekannten Mittelständlers.
  

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STIHL

Das Unternehmen

Die STIHL Gruppe entwickelt, fertigt und vertreibt motorbetriebene Geräte, die hauptsächlich in der Forst - und Landwirtschaft eingesetzt werden. Die Produkte werden in über 160 Ländern mit eigenen Vertriebs- und Marketinggesellschaften sowie Importeuren und grundsätzlich über den servicegebenden Fachhandel vertrieben. STIHL produziert weltweit in sieben Ländern und ist seit 1971 die meistverkaufte Motorsägenmarke weltweit. Das Unternehmen, das 1926 gegründet wurde und seinen Stammsitz in Waiblingen bei Stuttgart hat, erzielte 2016 mit 14.920 Mitarbeitern weltweit einen Umsatz von 3,46 Milliarden Euro.

 

Ein renommiertes, mittelständig geprägtes Unternehmen wird seinem Ruf gerecht, öffnet sich für zeitgemäße digitale Technologien und ergänzt seinen bestehenden Fuhrpark an Multifunktionsdruckern auf Basis eines cleveren Konzepts. Der Umstieg auf Faxover-IP bewährt sich seitdem ebenso wie Print Release für schnelles und sicheres Mailen mit den Multifunktionsgeräten.

Die Herausforderung

2016 plante STIHL, die eigene Telefonanlage zu modernisieren und im Rahmen dieser Veränderung auch das Faxen von analog auf digital umzustellen. „Unsere Wahl fiel auf eine Cisco-Infrastruktur und hier ergab sich – quer über die Bande gespielt – auch für unseren Druckerpartner Lexmark die Gelegenheit, seine Expertise einzubringen. Es ging dabei um das Thema Fax, einen Übertragungsweg, der für uns nach wie vor einen notwendigen Kommunikationskanal darstellt“, erklärt Gerd Stürner von STIHL. Anders formuliert: Die Entscheidung für eine digitale Telefonanlage stand im Zusammenhang mit der geplanten Rechenzentrumskonsolidierung. Ursächlich dafür war der Wunsch, Platz, Strom und vor allem Hardware zu sparen bzw. im Rahmen der neuen Infrastruktur Technologiebrüche zu vermeiden. Gerd Stürner führt aus: „Was das Thema FaxKommunikation anging, zeigte der Pfeil bei uns klar in Richtung digital, wir mussten nur die für uns passende Lösung finden.“ Auch in Bezug auf das Thema Mailen per Multifunktionsgeräten gab es einen Schmerzpunkt. Zwar verfügte STIHL zum damaligen Zeitpunkt über eine optimierte Druckerflotte: Der seit 10 Jahren exklusive Druckerpartner Lexmark hatte den Fuhrpark bereits konsolidiert und mit kostensparenden Service-Features ausgestattet, allen voran der automatischen Toner-Nachbestellung. Nun sollte noch eine Lösung rund um einen optimierten Anmeldeprozess für die Scan-to-Mail-Funktion implementiert werden.

Die Lösung

Gerd Stürner erinnert sich: „Um einen transparenten Überblick in Bezug auf Fax-over-IP zu erhalten, holten wir die Angebote verschiedener Anbieter ein, darunter auch das von Lexmark.

