Volksbank Kirchheim-Nürtingen
Volksbank Kirchheim-Nürtingen optimiert ihr Output-Management mit Lexmark Fiducia-konform.
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Volksbank Kirchheim-Nürtingen eG
Das Unternehmen
Mit einer Bilanzsumme von 1,7 Milliarden Euro zählt die Volksbank Kirchheim-Nürtingen eG zu den großen Genossenschaftsbanken in Baden-Württemberg. Gegründet wurde die Volksbank vor über 150 Jahren als Handwerkerbank in Nürtingen und bis heute bildet der genossenschaftliche Gründergedanke ihr Fundament. Die Volksbank Kirchheim-Nürtingen eG gehört dem Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken (BVR) und dessen Sicherungseinrichtung an.
Branche
Rechnungs- und Finanzwesen
Produkt
Dokumentverwaltung, Workflow- und Prozessmanagement
Die Herausforderung
Ergiebige Scan-Workflows, sicheres Drucken und mehr Flexibilität für die Mitarbeiter: Die Volksbank Kirchheim-Nürtingen eG hatte in Bezug auf die Optimierung ihres Output-Managements klar umrissene Vorstellungen. Alle Wünsche der Bank erfüllten sich mit dem Lösungspaket, das Lexmark gemeinsam mit seinem Diamond Partner für Drucklösungen, Kappel & Dierolf sowie dem Premier Solution Partner exapture schnürte.
Als Finanzinstitut sieht sich die Volksbank Kirchheim-Nürtingen diversen Zielen verpflichtet: Der Kunde soll eine bestmögliche Beratung und optimale Konditionen erhalten, gleichzeitig gilt es, effizient zu wirtschaften und die für genossenschaftliche Banken vorgegebenen IT-Vorgaben der Fiducia & GAD IT einzuhalten. Vor diesem Hintergrund nutzte die Volksbank die günstige Gelegenheit, als 2016 der Vertrag mit dem bestehenden Dienstleister Kappel & Dierolf auslief, ihr Output-Management einer kritischen Prüfung zu unterziehen. Holger Brecht, Unternehmens-Service IT Volksbank Kirchheim-Nürtingen, erläutert: „Im Großen und Ganzen war unser Output-Management zum damaligen Zeitpunkt solide. Unsere Geräteflotte war konsolidiert, die Standorte der Drucker richteten sich an den Anforderungen der Mitarbeiter aus. Für uns gab es jedoch zwei Schmerzpunkte: Um der Fiducia-Empfehlung folgen zu können, planten wir, auf entsprechend zertifizierte Geräte umzusteigen. Zudem wollten wir einige Workflows, allen voran in Bezug auf das Scannen modernisieren und in die neue Output-Landschaft integrieren“. An die Stelle der „doppelten“ Hardwareausrüstung in Form einzelner Drucker und Scanner sollte eine zeitgemäße Lösung aus einer Hand treten. Dazu kam der Wunsch, den Mitarbeitern noch mehr Flexibilität sowie eine erhöhte Ausfallsicherheit zu bieten, so etwa durch die Möglichkeit, Druckaufträge an jedem beliebigen Gerät im Haus abholen zu können.
Die Lösung
Der langjährige Partner der Bank, Kappel & Dierolf, initiierte eine Testlaufphase: Vier Wochen lang standen in den einzelnen Abteilungen entsprechende Testgeräte zur Verfügung. Lexmark überzeugte die Bankmitarbeiter allen voran mit der Farbqualität seiner Drucker und darüber hinaus in den Kategorien intuitive Bedienung und einheitlicher Gerätepark (mit nur drei Gerätemodellen). Ein ausschlaggebendes Argument war zudem die gewünschte Scan-Lösung, die der Lösungspartner exapture parat hielt. Doris Juwara, Vertrieb Süd, exapture: „Wir bieten rund um die Digitalisierung von Dokumenten eine Vielzahl an Lösungen an, darunter etwa „scan2archiv“, das eine direkte Weitergabe vom Multifunktionsgerät ins Archiv, in diesem Fall FCMS, ermöglicht.“ Juwara erläutert: „Wir stimmen unsere Lösung individuell auf das jeweilige Kundenprofil ab, gehen auf dessen spezifische Anforderungen ein. “Volker Fügel, Geschäftsführer Kappel & Dierolf, ergänzt: „Das Paket, das wir für die Volksbank schnürten, beinhaltete nicht nur diesen innovativen Workflow-Ansatz, als angenehmen Nebeneffekt beinhaltete es auch die Einsparmöglichkeit der bislang 24 dezentral aufgestellten Scanner.“ Dass die Wahl vor diesem Hintergrund auf Lexmark fiel, war nicht überraschend – seit 2016 läuft die Zusammenarbeit. Auf die Umstellung der Geräteflotte hin, die ein deutliches Einsparpotenzial von 35 % ergab, folgt nun die Umsetzung der einzelnen softwareseitigen Projektschritte. Laut Leubner sind diese „bislang sehr überzeugend und bringen die erhofften Vorteile.“ Am Anfang stand die Vereinheitlichung der Displays, die zentral konfiguriert werden können und die an jedem Gerät im Haus die gleiche, intuitive Bedienführung erlauben. Die Firmenkarten der Mitarbeiter wurden mit RFID-Chips ausgestattet. Im Rahmen der sicheren Authentifizierungs-Lösung „print2go“ von exapture werden die Druckaufträge nun nicht mehr direkt an das Multifunktionsgerät (MFP) gesendet, sondern zunächst auf dem Server vorgehalten, um dann beliebig an jedem Drucker ausgedruckt werden zu können. Den zweiten Projektschritt macht „scan2e-mail“, eine Lösung, die es ermöglicht, dass authentifizierte User von jedem beliebigen MFP aus personalisierte Emails versenden und dabei Zugriff auf zentrale Adressbücher der Bank haben. Den dritten und aktuellen Projektschritt stellt das Scannen von Zahlungsbelegen und das Scannen ins elektronische Archiv per „scan2archiv“dar.rt.
