Desafiar
Al igual que la mayoría de las empresas de servicios financieros del mundo, esta importante compañía de seguros de EE. UU. buscaba formas de reducir costos, mejorar el flujo de trabajo y aumentar los niveles de servicio al cliente. Sospechaban que estaban gastando demasiado tiempo y dinero en la impresión y el manejo manual de la producción, lo que aumentaba los costos y reducía la eficiencia.
Sin una imagen precisa de cuántos dispositivos de salida estaban en uso en toda la empresa, el cliente no tenía medios fiables para cuantificar los gastos de producción. Anteriormente, la empresa había identificado y conectado en red la mayoría de sus dispositivos, pero los dispositivos de impresión personales habían vuelto al entorno de impresión con el tiempo, lo que generaba costes inesperados e incontrolables, así como dolores de cabeza de soporte, aprovisionamiento y gestión.
En el mejor de los casos, la compañía tenía 10,000 impresoras conectadas en red y localmente, incluidas aproximadamente 7,000 impresoras personales, de todas las marcas, modelos y edades dispersas en sus 125 sitios comerciales.
Los 30.000 empleados de la empresa utilizaban estos dispositivos para imprimir de todo, desde documentos de Word® de una sola página hasta trabajos de impresión de decenas de miles de páginas. La empresa se dio cuenta de que la implementación de una solución de impresión gestionada era un primer paso fundamental para recuperar el control de su entorno de impresión. Después de un exhaustivo proceso de solicitud de propuestas (RFP), la empresa eligió a Lexmark por su flexibilidad y creatividad en el diseño de una solución, su profunda experiencia en el sector financiero y sus precios competitivos.
Solución
La empresa adoptó un enfoque de dos pasos para implementar los servicios gestionados de impresión (MPS) de Lexmark. Si bien la implementación final planificada incluía aproximadamente 125 sitios y 2.500 dispositivos (en comparación con 10.000), la compañía decidió comenzar con un programa piloto en cinco sitios con alrededor de 200 dispositivos. Lexmark y el cliente tomaron las lecciones aprendidas durante el programa piloto y las utilizaron para establecer el caso de negocio para la implementación a gran escala.
A lo largo de la fase de implementación, la empresa quedó impresionada con el pensamiento creativo y la flexibilidad de Lexmark. Por ejemplo, con el fin de iniciar la capacitación de los usuarios finales y la aceptación de la nueva tecnología antes de la implementación real, Lexmark instaló quioscos en los 100 sitios principales de la empresa. Los especialistas de Lexmark estuvieron disponibles para ayudar a los empleados a familiarizarse con las capacidades de los dispositivos y para registrar las insignias de los empleados como parte del nuevo proceso de liberación de impresión. Cuando comenzó la implementación real, los empleados estaban listos para comenzar a optimizar la nueva solución desde el primer día.
El servicio de administración de dispositivos agiliza las operaciones
Con la flota de dispositivos de Lexmark formando el núcleo de su nuevo sistema de gestión de documentos electrónicos, la empresa quería asegurarse de que los dispositivos siguieran funcionando de forma continua y a niveles óptimos. En consecuencia, la empresa invirtió en un programa integral de gestión y soporte diario a través de Lexmark MPS.
Los servicios de gestión de flotas de Lexmark supervisan de forma continua y proactiva todos los dispositivos de las sucursales de la empresa. Si surge un problema, las impresoras y equipos multifunción de Lexmark transmiten una alerta de servicio al centro de operaciones de Lexmark, donde los ingenieros inician procedimientos de diagnóstico remoto para resolver el problema antes de que pueda afectar a la productividad. Si no se puede resolver de forma remota, se emite automáticamente un ticket de problema con el servicio de asistencia interno de la empresa. Si se necesita una intervención adicional, Lexmark envía ingenieros de servicio al sitio.
El sistema de Lexmark traza la ubicación física de cada dispositivo, captura la información de uso del dispositivo y supervisa el estado de cada dispositivo. Con esta información, la empresa puede tomar decisiones informadas sobre la redistribución de los dispositivos de salida para satisfacer mejor la demanda con la capacidad o sobre cuándo retirar un dispositivo que ha llegado al final de su vida útil.
Lexmark Print Release mejora la capacidad de gestión, la seguridad y el ahorro
La empresa también optó por implementar las capacidades de Lexmark Print Release para reducir aún más los costos, mejorar la seguridad de los documentos y respaldar sus iniciativas de sostenibilidad corporativa. Este potente software de seguimiento e informes de "impresión pull" supervisa toda la actividad de salida en dispositivos de salida en red por parte de usuarios individuales o grupos de usuarios. Esto proporciona a la empresa los datos de alta calidad que necesita para modificar los hábitos de impresión, gestionar mejor los activos y reducir los costes de impresión y los residuos.
Lexmark Print Release ofrece a los usuarios de redes locales y remotas la libertad de enviar documentos desde su ordenador de sobremesa, tableta, smartphone o el portal web de la Plataforma de soluciones de Lexmark a la cola de red y, a continuación, imprimirlos en cualquier impresora o impresora multifunción habilitada.
En lugar de "empujar" los documentos a un dispositivo de impresión designado, donde las páginas permanecen a la vista del público hasta que se recuperan, los usuarios los "bajan" de la cola de impresión cuando inician sesión o deslizan su tarjeta de identificación en el dispositivo. En lugar de estar atados a un solo dispositivo, los usuarios pueden liberar los trabajos de impresión de la impresora en red que sea más conveniente o elegir uno con las características o capacidades que necesitan para un trabajo de impresión en particular, por ejemplo, si se necesita salida en color o acabado.
