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Managed Print Services: evaluaciones para lograr progreso

Publicado el 21 de noviembre de 2016, Tyler Martin

Todos sabemos que para alcanzar cualquier meta, es importante tener un claro punto de partida. A veces ese punto de partida es fácil de determinar, como pesarse antes de antes de comenzar una dieta. Por cierto, las circunstancias y metas pueden cambiar, lo que requiere volver a empezar en el camino. El peso de una persona es un ejemplo perfecto, ya que puede fluctuar por muchos motivos. No es estático.

Lo mismo sucede con su empresa y Managed Print Services. ¿Está todo igual que hace un año? Probablemente no. Los niveles de personal han cambiado probablemente. Puede que haya abierto o cerrado sucursales. Quizás usa nuevos procesos comerciales o tecnologías. 

Fuerza de trabajo y lugar de trabajo cambiantes

Otro aspecto que se debe considerar es el siguiente: ¿Hay más empleados que trabajen desde casa al menos un par de días a la semana o que incluso trabajen de manera remota todo el tiempo? Muchas organizaciones crean espacios de trabajo flexibles donde los empleados no tengan asignados cubículos ni oficinas. Esto incluye el “hoteling”, que es cuando trabajadores temporales reservan espacio de escritorio según lo necesiten. Tales opciones se están popularizando entre la fuerza de trabajo de hoy. Según GlobalWorkplaceAnalytics.com:

  • El 50 % de la fuerza de trabajo de EE. UU. tiene un trabajo que es compatible para al menos realizar teletrabajo parcial y aproximadamente el 20 al 25 %de la fuerza de trabajo realiza teletrabajo con cierta frecuencia.
  • El 80 al 90 % de la fuerza de trabajo de EE. UU. admite que le gustaría hacer teletrabajo al menos de manera parcial. Dos a tres días a la semana parece ser lo óptimo que permita un equilibrio entre el trabajo concentrado (en casa) y el trabajo colaborativo (en la oficina).
  • Las empresas que aparecen en la lista de Fortune 1000 alrededor del mundo están modernizando totalmente su espacio, debido a que los empleados ya son móviles. Estudios han demostrado una y otra vez que no se encuentran en su escritorio el 50 al 60 % del tiempo.

El cambio a lo móvil

"Los dispositivos móviles transforman la productividad de la empresa. Para muchas personas, el lugar de trabajo ya no tiene la definición tradicional de oficina; sino que los empleados ahora acceden a aplicaciones, datos y servicios empresariales desde varios dispositivos y ubicaciones cada día", expresa Louella Fernandes, directora adjunta de servicios y soluciones de impresión de Quocirca. "Con una fuerza de trabajo altamente móvil, las organizaciones deben asegurarse de que los empleados tengan el mismo acceso a las aplicaciones empresariales que el que tendrían en el escritorio de su oficina, mientras protegen los datos confidenciales Un área que necesita un mejor control, que aún se debe poner al día con la experiencia de escritorio, es la impresión".[1]

Por lo tanto, las empresas deben implementar soluciones de administración de impresión que permitan la impresión móvil fácil de usar en todas las sucursales.

Todos estos factores (y otros) afectan sus operaciones diarias, entre los que se encuentran el número y tipo de impresoras y dispositivos multifuncionales (MFP, por sus siglas en inglés), en comparación con lo que realmente necesita su empresa. Si la fuerza de trabajo funciona cada vez de manera más remota, se deberá reconfigurar el entorno de su oficina y su flota optimizada tendrá un aspecto diferente que el de una empresa que tenga empleados que trabajen en las oficinas centrales.

Así que, incluso si ya realizó una evaluación de Managed Print Services y piensa que su flota está optimizada, se podría sorprender con lo que podría descubrir, y cómo se podría beneficiar con los resultados. Piense si verdaderamente sabe todoacerca de su flota y la manera en que su empresa ha cambiado desde la última evaluación.

La evaluación es vital

Puede que no dedique mucho tiempo a considerar la evaluación; sin embargo, es una parte vital de cada contrato de MPS. Una sólida estrategia de MPS incluye una evaluación integral de las operaciones de impresión actuales , para crear una buena base de procesos comerciales más rápidos y fluidos que reduzcan costos en todo el entorno de impresión y de documentos. La optimización del entorno de impresión (lo que incluye la ubicación correcta de dispositivos multifuncionales) es un paso significativo para la reducción de papel y lograr mejores procesos comerciales. Sin embargo, puede ser tentador omitir el paso de evaluación si piensa que demorará demasiado tiempo o piensa que ya cuenta con una opinión formada de lo que existe en su entorno de impresión. Piénselo de nuevo.

"En nuestra experiencia, las organizaciones subestiman el tamaño de su flota de impresión en un 45 %", expresa John Salsman, director de servicios profesionales de Lexmark. para América del Norte. "Este número varía un poco por industria y ciertamente si el entorno ya lo administra un proveedor de MPS. Sin embargo, rara vez encontramos una organización que tenga una perspectiva completa y exacta de su flota".

Esta falta de visibilidad equivale a gastos y esfuerzos potencialmente innecesarios. Una evaluación profesional crea alineación entre el cliente y el proveedor. Básicamente, el proceso fuerza decisiones y establece prioridades para el proyecto más importante.

Además, asegura el camino de implementación más rápido. Si hace planes de implementación basándose en lo que piensa que sabe sobre su flota (solo para descubrir que sus cálculos estaban equivocados) corre el riesgo de realizar una implementación difícil y lenta.  Eso, por cierto, le cuesta tiempo y dinero.

Pregunte a los proveedores de MPS sobre su experiencia en evaluaciones

Para aprovechar al máximo Managed Print Services, asegúrese de que el proveedor tenga una amplia experiencia en evaluaciones. Puede averiguar cómo se comparan los proveedores entre sí haciéndoles preguntas como las siguientes:

  1. ¿Quién realizará la evaluación y son expertos en la industria?
  2. ¿Cuántas evaluaciones han realizado (en total y en su industria)?
  3. ¿Son las entregas de la evaluación específicas para su organización, y reflejan las opiniones y tendencias de la industria? 
  4. ¿Qué tan completa es la evaluación? 
  5. ¿Cómo descubre el proceso de evaluación los requisitos únicos de cada parte de la organización?
  6. ¿Cómo respaldan entornos de trabajo modernos y empleados móviles?
  7. ¿Qué tipo de herramientas de recopilación de datos y bases de datos usan?
  8. ¿De qué manera asignan asesores a la organización? ¿Proporcionan opiniones verdaderamente de expertos?
  9. ¿Pueden escalar de manera rápida para asumir el proyecto de la empresa, sin importar el tamaño o la complejidad?

[1] Quocirca, The Mobile Print Enterprise (La Empresa de Impresión Móvil), 2015, de Louella Fernandes y Rob Bamforth

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Tyler Martin
Director de marketing mundial de MPS, 
Lexmark, Intl.

Tyler es responsable de la implementación de ventas y comunicación de Managed Print Services, y ofrece la propuesta de valor de Lexmark en toda la gama de productos de hardware, software y servicios. Se incorporó a Lexmark en 2005 y ha ocupado diversos cargos, entre los que se encuentran gerente mundial bancario del sector industrial, director de prácticas de administración de contenido, especialista en soluciones empresariales y asesor en la industria minorista. 

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