Holger Brecht Unternehmensservice-IT Volksbank Kirchheim-Nürtingen eGWir sind der Fiducia-Empfehlung gefolgt, auf die zertifizierten Geräte von Lexmark zu setzen. Diese Entscheidung war für uns goldrichtig.
Das Ergebnis
„Ein klares Mehr an Komfort, das sogar noch wirtschaftlicher und Fiducia-konform ist“, so lautet die Zwischenbilanz von Holger Brecht in Bezug auf die jetzige Output-Infrastruktur. Neue Vorgaben werden kontinuierlich vom Software-Partner exapture umgesetzt und die Möglichkeiten der Software stetig erweitert. So bietet die Fiducia seit einiger Zeit über einen dritten Barcode auf EFW-Formularen die Möglichkeit der Vorgangssteuerung – eine Option, die auch in die scan2archiv-Lösung von exapture integriert wurde. Vor allem für die Mitarbeiter komfortabel ist der Service „print2go“, der ganz nebenbei auch Sparen hilft: Die Möglichkeit, Druckaufträge zunächst am Server zu sammeln und dann geblockt an einem gewünschten Drucker z. B. für ein Kundengespräch zu drucken (oder auch unkompliziert wieder zu löschen), wird rege genutzt. Dies führt ganz nebenbei zu einer erhöhten Ausfallsicherheit, die in Kundenterminen essentiell ist. Positiv sieht die IT-Leitung der Volksbank Kirchheim-Nürtingen auch die neue Aufstellung der Druckerflotte mit nur noch drei unterschiedlichen Gerätemodellen, die in einem Einsparpotenzial von bemerkens-werten 35% gipfelte. Die Geräteanzahl sowie die Standorte der Geräte blieben zwar in etwa gleich, immerhin war der Gerätepark ja bereits konsolidiert worden. Die Anzahl der DIN A3-Geräte deutlich zu reduzieren und gegen die naturgemäß günstigeren DIN A4-Drucker auszutauschen, war eine weitere Anforderung der IT-Leitung und wurde von Kappel & Dierolf erfolgreich geplant und umgesetzt. Der Hintergrund: DIN A3 wird nur in einigen wenigen Abteilungen, so etwa im Marketing und der Immobilienvermitlung nachgefragt bzw. genutzt. Im Gegenzug wurden an allen Standorten farbdruckfähige Geräte aufgestellt, vorher hielten sich Schwarz-Weiss-Geräte und Farbgeräte in etwa die Waage. Holger Brecht: „Unser Ziel lautete nicht Sparen um jeden Preis, sondern sinnvoll zu investieren. Wir nutzen Farbdruck durchaus, allem voran für die Beratungs-gespräche mit den Kunden. Das Angebot, das Kappel & Dierolf uns machte, war kaufmännisch so überzeugend, dass wir uns durchgängig für Farbdrucker entschieden haben. Dies hat sich im Arbeitsalltag bislang gut bewährt und spart uns z. B. bei internen Umzügen enorm Zeit.“ Positiv hervorzuheben ist die Tatsache, dass alle 48 Geräte, die auf die 23 Standorte verteilt sind, den gleichen Funktionsumfang und die gleiche, intuitive Bedienführung aufweisen und das die Geräteflotte jederzeit mit Lösungen individuell erweiterbar ist. Partner Kappel & Dierolf verantwortet die automatische erbrauchsmaterialversorgung und sorgt im Fall der Fälle für Service und Ersatz. Volker Fügel: „Das Management einer Druckerflotte ist ein stetiger Prozess. Wir tracken kontinuierlich, wie die Kapazitäten der Geräte tatsächlich genutzt werden.“ Die Volksbank Kirchheim-Nürtingen wiederum schätzt, so Leubner, „die proaktive Beratungsleistung und das Engagement unserer drei Partner im Bereich Output-Management.“
Domenik Leubner stellv. Leiter Betriebsorganisation Volksbank Kirchheim-Nürtingen eGDen Prozessschritt des Scannens in das Output-Management zu integrieren bedeutet für uns mehr Effizienz und höhere Sicherheit.