Lexmark Print Release también ofrece los siguientes beneficios para esta aseguradora de primer nivel: } Reducción de los costos de impresión y menor huella de carbono } Controles de acceso, seguridad y cumplimiento reforzados } Impresión sin problemas desde dispositivos móviles } Capacidad para implementar cuotas de usuario } Redundancia adicional, lo que garantiza la disponibilidad de la impresora } Opciones de implementación flexibles (en las instalaciones o software como servicio (SaaS)) La empresa cita a menudo la flexibilidad y creatividad de Lexmark para cumplir con los precios, requisitos de implementación y soporte, comenzando con el proceso de RFP y continuando hasta el entorno de estado estacionario actual. Por ejemplo, en un momento temprano de la relación, hubo preocupación sobre dónde almacenar los dispositivos antes de la implementación. El gerente de cuentas de Lexmark sabía que el cliente tenía un almacén grande y seguro y sugirió usar ese edificio como almacenamiento y como área de preparación, lo que le dio al equipo la capacidad de realizar pedidos anticipados, preconstruir y enviar dispositivos completamente configurados. La solución ahorró dinero y agilizó la implementación.
Durante la implementación, Lexmark proporcionó la instalación al día siguiente en cada sitio, los 125 de ellos, desde un solo recurso en el sitio en sitios más pequeños hasta equipos de seis a ocho ingenieros de servicio en la sede de la empresa y otros sitios grandes.
Servicios y soluciones de Lexmark
Contrato de gestión de flotas distribuidas de cinco años 2.600 impresoras láser y equipos multifunción de Lexmark Lanzamiento de impresión de Lexmark para mejorar la seguridad de los documentos y reducir la impresión general Servicios de gestión de flotas y gestión de consumibles
Ahorro de costes de producción
Ahorro proyectado de 10 millones de dólares (25%) en cinco años Reducción de 200 millones de páginas (39%) en el volumen de páginas impresas 407.000 páginas promedio por mes abandonadas en la cola de liberación de impresión } Eliminación de los costos de eliminación de reciclaje para páginas previamente abandonadas Reducción de los costos de soporte y consumibles como resultado de la creciente implementación de productos y servicios de Lexmark Facturas de energía más bajas Eliminación de numerosas líneas de fax dedicadas
Otros beneficios
Reducción del número de dispositivos de salida: de 10.000 a 2.600 "99,9%" Comentarios extremadamente positivos de los empleados Aumento significativo de la seguridad de los documentos con el software Lexmark Print Release
Resultados
Además de un ahorro neto de costos proyectado y beneficios operativos por un total de $ 10 millones durante cinco años, esta compañía de seguros y gestión de patrimonio espera obtener otros beneficios medibles y no cuantificables.
Flota de salida optimizada
Al reemplazar su combinación de dispositivos de salida independientes con MFP de Lexmark, la compañía redujo el número total de dispositivos desplegados en un 78%, de aproximadamente 10,000 a 2,200.
Operaciones más ecológicas
La compañía estima que imprimirá 200 millones de páginas menos, una reducción del 50%, incluyendo casi cinco millones de páginas menos abandonadas en la imprenta que requieren reciclaje en 2011. Todo lo cual también se suma a un ahorro sustancial de energía y costos.
Un entorno de salida más seguro
Lexmark Print Release garantiza que los documentos confidenciales ya no queden huérfanos en la impresora a la vista de miradas indiscretas. Los documentos se imprimen en la "nube" y se conservan hasta que el usuario se autentica en la impresora mediante un PIN o una tarjeta para liberar el trabajo de impresión. Por ejemplo, los gerentes que escriben reseñas en casa durante el fin de semana ahora pueden enviar el trabajo de impresión a la cola de red en la nube para imprimirlo cuando y donde el gerente elija.
Más caras sonrientes
Muchas de las impresoras de la empresa tenían entre 10 y 12 años de antigüedad y parecían averiarse con frecuencia. El efecto de la entrega de una flota completa de 2.200 nuevas impresoras multifunción inteligentes tuvo un impacto significativo en la moral de los empleados. Los nuevos dispositivos dieron a los empleados acceso a funciones como el escaneo al correo electrónico, el acabado y la impresión en color a las que la mayoría de los empleados no tenían acceso anteriormente.
El acceso a la versión impresa también fue un gran éxito. A los usuarios les gustó el hecho de que podían, desde el punto de vista de la seguridad, pulsar "imprimir" y no tener que correr a la impresora para proteger sus documentos.
Además, el aspecto de "sígueme" de la liberación de impresión significa que si olvidan imprimir un documento o presentación importante antes de viajar a una reunión en una oficina diferente, simplemente pueden deslizar su tarjeta e imprimirla en la oficina que están visitando.
El ahorro de costes fue el principal objetivo de la implementación de MPS puesta en marcha por este importante proveedor de seguros y gestión de patrimonios de EE. UU. Con 10 millones de dólares en ahorros anticipados durante el plazo del contrato, este cliente de Lexmark está celebrando y continúa recurriendo a Lexmark en busca de formas adicionales de aprovechar su nueva flota de dispositivos para aumentar la productividad y el flujo de trabajo.