Der zweite Schritt war eine Patch-Installation von Lexmark, die uns – zusammen mit den interessanten Konditionen – vollauf davon überzeugte, auch im Rahmen dieses Projekts mit unserem langjährigen Partner zusammenzuarbeiten.“ Der eigentliche Rollout verlief unkompliziert, der langjährige Support-Partner L-EDV GmbH & Co. KG implementierte die Lexmark Fax-over-IPLösung an allen Geräten, bei denen bislang das geräteinterne Faxmodem verwendet wurde. Dies war an insgesamt 155 Geräte installiert. Die Faxe werden nun direkt vom jeweiligen MFP in das VoIPNetzwerk von STIHL gesendet. Die Bedienführung ist intuitiv und an allen Geräten identisch. Gerd Stürner merkt an, dass vonseiten Lexmarks bislang etwa keine Installations-Dokumentation für die Cisco-Umgebung vorliegt und Lexmark noch über kein redundantes Fail-Over verfügt. Aber obwohl die Lösung erst seit Kurzem läuft, sind die Vorteile, allen voran aus Kostengründen und hinsichtlich des Betriebsaufwands, jedoch bereits klar ersichtlich: „Fax-over-IP ist stabil und läuft rundum funktionell.“ In Bezug auf das Thema Authentifizierung am Multifunktionsgerät für die Funktion Scan-to-Mail wurde STIHL ebenfalls bei Lexmark fündig. Zum Einsatz kommt die Lösung CardAuthLight, die es erlaubt, per Firmenausweis eine Authentifizierung am Gerät durchführen zu können, um ein gesichertes Mailen vom Gerät vorzunehmen ohne die manuelle Eingabe der User-ID und des Passworts. Gerd Stürner erklärt: „Neben dem enormen Komfortaspekt für die Mitarbeiter war uns vor allem wichtig, das bestehende Sicherheitslevel beizubehalten. Wir haben zusätzlich zu dem gängigen Weg der Authentifizierung per Firmenausweis als zweite Option noch die Authentifizierung per Passwort geschaffen. Unsere Mitarbeiter haben somit hier die freie Wahl.“

Lexmark ist bereits seit mehreren Jahren unser exklusiver Partner. Uns überzeugt, dass Lexmark nach wie vor hochgradig innovativ und kundenorientiert ist.

Gerd Stürner Gruppenleiter Arbeitsplatzsysteme und Windows Server bei STIHL
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Das Projektteam mit Harald Lorleberg (L-EDV), Gerd Stürner (STIHL), Peter Albrecht (Lexmark) und Markus Bugge (L-EDV)

Das Ergebnis

Zur Druckerflotte von STIHL zählen heute 650 Lexmark Geräte, davon 250 CardAuthLightLizenzen zur Kartenauthentifizierung sowie 150 Fax-over-IP-Lizenzen. Gerd Stürner erklärt: „Wir sind mit der aktuellen Aufstellung sehr zufrieden, sie ist 100 % anwendergerecht.“ Mehr als nur ein angenehmer Nebeneffekt ist für STIHL das Einsparpotenzial: Die Lexmark Fax-over-IPLösung kommt ohne analoge Faxleitung sowie Faxkarte bzw. -modem aus. Dank der neuen Aufstellung entfällt auch der Zeitaufwand für die Behebung etwaiger Probleme, die vormals rund um die Geräte anfielen, so etwa in Bezug auf die Wartung oder den Ersatz. Gefaxt wird heute ohne zusätzliche Hardwarekomponenten direkt vom MFP aus und der Scan-to-Mail-Vorgang erfolgt nach einer Anwender-Authentifizierung. Die neuen Softwarebasierten Lösungen komplettieren damit eine Outputflotte an zeitgemäßen, effizient und bedarfsgerecht aufgestellten Geräten. Gerd Stürner ergänzt: „Sowohl Fax-over-IP als auch die CardAuthLight-Lösung kommen bei den Mitarbeitern aufgrund des damit verbundenen Anwenderkomforts sehr gut an – wir als Verantwortliche in der IT-Abteilung sind vor allem von dem damit verbundenen Sicherheitslevel überzeugt. Darüber hinaus profitieren wir von einem rundum guten Support.“

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Gerd Stürner (STIHL), Markus Bugge und Harald Lorleberg (L-EDV) sowie Peter Albrecht (Lexmark)

Bei STIHL besteht trotz neuster Kommunikationssysteme der Bedarf an der Faxfunktion. Speziell mit externen Firmen wird weiterhin gefaxt. Dank Lexmark setzen wir heute keine eigenen Faxgeräte mehr ein, sondern kommunizieren per digitalem Fax-over-IP günstig und bequem vom Drucker aus.

Gerd Stürner Gruppenleiter Arbeitsplatzsysteme und Windows Server bei STIHL